Um software para importadores é vital para aqueles que desejam automatizar processos, reduzir erros fiscais e manter controle total sobre custos, tributos e operações de comércio exterior.
Crescer estruturalmente e financeiramente realizando operações de comércio exterior no Brasil exige controle sobre variáveis, como a oscilação cambial, alterações em normas e regulamentos aduaneiros e complexidade tributária.
E quando uma empresa atinge certo patamar de volume de operações, o uso de ferramentas genéricas como planilhas ou ERPs voltados apenas para o mercado interno, criam uma espécie de “dívida operacional”. É aquele momento em que, para dobrar o faturamento, você sente que precisaria triplicar o tamanho da sua equipe, problema este que pode ser resolvido com um software para importação.
O software especializado para quem atua com a importação de mercadorias serve muito mais do que apenas registrar dados, uma vez que a sua função é automatizar e gerir todas as etapas das operações de importação, para que a gestão e as equipes possam focar na estratégia do negócio e na proteção da margem de lucro.
O que é um software para importação e por que ele é diferente de um sistema comum?
Um software para importação de mercadorias é uma solução desenvolvida especificamente para lidar com todas as etapas, exigências legais e particularidades do comércio exterior de forma integrada.
Muitos acreditam que, se o ERP utilizado em operações nacionais possui um campo de “entrada de nota fiscal”, ele está preparado para comportar também as operações de importação.
No entanto, a diferença entre um software para importação e um sistema comum é estrutural. Um sistema comum entende o produto a partir do momento em que ele chega no estoque.
Já o sistema para importação enxerga a mercadoria desde o fechamento da Purchase Order (PO) junto ao fornecedor internacional, muito antes de iniciar o trânsito da mercadoria.
A complexidade fiscal da importação
Diferente de uma compra nacional, a importação acarreta diversos impostos federais, já que a base de cálculo de um tributo compõe a base do próximo (II, IPI, PIS, COFINS e o ICMS na importação, atualmente sendo substituídos gradativamente pelo CBS e o IBS).
Além disso, existem as despesas acessórias e taxas portuárias que precisam ser rateadas por cada item da nota.
Um sistema comum não consegue realizar esse rateio automático por peso líquido ou valor de forma nativa, obrigando a equipe a fazer cálculos manuais suscetíveis a erros, de tal forma que podem incorrer em divergências na fiscalização.
A necessidade de rastreabilidade completa
A rastreabilidade não se resume a saber onde a mercadoria está no armazém, visto que, no comércio exterior, trata-se de garantir a segurança jurídica e financeira da operação.
É preciso conectar o contrato de câmbio ao embarque, o embarque à fatura comercial e a fatura à Declaração de Importação (DI) ou à Declaração Única de Importação (DUIMP). Dessa forma, todas as etapas permanecem vinculadas.
Caso contrário, as finanças viram uma confusão, e a empresa não consegue saber ao certo o retorno exato de cada valor aplicado na aquisição da mercadoria no exterior.
A diferença entre importar para uso e importar para revenda
Para uma empresa que investe em maquinário, o custo é imobilizado. Por outro lado, para o importador revendedor, o custo de nacionalização é o que define o lucro.
Se o sistema para comércio exterior não calcula o custo médio real, considerando o frete internacional, o seguro, a armazenagem, os tributos, as despesas aduaneiras e administrativas, o preço de venda será definido de maneira imprecisa.
Assim sendo, o software especializado garante que o custo realizado seja comparado ao projetado em tempo real, protegendo o fluxo de caixa da empresa.
Para quem o software para importação é indicado?
Não se trata apenas de ter um sistema, mas também de adequar a ferramenta ao modelo de negócio.
Sobretudo, o uso de uma tecnologia especialista é recomendado para quem lida com a dinâmica da mercadoria em trânsito e alta carga tributária.
Importador revendedor
Perfil de empresas que compram no mercado global para abastecer atacados, varejos ou e-commerces.
Nesse sentido, o software é essencial para gerir o estoque futuro e garantir que a mercadoria chegue ao destino já com a margem de contribuição corretamente aplicada.
Comercial importadora
Empresas que operam importações direta, por conta & ordem e/ou por encomenda necessitam de uma gestão focada no seu negócio.
Neste caso, o sistema permitirá o controle de todas as etapas das operações de importação, desde a simulação de custos de importação até entrada da mercadoria no estoque, bem como a emissão ágil de notas de entrada (nacionalização) e saída (venda), muitas vezes com centenas de itens.
Assim, a conformidade fiscal acompanha a velocidade das vendas, com gestão integrada de notas emitidas, estoque, vendas e financeiro.
Trading Company
As tradings lidam com grande complexidade: operações por conta e ordem de terceiros ou por encomenda.
Por isso, o software especializado permite segregar o financeiro da empresa do dinheiro do cliente, emitindo relatórios de prestação de contas que um ERP nacional padrão não consegue gerar.
Para quem este sistema NÃO é indicado?
Algumas operações não colhem os mesmos benefícios que um software para importação costuma oferecer.
Indústrias que importam insumo
Se o núcleo do seu negócio é a transformação e você precisa de controle de chão de fábrica (MRP) pesado, o seu sistema pilar deve ser um ERP Industrial. A importação, neste caso, é uma etapa de suprimentos, e não apenas
Empresas de combustível e commodities específicas
Operações reguladas por órgãos como a ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis) ou com tributação monofásica muito específica exigem sistemas com verticalizações técnicas que fogem ao escopo de uma importadora de mercadorias gerais, visto que demandam particularidades que não se aplicam a operações padrão.
Operações exclusivamente aduaneiras
O despachante aduaneiro foca no processo burocrático de liberação da carga pela Receita Federal do Brasil (RFB).
Se a sua empresa só presta o serviço de desembaraço aduaneiro e não detém o estoque ou a gestão financeira das compras, você precisa de um CRM aduaneiro, ao invés de um sistema de gestão de importação (ERP).
Principais dores de quem usa sistema genérico na importação
Tentar adaptar um ERP comum para o comércio exterior gera sintomas claros de ineficiência.
Simulação de custos imprecisa
A equipe comercial fecha vendas baseada em planilhas que ignoram todos os custos envolvidos na operação, bem como variações no rateio de despesas, resultando em prejuízos invisíveis no fechamento do mês.
Controle fiscal manual
Há perda de horas diárias com a redigitação de dados da DI ou do Portal Único Siscomex dentro do sistema, a fim de viabilizar a emissão das notas fiscais posteriormente. O risco de erro humano e autuação fiscal aumenta a cada novo embarque.
Dificuldade na emissão de nota fiscal de entrada
O sistema comum não lê a Declaração de Importação. O resultado são notas rejeitadas, impostos calculados de forma incorreta e estresse com a contabilidade.
Falta de integração financeira
O financeiro efetua o pagamento de diversas despesas, como:
- Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante (AFRMM) na importação realizada por via marítima, a Capatazia (THC);
- Taxa de Utilização do Siscomex (TUS);
- Sobreestadia de contêiner (Demurrage);
- Despesas bancárias no fechamento de câmbio;
- Honorários do despachante aduaneiro.
Além disso, outras despesas vinculadas à operação de importação são consideradas. Todavia, tais valores não são incorporados ao custo real de aquisição do produto.
A empresa fatura as mercadorias importadas, mas não sabe o lucro líquido obtido por item por causa da falta de integração.
Crescimento travado por retrabalho
A empresa quer crescer, mas sabe que dobrar a operação exigiria triplicar o time operacional para cuidar da papelada.
O que um sistema para importador precisa oferecer?
Ao avaliar a troca de sistema, considere estes requisitos como obrigatórios para uma gestão completa das operações de importação:
Gestão completa do processo
Acompanhamento desde o levantamento de custos e emissão/envio do pedido de compra ao fornecedor internacional e controle das Invoices emitidas pelo exportador até a entrega das mercadorias nas instalações do importador ou armazém, bem como gestão de estoque, pedidos de venda, expedição, cobrança e financeiro.
Controle fiscal automatizado
Importação do XML da DI ou DSI e leitura via API da DUIMP, com o intuito de automatizar o preenchimento da nota de entrada.
Gestão de custos integrada
O sistema deve considerar todos os custos da operação, além do rateio das despesas, que deve ser inteligente, aplicando as fórmulas corretas por peso ou valor para chegar ao custo unitário exato.
Rastreabilidade do pedido até a venda
Vincular cada item do estoque ao seu embarque de origem, com o propósito de garantir controle rigoroso de lotes e custos e permitir a posterior venda, conectando mercadoria e cliente final para apuração de lucros ou prejuízos.
Integração contábil nativa
Gerar arquivos de SPED e atender a benefícios fiscais (como os TTD – Tratamento Tributário Diferenciado) sem a necessidade de customizações complexas ou manuais.
Indicadores estratégicos (Analytics)
Painéis de dashboards que mostram a rentabilidade por embarque, prazos de fornecedores e a composição do preço de nacionalização, assim facilitando a análise estratégica da operação.
Comparativo: Sistema genérico vs. Software especializado para importação
| Funcionalidade | ERP Genérico / Manual | Software para Importação (Especialista) |
| Entrada da Mercadoria | Digitação manual e lenta | Leitura direta da DI e Portal Único |
| Cálculo de Custos | Preço de compra + estimativa | Full Landed Cost (Taxas e rateios automáticos) |
| Notas Fiscais de Importação | Horas de preenchimento e erro | Emissão em cliques com rateios prontos |
| Segurança Tributária | Depende do conhecimento humano | Regras e alíquotas automáticas por NCM |
| Gestão de Estoque | Só enxerga o que já chegou | Gestão de “Estoque Futuro” (em trânsito) |
Quando trocar de sistema na sua importadora?
Existem marcos de crescimento que exigem uma mudança tecnológica, com a finalidade de evitar o colapso da operação.
Crescimento acima de 10 colaboradores
Neste estágio, o controle por e-mail ou planilhas compartilhadas para de funcionar. Se a sua equipe gasta mais tempo atualizando status do que gerando negócios, sua tecnologia está sufocando a empresa.
Erros fiscais recorrentes
Erros frequentes na composição da base de cálculo de impostos ou falhas na classificação fiscal de produtos importados com base na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) são sinais de alerta, por isso o custo de um software para importador é ínfimo perto de um auto de infração da Receita Federal.
Falta de previsibilidade de margem
Se o fechamento de um processo demora dias após a nacionalização, a empresa passa a vender sem saber o lucro real. Assim, a falta de visão imediata sobre o custo do lote representa um risco para o caixa.
Processos dependentes de planilhas
Se a inteligência do seu negócio está no Excel de um colaborador específico, você não tem uma operação segura, no entanto existe um risco de continuidade caso essa pessoa se ausente.
Como a Gett estrutura a gestão da importadora?
A Gett não entrega apenas um software, e sim um método de eficiência para quem enxerga a importação com alta performance, afinal, o Gett Pro foi desenhado para eliminar o “trabalho morto”, ou seja, aquelas horas desperdiçadas em tarefas manuais que não agregam valor para oferecer o controle completo das operações de importação.
Com o Gett Pro é possível ainda conectar a operação diretamente ao Siscomex e ao Portal Único para a emissão das notas fiscais de importação, além de automatizar o preenchimento do Catálogo de Produtos fazendo uso de inteligência artificial para aprimorar o preenchimento de atributos e acelerar a criação do catálogo.
Com a visão 360º do Gett Pro, a estrutura do software para importação da Gett garante que o gestor tenha o controle real de cada centavo que cruza a fronteira, de tal forma que a burocracia aduaneira se transforma em uma vantagem competitiva de mercado.
Quer entender melhor como software da Gett funciona? Então, entre em contato conosco e agende uma demonstração!
FAQ sobre softwares para importadores
Um sistema comum só considera o produto após chegar ao estoque. Já o software para importação acompanha toda a operação desde a compra no exterior, incluindo custos, tributos e etapas específicas do processo.
Sim, ele centraliza as informações e automatiza os processos. Com isso, elimina a dependência de controles manuais.
Ele automatiza o cálculo dos tributos e importa dados diretamente da DI ou DUIMP, o que diminui erros e autuações fiscais.
Sim, o sistema considera todos os custos envolvidos, como frete, seguro e impostos. Além disso, faz o rateio correto para chegar ao custo real dos itens.
Sim, ele já possui integração contábil, gerando arquivos como SPED, além de evitar lançamentos manuais.
Atende sim, e é essencial nesse modelo. Permite separar o financeiro da empresa e do cliente, bem como gerar relatórios detalhados de prestação de contas.
Sim, a migração é comum, principalmente quando a empresa cresce. É uma forma de melhorar a eficiência da operação.
Sim. O software de importação prioriza custos e margem de venda, enquanto o industrial é voltado para produção e controle de fábrica.
Sim, ele se conecta via API e faz a leitura automática das informações, agilizando processos.
Sim, ele automatiza a emissão a partir dos dados da DI ou DUIMP. Isso reduz problemas com rejeições.
Se sua operação depende de planilhas, tem erros fiscais ou falta clareza de margem, é um sinal de alerta. Crescer exigindo mais equipe também indica a necessidade de troca.