Na distribuição de importados é realizada uma análise cujo foco principal está nos custos envolvidos em todos os procedimentos até a chegada do produto ao cliente final. Ou seja, existe a necessidade de realizar um controle desde o processo de compra até a emissão da nota fiscal de saída.
Essas etapas demandam uma execução eficaz e assertiva, pois nelas se pode otimizar o posicionamento da empresa agregando valor e melhorando o uso de recursos. Além disso, melhora também as negociações com clientes e fornecedores inseridas a nível operacional (“detalhamento de cronograma de atividades, definição de metas específicas, recursos e ferramentas”), no planejamento estratégico da empresa.
Por essa razão, é fundamental que a empresa conte com a tecnologia para realizar a gestão da distribuição dos importados. Um software inevitavelmente torna os seus processos mais ágeis, integrados e otimizados.
O que fazer depois de receber produtos importados?
Quando pensamos no ciclo de compra e venda, da aquisição com o fornecedor até a venda para o cliente, a etapa de recebimento é altamente relevante. Isso porque existirá, além de toda a parte de conferência física, a integração com outros sistemas da empresa como compras, contabilidade, financeiro, transporte e distribuição.
Dessa maneira, para tornar o processo eficaz e assertivo, existem quatro etapas que podem ser seguidas:
- Entrada da mercadoria – chegada da mercadoria e conferência documental;
- Conferência qualitativa – verificação da integridade da mercadoria;
- Conferência quantitativa – verificação do físico versus documentação;
- Regularização – entrada do produto e demais ações internas da empresa.
A não realização de cada etapa de maneira adequada pode resultar em prejuízos financeiros para a empresa, uma vez que a inexatidão dos dados, quantidades e informações impedirá uma venda ou o cancelamento da compra pelo cliente pela falta da mercadoria.
Como funciona a gestão do processo de distribuição de importados?
O planejamento estratégico é a base da eficácia e eficiência de qualquer negócio, tendo ainda mais importância nas atividades relacionadas à logística. Os gargalos devem ser mensurados para que a etapa anterior não trave a seguinte.
Para atingir a efetividade de um planejamento, cada fase da distribuição dos importados deverá ser analisada individualmente e posteriormente agrupadas para somente assim realizar a revisão final. Desse modo consegue-se estabelecer as influências que podem ser decorrentes tanto do micro como do macro ambiente.
Com isso, serão abordadas as seguintes etapas:
- Controle de estoque;
- Gestão de vendas;
- Emissão de nota fiscal;
- Gestão de contas a pagar e receber;
- Entrega.
Dessa forma será possível realizar o controle de estoque, a gestão de vendas e a entrega dentro dos custos e prazos preestabelecidos.
Controle de estoque
O controle de estoque é a atividade pela qual a empresa monitora a entrada e saída das mercadorias de forma a garantir o correto funcionamento da cadeia de suprimentos.
A sua importância está ligada diretamente ao faturamento da empresa, pois uma falha decorrente pelo não atendimento ao cliente ou ter em estoque uma quantidade superior à demanda de vendas gera impacto de custos diretos e indiretos.
Por essa razão, ainda mais se tratando de mercadorias importadas, precisa-se observar a relação oferta x demanda para manter o equilíbrio do estoque.
Gestão de vendas
A gestão das vendas é a orientação dada ao time comercial para comercializarem os produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa. Ou seja, são estabelecidos objetivos e metas que sejam a ponte para atender o planejamento estratégico.
Poderá se tornar confusa e complexa se não houver um método para segregar as vendas futuras e os seus respectivos prazos de entrega dentro do que foi acordado.
Por essa razão, é fundamental que o gestor esteja atento às questões internas e mercadológicas, para que possa fazer um acompanhamento e direcionar ou redirecionar as ações comerciais da distribuição dos importados.
Emissão de Nota Fiscal
A Nota Fiscal é um documento muito importante para a contabilidade da empresa, pois registra a entrada (compra) e a saída (venda) e demonstra os tributos que foram recolhidos, além de compor a movimentação do estoque.
Gestão de contas a pagar e receber
A apuração do lucro da empresa no final de cada mês está relacionada à diferença entre contas a receber (resultado das vendas) e contas a pagar (as obrigações, despesas, gastos e débitos).
Essa gestão do fluxo financeiro de forma assertiva permite às empresas manterem suas finanças estruturadas, a fim de minimizar os impactos em decorrência de incertezas oriundas do macro ambiente econômico. Passa-se a ter a possibilidade de enxergar os recebimentos futuros readequando as saídas.
E vale ressaltar ainda que essa gestão precisa ser feita com o uso de software, não somente porque esses diminuem a falha humana, mas sim pela possibilidade do apoio à gestão com a análise da série histórica, gráficos, tendências e outros aspectos utilizados na tomada de decisão.
Entrega e distribuição dos importados
Nessa etapa ocorrerão as atividades relacionadas a:
- controle do estoque;
- separação do pedido;
- elaboração das etiquetas;
- montagem das embalagens;
- autorização do faturamento.
Logo, a tecnologia pode ajudar e muito, pois cada etapa do processo poderá ser informada ao cliente, trazendo-lhe mais confiança.
Vale ressaltar que a entrega é uma etapa intangível da prestação de serviços, e basicamente a sua qualidade fica atrelada à agilidade e qualidade da comunicação.
Monitorando o desempenho
A integração de cada área envolvida na gestão e distribuição dos produtos importados tem a sua respectiva parcela que contribui para o desempenho e faz parte da estratégia empresarial.
Dessa maneira, devem ser utilizadas metodologias que ajudem na definição de quais são os objetivos esperados. Sendo que os melhores resultados serão atingidos quando for possível combinar os qualitativos com os quantitativos.
Com automatização dos dados e sistemas essa análise teve um facilitador devido à convergência dos dados, obtendo resultados expressivos com essa combinação.
Sendo que duas das metodologias mais comuns são:
- Objective and Key Results (OKR) (objetivos e resultados-chave), através da qual se obtém a “descrição qualitativa do grupo de resultados que devem ser atingidos“;
- Key Performance Indicator (KPI), ou Indicador-Chave de Desempenho, uma “maneira de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas está efetivamente atendendo aos objetivos propostos pela organização“.
Com que frequência devo monitorar o desempenho
A dinâmica e a volatilidade do Comércio Exterior são constantes, por essa razão o desempenho deve ser monitorado na menor periodicidade possível. O objetivo é não impactar nem impedir a distribuição dos produtos. Sem mencionar a possibilidade de ocorrência de prejuízo pelos mais diversos fatores, como a utilização desnecessária de recursos nas etapas inerentes.
Controle a distribuição dos importados com a Gett
Os consumidores no século XXI possuem maior acesso à tecnologia e, consequentemente, o acesso à internet através do celular é mais do que comum. Assim, estes clientes têm a possibilidade de realizar comparações e tomar decisões de compra de uma maneira muito mais ágil, bem como a tendência para opinar e/ou criticar o produto e/ou serviço mais facilmente.
As empresas precisam, portanto, estar atentas com a velocidade e qualidade no retorno ao cliente.
E essa agilidade somente pode ser atingida com o uso de softwares que trazem não somente a automatização dos processos, mas a possibilidade de convergir resultados gerando estatísticas, a fim de se antecipar às não conformidades, tendências e sazonalidades.
Venha descobrir como o controle e a distribuição dos importados com o software da Gett irá alavancar o seu negócio.
