Existe mais de uma forma de se importar um produto. No entanto, independentemente da modalidade escolhida, é comum ter dúvidas a respeito de toda a documentação envolvida, especialmente quando se trata de uma emissão de Nota Fiscal de Importação por Encomenda.
O que é este documento, sua importância e o que fazer para emiti-lo corretamente é o que você vai encontrar neste texto.
O que é Importação por Encomenda?
Assim, antes de começar a falar sobre os detalhes da Nota Fiscal de Importação por Encomenda é preciso deixar claro como funciona este tipo de operação.
Uma Importação por Encomenda ocorre quando o importador, uma Trading Company, realiza a importação dos produtos em nome de um encomendante, o real comprador da carga.
Para que isto ocorra ambas as empresas precisam estar cadastradas no RADAR (Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros), que é o sistema de habilitação de empresas atuantes no Comércio Exterior da Receita Federal do Brasil (RFB).
As duas empresas também precisam ser mencionadas em toda a documentação de importação.
Dessa forma, desde o início do processo fica determinado e claramente estabelecido quem é o importador da carga e quem é o real adquirente da mercadoria.
Para simplificar o entendimento, podemos dizer que este tipo de negociação se assemelha a uma venda que tem um comprador certo e pré-definido. Em outras palavras, o importador efetua a importação em seu nome para depois transferir a posse da mercadoria, através da nota fiscal, ao real adquirente da carga.
Note que esta definição é uma analogia para o melhor entendimento de como funciona este tipo de operação.
Afinal, entender corretamente esse tipo de importação é importante para compreender os detalhes que envolvem uma Nota Fiscal de Importação por Encomenda.
Diferença da Importação por Conta e Ordem
Como falamos, não existe uma única forma de se importar um produto. E isso por si só já gera muita dúvida. Sobretudo porque, independentemente do tipo de importação escolhida, é obrigatória a emissão de uma nota fiscal, que será diferente conforme cada importação realizada.
Até porque qual nota fiscal e como ela deve ser emitida vai depender da forma como a importação foi realizada.
Talvez pareça confuso, mas tudo se esclarece depois de entender a lógica por trás dos procedimentos.
Acima mencionamos como ocorre uma Importação por Encomenda. Contudo, é preciso conhecer também como funciona um processo de Importação por Conta e Ordem.
Por isso agora vamos fazer um rápido comparativo das principais diferenças entre uma Importação por Encomenda e uma operação por Conta e Ordem.
Em um processo de Importação por Conta e Ordem, diferente do que ocorre em um processo por Encomenda, a Trading Company efetua uma prestação de serviço. Ou seja, ela não repassa a mercadoria ao adquirente ao final do processo.
A nota fiscal emitida neste caso não pode ser comparada a uma nota fiscal de venda usual.
Outra diferença importante entre estas duas modalidades é o responsável pelo pagamento da mercadoria ao fornecedor estrangeiro.
Em um processo por Conta e Ordem esse pagamento pode ser feito pelo importador ou pelo adquirente. No entanto, em um processo por Encomenda esse pagamento precisa ser realizado pelo importador – a Trading Company.
Quando devo emitir a Nota Fiscal de Importação por Encomenda?
A Nota Fiscal de Importação por Encomenda deve ser emitida ao final de todo o processo de importação.
Após a nacionalização da mercadoria e do pagamento de todos os custos finais como impostos, custos de armazenagem, frete, seguro, entre outras taxas.
No entanto, a Nota Fiscal deve ser emitida ainda antes que ocorra o carregamento da mercadoria para seu destino final.
Como emitir a Nota Fiscal de Importação por Encomenda?
Pois bem, por se tratar de um documento fiscal, o momento da emissão de uma Nota Fiscal de Importação por Encomenda pode causar várias dúvidas.
Especialmente se o controle das informações não for unificado.
Antes de emitir este tipo de Nota é preciso ter disponível todos os documentos que foram utilizados para a nacionalização da mercadoria.
Isso porque é preciso preencher corretamente dados como nome e endereço do importador e do adquirente, dados do produto – tais como descrição e NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) –, bem como os tributos que foram cobrados no momento da liberação.
Alguns cuidados adicionais devem ser tomados como você verá a seguir:
Conferência é palavra-chave
Se não houver conferência e certeza de que as informações que foram utilizadas para efetuar o processo de importação estão corretas a emissão da Nota Fiscal por Encomenda pode se dar de forma equivocada.
Isso pode gerar muitos problemas tanto com relação à fiscalização quanto a própria organização interna do importador e do adquirente.
Portanto, como mencionado acima, a conferência de todos os dados do processo é fundamental.
Se as informações estiverem disponíveis em um formato de fácil acesso, essa etapa se desenrola mais rapidamente e reduz consideravelmente a possibilidade de erros.
Tributação específica para cada caso
Acima fizemos analogia de uma Nota Fiscal de Importação por Encomenda com uma nota fiscal de venda usual.
Claro que comparar as duas nessa “semelhança” é somente uma forma de facilitar o entendimento.
Mas ainda usando desta analogia, este tipo de nota tem a tributação da saída variando conforme a finalidade de cada mercadoria, assim como as características tributárias de cada adquirente.
É importante conhecer esta tributação de saída para que os tributos e taxas a serem mencionados e cobrados na nota fiscal sejam definidos corretamente.
A nova legislação e a Importação por Encomenda
Até o ano de 2020 a maior parte das importações através de Trading Companies era realizada através de Importações por Conta e Ordem.
Porém, com a Instrução Normativa RFB nº 1.937/2020, esse cenário acabou mudando.
Uma das principais causas para isso foi o fato de que a Receita Federal permitiu, através desta Instrução, que o cliente final, o real adquirente da carga, efetuasse adiantamentos totais ou parciais para o importador para os processos de Importação por Encomenda.
Isso tornou as negociações mais fáceis entre Trading Companies, os importadores, e seus clientes.
Este tipo de antecipação permite às duas partes trabalhar melhor seus fluxos de caixa e organizar de forma mais inteligente os processos de importação para poder utilizar dos benefícios, principalmente os fiscais, de importar através de uma Trading Company.
Emita a Nota Fiscal de Importação por Encomenda com a Gett
Como falamos acima, a Nota Fiscal é um importante documento para a conclusão de um processo de importação.
Esse é um procedimento ainda mais detalhado se tratando de uma Nota Fiscal de Importação por Encomenda.
Afinal, é através dela que a posse da mercadoria é repassada ao real adquirente do processo.
Como vimos, é um processo burocrático que exige atenção a uma série de documentos e conferência de informações.
Seja você uma Trading Company ou o real adquirente da mercadoria, quanto mais interligadas e acessíveis estiverem as informações da sua operação mais confiável se tornará esta etapa do processo.
Por isso você pode contar com o sistema de Comércio Exterior da Gett. Com ele você acessa todas as informações e histórico do processo em um único lugar, com facilidade de sincronizar os dados e tornar processos como a emissão de uma nota fiscal mais dinâmicos, rápidos e assertivos, dentro do que determina a legislação
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