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Documentos de Importação: Checklist completo para não errar

Ao se iniciar um processo de importação é preciso ter em mente que são necessárias várias etapas para que tudo seja concluído da forma correta. Sendo assim, o preenchimento dos documentos de importação é uma etapa que necessita de atenção redobrada.

Para que o processo seja realizado adequadamente, uma série de dados precisam ser preenchidos corretamente nesses documentos.

Por essa razão é importante manter um checklist com os documentos e informações para o andamento correto do processo. E é sobre isso que falaremos neste artigo!

Abordaremos os principais documentos em um processo, como: Certificado de Origem (CO), Packing List, Fatura Proforma, Fatura Comercial, Conhecimento de Embarque, entre outros. Também mencionaremos quais as principais informações que devem estar contidas nesses documentos.

Documentos de Importação: qual sua importância?           

Os documentos de importação são de vital importância, pois é por meio deles que os órgãos competentes podem efetuar a fiscalização do produto importado.

Além disso, todo processo está sujeito a imprevistos, e acidentes acontecem. Em caso de dano ou avaria esses documentos auxiliarão no pagamento do seguro.

Por isso é fundamental que todos os dados mencionados na documentação correspondam ao produto fisicamente enviado.

Documentos de Importação: checklist completo

A fim de evitar os inúmeros problemas que podem existir na conferência aduaneira, os documentos de importação precisam estar preenchidos de forma correta e precisa.

Portanto, ter um checklist completo dos documentos necessários e quais informações esses documentos devem conter faz toda a diferença, evitando atrasos, multas e outras penalidades.

Proforma

A Proforma é o documento que formaliza a negociação entre importador e exportador.

Nele, deve conter os dados do exportador e importador, além da identificação correta do produto, com:

  • descrição;
  • quantidades;
  • valores;
  • pesos.

Deve informar também a forma de pagamento, dados bancários do exportador e os Termos Internacionais de Comércio (INCOTERM) negociado, bem como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) do produto, ou ao menos o Harmonized System (HS Code), código internacional utilizado no qual a NCM é baseada.

Um detalhe muito importante em relação a esse documento: ele é irrelevante para os órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização aduaneira. Serve somente para comprovar os termos negociados entre comprador e vendedor.

Licença de Importação (LI) / LPCO

Dependendo do tipo de produto, vai demandar um controle maior no que se refere à importação.

Para isso há a Licença de Importação (LI). Esse documento é preenchido e emitido conforme a orientação de cada órgão fiscalizador. A NCM do produto é que define qual órgão será responsável por sua emissão e se ela se faz necessária antes ou depois do embarque.

O cuidado no preenchimento desse documento é essencial, pois todas as informações ali listadas serão mencionadas no momento da liberação aduaneira.

Qualquer erro nessas informações pode resultar em muitos problemas para o importador.

Commercial Invoice

Esse é um dos principais documentos de importação existentes. A título de comparação, podemos dizer que a Commercial Invoice é semelhante a uma nota fiscal de venda.

Ou seja, é o documento que o exportador emite para o envio da mercadoria, e nele devem constar os mesmos dados que constam na Proforma.

No entanto, ao contrário da Proforma, esse documento é aceito pela Receita Federal do Brasil (RFB) e demais órgãos anuentes.

Outro diferencial é que a legislação brasileira ainda exige que esse documento seja apresentado com a assinatura do exportador.

Aqui todo o cuidado é pouco. Qualquer erro de quantidade, valor ou peso pode acarretar multas, reclassificações fiscais, entre outras penalidades.

Packing List

Esse documento de importação pode ser traduzido como “lista de embalagem”. No Packing List constam informações como quantidade e pesos unitários e totais dos produtos que estão sendo importados.

Além disso, precisa mencionar as quantidades e medidas das caixas que serão enviadas, bem como o INCOTERM e os dados, tanto do importador quanto do exportador.

A precisão nesse documento é importante, primeiramente porque deve ser apresentado à fiscalização o documento correto, com as informações reais da carga importada.

É um documento que auxilia o importador a optar pelo frete mais adequado ao produto.

Certificado de Origem

Para alguns tipos de produtos são exigidos os Certificados de Origem.

São documentos solicitados pelo exportador às entidades competentes e que comprovam a origem da mercadoria.

Esse tipo de documento é utilizado quando há um beneficiamento tarifário concedido no âmbito de acordos internacionais, ou ainda quando a fiscalização brasileira determina que a origem seja comprovada dessa forma.

Booking

No que se refere ao Booking em uma importação, podemos dizer que é a reserva de espaço para uma carga em um navio ou avião.

Usualmente é o transportador contratado que providencia o booking junto à companhia aérea ou ao armador, no caso de embarques marítimos.

Muitos fatores interferem nesse ponto da importação. Desde o volume de cargas, ou a época do ano, a disponibilidade de voos e rotas marítimas, até mesmo o tipo de produto a ser transportado.

Conhecimento de Embarque

Após todos os documentos de importação acima terem sido emitidos corretamente e a confirmação do booking tenha sido realizada, o transportador acompanha a emissão do conhecimento de transporte pelo armador ou pela companhia aérea.

Primeiramente é emitido um documento chamado draft, que é um rascunho do documento oficial. Cabe ao importador conferir as informações constantes no draft antes da emissão do Conhecimento de Embarque oficial.

Dependendo do modal a ser utilizado, esse documento pode ter uma nomenclatura diferente para cada um. Por exemplo, em um transporte aéreo ele se chama Air Waybill (AWB) e no marítimo temos o Bill of Lading (B/L).

Nesses documentos devem conter dados do importador e do exportador, bem como informações da carga (peso e dimensões).

Fechamento de Câmbio

Toda compra internacional deve ser paga ao exportador por meio de um dos documentos de importação chamado Contrato de Câmbio.

Para enviar esses valores ao exportador, o importador deve entrar em contato com um banco ou corretora de câmbio de sua preferência e realizar o chamado Fechamento de Câmbio.

Com esse documento, o Contrato de Câmbio, o valor devido poderá ser enviado ao exterior.

Declaração de Importação (DI) / DUIMP

Ao chegar ao Brasil toda carga precisa ser submetida à nacionalização do produto.

Isso significa que é necessária a avaliação e aprovação por parte da RFB, para que o produto possa entrar em território e ser utilizado ou revendido.

Esse processo ocorre por meio do registro de Declaração de Importação (DI).

A DI é um documento pelo qual o despachante aduaneiro registra no sistema da RFB todas as informações pertinentes da carga a ser nacionalizada.

Com as mudanças que estão ocorrendo no Comércio Exterior, a DI vem gradativamente sendo substituída pela Declaração Única de Importação (DUIMP). Ela cumpre o mesmo papel, mas tem como objetivo realizar todo o processo de forma mais ágil e centralizada do que a DI.

As informações nos documentos de importação

Uma importação realizada com sucesso é resultante de uma conferência documental eficiente.

Verificar, corrigir e ter certeza de que todas as informações que constam nos documentos de importação correspondem à realidade do produto que está sendo importado são ações fundamentais. Assim, o processo ocorrerá de forma correta e poderá ser transportado e liberado da forma mais rápida possível.

Imagem em vetor de caixas de papelão, com moedas, alvo, gráfico e seta apontando para cima, simbolizando os documentos de importação.

Isso evita problemas como atrasos, multas, ou penalidades ainda maiores como, por exemplo, a perda ou devolução da carga ao exportador.

Então, todo cuidado nesse momento é pouco.

A Gett tem a solução completa para controlar os documentos de importação

A lista de documentos de importação necessários é grande. Cuidar do preenchimento correto de cada um leva tempo. Além de que requer atenção redobrada, o que aumenta o risco de erro humano.

Por isso a Gett trabalha para oferecer a melhor solução em sistemas de controle de importação, que facilitam a gestão e o preenchimento adequado desses documentos, além de uma administração completa de toda a operação.

Para o importador, isso significa um melhor aproveitamento de toda a operação logística envolvida em uma importação.

Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.

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