Os processos de uma importação não se resumem a uma única etapa burocrática, mas a uma sequência de atividades que começam na negociação internacional e vão até a nacionalização da carga ou serviço. Muitos desses processos são repetitivos e manuais, dessa forma, sendo suscetíveis a erros. Automatizá-los, então, facilita o controle e a gestão de toda a importação.
Fazer bom uso da automação torna mais previsível e organizado o dia a dia dos envolvidos, facilitando a agilidade na liberação das mercadorias.
Leia esse artigo até o final e entenda melhor o nosso ponto de vista.
Por que automatizar processos na importação?
Todo o processo de importação segue um fluxo específico, com suas etapas e partes envolvidas. Estes processos sempre foram muito burocráticos e têm como característica o acúmulo de pequenas funções que, se não executadas, geram retrabalho e custos.
Com a automatização de processos, esse retrabalho e os possíveis custos extras podem ser evitados já na raiz do problema. Diferentes partes envolvidas no processo podem contribuir compartilhando informações de forma eficiente e linear, reduzindo a dependência e ligações telefônicas e troca de e-mails.
Sendo assim, pode-se aumentar a consistência e a velocidade da obtenção de informações, e os números e valores podem ser controlados com mais precisão e objetividade por parte da gestão da importação.
Todo contêiner que chega em um porto brasileiro deve ser devolvido. Por isso, temos que controlar a data da chegada do navio para calcular os dias para a devolução do contêiner sem arriscar pagar sobrestadia, a qual é a tão temida demurrage.
Dessa maneira temos uma visão mais clara e em tempo real do andamento das transações comerciais, bem como das operacionais, aumentando a produtividade da equipe.
Exemplo de automatização em um processo de importação
O melhor exemplo de automatização na importação que podemos citar é o processo de despacho aduaneiro.
Antes da implementação do NPI (Novo Processo de Importação), o registro da DI (Declaração de Importação) era totalmente manual. Era preciso reescrever as mesmas informações muitas vezes ao longo das fases deste processo, por muitas vezes impactado por erros de digitação, resultando em atraso na liberação da mercadoria e morosidade por demandar a correção dos documentos. Além disso, inconsistência documental é sinônimo de retrabalho.
Com a DUIMP (Declaração Única de Importação), os dados referentes à carga importada estão centralizados, diminuindo a probabilidade de erros de digitação e dispensando a necessidade de o profissional de comércio exterior acessar diferentes sistemas para submeter as informações.
Para melhor compreender os benefícios da DUIMP, clique aqui e leia o artigo que elaboramos sobre o assunto.
Como otimizar a gestão da minha importação?
A otimização de processos em qualquer etapa de uma importação, bem como a solução para eventuais erros, omissões de prazos e perda de eficiência na cadeia logística é o sonho de qualquer profissional do comércio exterior.
A fim de evitar esses problemas e ganhar eficiência, a tecnologia tornou-se uma ferramenta essencial, substituindo o trabalho maçante e repetitivo por tarefas executadas automaticamente, sem precisar de interferência humana. Assim, o analista de importação pode focar nas operações que realmente demandam a sua análise.
Prime por uma negociação internacional eficiente
Quando a tecnologia nos ajuda com as funções básicas e mais corriqueiras do comércio exterior, temos tempo para focar nas atividades estratégicas do negócio.
Por que devemos cuidar de prazos ao invés de buscar novos fornecedores que nos ofereçam mercadoria de melhor qualidade e com menor preço? Se temos uma ferramenta para trabalhar a nosso favor, o ideal é usá-la e apenas colher os resultados!
Foque no controle de prazos
Que atire a primeira pedra o profissional que nunca se deparou com pagamento de demurrage por perder prazo de devolução de contêiner. Ou quem nunca deixou passar uma data de pagamento de fornecedor, pelo menos uma vez na carreira?
O pior resultado de perder esses prazos é o pagamento de taxas extras e multas bancárias. É o mesmo que desperdiçar dinheiro! Portanto, focar em tecnologia para gerenciar prazos comuns na importação evita problemas e retrabalho.
Aposte na automação de processos
É impossível automatizar processos sem os conhecer, por isso o desenho e a automatização caminham juntos para obter o resultado alcançado na gestão da importação.
O Gerenciamento de Processos de Negócios ou Gestão de Processos de Negócios (em inglês Business Progress Management, ou BPM) é a aposta de automatização de processos com foco no resultado das organizações por meio de melhorias.
A utilização desta ferramenta vem crescendo ao longo do tempo entre os empresários de forma bastante significativa, tendo em vista a sua agilidade e eficácia nos resultados apresentados logo após a implementação. Tem como principal enfoque a melhoria contínua dos processos, sendo que este controle também aumenta a confiabilidade de dados.
Dentro do BPM, encontramos o termo “processos operacionais”, que se refere aos processos de rotina ou os repetitivos, desenhados pela organização no seu dia a dia. Por outro lado, há os “processos de decisão estratégica”, nos quais são tomadas as decisões pelo alto escalão da empresa.
Sendo assim, com o BPM é possível mapear, modelar, automatizar e monitorar de ponta a ponta incontáveis processos da organização, desde os mais específicos de uma determinada função, até os mais complexos.
Otimize a gestão da sua importação com a Gett
Todo empreendedor focado no desempenho positivo de sua equipe busca aumentar a eficiência das operações e reduzir os gargalos no dia a dia. Atualmente, ele conta com a automação e a visibilidade avançada como aliadas, permitindo resultados rápidos sem desperdício de tempo.
Afinal, investir em tecnologia é cuidar do negócio com atenção e foco na redução de custos. Clique aqui e agende uma demonstração para saber mais como o software da Gett pode ajudar na gestão da importação.
