ERP para importação: quando o modelo tradicional não atende a complexidade da importadora?

Um ERP para importação vai além da gestão financeira e do estoque: ele integra processos fiscais, logísticos e aduaneiros para reduzir retrabalho, aumentar o controle de custos e apoiar o crescimento sustentável das operações de comércio exterior.

Muitas empresas de Comércio Exterior nascem acreditando que um ERP (Enterprise Resource Planning) padrão será suficiente para gerir o negócio ao invés de fazer uso desde o início de um ERP para importação.

A lógica parece fazer sentido: se ele controla o financeiro e o estoque, deveria dar conta de uma compra internacional. No entanto, conforme a operação cresce, surge o que chamamos de “dívida operacional”.

O que era uma solução de gestão torna-se, então, um gargalo, exigindo que a equipe preencha dezenas de planilhas paralelas para calcular o que o sistema ignora. Afinal, no mercado de importação, o lucro real não está apenas na venda, mas em todo o planejamento até a nacionalização.

O que é um ERP para importação?

Diferente de um sistema de gestão comum, um ERP para importador é um sistema que precisa lidar com variáveis que não existem no mercado interno, como o tratamento administrativo e tributário com base no código NCM, a oscilação cambial, o trânsito internacional, os impostos que compõem a base de cálculo uns dos outros, entre outras variáveis.

ERP tradicional adaptado

É o sistema genérico que recebeu modificações para tentar aceitar dados de importação.

Nele, a mercadoria costuma “existir” para o sistema apenas após a emissão da nota fiscal. O problema é que, para um importador, o processo começa meses antes. Dessa forma, ignorar as fases anteriores gera um vácuo de informações financeiras e logísticas.

ERP desenvolvido para comércio exterior

Este sistema, que funciona como um software para importação dedicado, nasce com o foco no fluxo aduaneiro. Ele compreende que uma compra internacional possui etapas importantes antes de chegar ao estoque físico. Além disso, ele trata a Invoice, o Packing List e o monitoramento do embarque como partes vivas da gestão, e não apenas como anexos de um processo.

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Diferença entre ERP industrial e ERP para importador

Um ERP industrial foca na transformação da matéria-prima no chão de fábrica, ao passo que o ERP para importação foca na transformação de custos.

Enquanto o industrial monitora o tempo de máquina, o do importador monitora o evento fiscal, uma vez que o “produto” de uma importadora é a eficiência com que ela nacionaliza e distribui.

Limitações do ERP genérico na importação

Tentar gerir uma operação de Comércio Exterior em um ERP comum, sem as funcionalidades de um sistema para importação, gera sintomas claros de ineficiência que custam caro ao final do mês.

Simulação de custos imprecisa

ERPs genéricos costumam considerar apenas o preço de compra e impostos básicos. Além disso, eles têm dificuldade em realizar o rateio de despesas como capatazia, armazenagem e taxas portuárias por item.

Como resultado, o preço de venda é calculado sem considerar o custo real, o que impacta a margem de lucro pela falta de um ERP para gestão de custos eficiente.

Controle fiscal manual

Se o seu time gasta horas digitando dados da Declaração de Importação (DI) ou da DUIMP para dentro do sistema, você tem um software com mentalidade analógica e não um ERP com controle fiscal de importação.

Além do risco de erro humano, utilizar a equipe para essa tarefa é um desperdício de recursos que deveriam estar focados na estratégia.

Falta de integração com DUIMP

Com a chegada do Novo Processo de Importação (NPI), a comunicação direta com o Portal Único Siscomex é fundamental. Contudo, um sistema comum não se integra nativamente com os sistemas da Receita Federal, obrigando a empresa a depender de ferramentas externas para incluir as informações.

Retrabalho entre financeiro e fiscal

Em sistemas tradicionais, o setor fiscal emite a nota e o financeiro lança as contas a pagar de forma isolada. Ou seja, não há o cruzamento automático entre o que foi planejado no pedido de compra e o que foi efetivamente gasto até a disponibilidade da mercadoria importada nas instalações do importador.

Por conseguinte, essa falta de sincronia gera furos no fluxo de caixa e no controle de custos por processo.

O que um ERP para importação precisa ter

Para ser eficiente, a tecnologia precisa reduzir a carga de trabalho operacional, e não aumentá-la.

Gestão completa do processo

O sistema deve permitir o acompanhamento desde a abertura da Purchase Order (PO) até a entrega final.

Em outras palavras, você precisa saber onde sua carga está e qual o impacto de qualquer atraso na sua previsão de vendas.

Controle fiscal automatizado

A ferramenta deve ser capaz de ler os arquivos XML da DI ou recuperar os dados da DUIMP via API.

Assim, a inteligência do software valida os dados para garantir que a conformidade com a Receita Federal seja um padrão, e não uma preocupação.

Integração com nota fiscal de entrada

A emissão da Nota Fiscal de Nacionalização é um momento de alta burocracia. Por isso, um sistema especializado gera essa nota em poucos cliques, aplicando automaticamente as fórmulas de cálculo para II, IPI, PIS, COFINS, ICMS, CBS e IBS, bem como as despesas acessórias.

Simulação real de custos

O sistema deve oferecer um “pré-custo” acurado. Antes de fechar o pedido, o gestor precisa saber o custo total do produto posto no armazém. Sem dúvida, sem essa informação, a empresa assume riscos a cada mudança de frete ou de câmbio.

Rastreabilidade ponta a ponta

Em primeiro lugar, isso significa conectar o contrato de câmbio ao lote específico da mercadoria. Afinal, é a única forma de saber exatamente quanto custou cada item que está na prateleira, considerando a cotação real do fechamento da operação.

ERP genérico vs ERP especializado para importador

Quando um ERP comum começa a travar sua importadora

Existem marcos de crescimento que exigem uma troca de tecnologia para evitar que a operação pare de evoluir.

Crescimento da operação

Se para dobrar o faturamento você precisa dobrar o tamanho da equipe operacional apenas para lidar com a digitação de documentos, inegavelmente sua tecnologia está impedindo o crescimento do negócio.

Aumento da complexidade fiscal

Conforme a empresa utiliza benefícios fiscais (como os TTDs) ou importa por diferentes estados, as regras de ICMS mudam. Entretanto, um ERP comum raramente consegue processar essas variáveis sem erros recorrentes.

Expansão do mix de produtos

Gerir a classificação fiscal de centenas de itens manualmente é perigoso. Por outro lado, um software para importação gerencia o Catálogo de Produtos com precisão, garantindo que o preenchimento dos atributos exigidos pela Receita Federal estejam corretos.

Dependência excessiva de planilhas

Se as informações essenciais da sua empresa estão presas em planilhas salvas nos computadores dos colaboradores, sua operação está vulnerável.

Portanto, a inteligência do negócio deve pertencer à empresa e estar disponível para consultas seguras no sistema.

ERP ou software especializado: qual escolher?

A escolha depende do nível de profissionalismo que sua gestão exige. Se a importação é um evento esporádico na sua empresa, um ERP comum pode, com esforço e limitações, servir.

Entretanto, para o importador que revende ou para quem busca um ERP para Comercial Importadora ou um ERP para Trading Company, a importação é a base dos lucros.

Soluções como as da Gett são desenhadas para integrar o fiscal, o financeiro e o logístico em um único fluxo, assim sendo, garantem que o gestor saiba o destino de cada centavo que cruzou a fronteira.

Afinal, se o seu sistema atual gera mais dúvidas do que respostas, é hora de olhar para quem entende a realidade do comércio exterior. Entre em contato conosco!

FAQ – Perguntas frequentes sobre ERP para importação