A verdade é que um software específico para importadores é uma ferramenta essencial para agilizar as operações internacionais. Mas por quê?
A verdade é que globalização deixou ainda mais evidente como as economias dos países estão interligadas. E não diz respeito apenas aos atos de comércio entre si. Estamos falando também em momentos de crise, desemprego, queda do dólar, guerras, mudança do perfil de consumo. Além de outros fatores que afetam o cenário micro e macroeconômico, a níveis nacionais e internacionais.
Nesse cenário volátil, um software específico para importadores também mantém a acessibilidade e rastreabilidade dos dados e informações.
Assim, no decorrer do texto, exploraremos pontos como a complexidade da operação, os desafios de quem não possui um software e as vantagens financeiras/operacionais.
O objetivo é que no final é proporcionar maior segurança para escolher a melhor opção de software para o seu negócio.
Sistema para Importadores: por que vale a pena investir?
Realizar investimentos em um sistema para importadores é uma estratégia que traz assertividade para a gestão do fluxo de importação.
Ela se justifica pelo fato de permitir otimizar os processos, proporcionar a redução de custos e também apresentar dados para a tomada de decisão.
Afinal, ao apresentar dados com maior detalhamento e atualizados a respeito das importações, permite-se à empresa alterar ou mudar ações e/ou estratégias, seja pela volatilidade do mercado, questões pandêmicas e até mesmo pela mudança do perfil do consumidor.
Outro ponto importante é a manutenção da documentação e informações a respeito do processo de importação de maneira sistematizada e organizada, uma vez que a Receita Federal do Brasil (RFB) dispõe sobre a necessidade de guardar os documentos por 5 anos após o desembaraço aduaneiro.
A complexidade da gestão de importações
O ambiente dos negócios internacionais, onde estão inseridos e acontecem os processos de importação, apresenta a sua complexidade em decorrência da necessidade de seguir rigorosamente os procedimentos, documentação, regulamentações e legislações da origem até o destino, que incluem temas como:
- Classificação fiscal da mercadoria
- Licença de Importação (LI)
- Recolhimento dos impostos/tributos
- Procedimentos aduaneiros
Dessa maneira, existe a necessidade, por questões estratégicas e operacionais, de apresentar uma eficácia em termos de exatidão, gestão e controle, até quando o produto/mercadoria é comercializado pela empresa, ou seja, o “fechamento” do processo de importação.
Isso porque a divergência em não seguir os procedimentos da Receita Federal do Brasil (RFB) acarretará na aplicação de multa, que pode ir da majoração dos impostos a um percentual do valor aduaneiro e, dependendo da gravidade do caso, culminar no perdimento da mercadoria.
Os desafios enfrentados por importadores sem um software dedicado
Um dos fatores decorrentes da globalização foi o desenvolvimento da tecnologia da informação em termos de hardware e software. Assim, como consequência, ocorre a automação e maior precisão na gestão e execução das atividades profissionais.
Portanto, a não utilização de um software dedicado para gestão dos processos de importação, culminaria na realização manual das atividades e com isso geraria:
- Falta de visibilidade;
- Erro humano;
- Falta de conformidade;
- Falta de automação.
Assim como a empresa deixaria de alocar um funcionário de maneira estratégica e analítica. Em resumo, este passaria a executar funções manuais, ao invés de identificar gargalos, tomar decisões e pontuar melhorias.
Benefícios financeiros e operacionais de investir em um software para importadores
Auferir lucro ao final de um período contábil é resultado da correta alocação dos recursos financeiros e operacionais. Ou seja, a empresa conseguiu otimizar o seu desempenho partindo do seu planejamento estratégico.
Essa assertividade somente é possível quando se consegue focar na sua atividade principal (core business).
O investimento no software se faz necessário na medida em que possibilita uma dinâmica e agilidade para toda atividade repetitiva, deixando ao funcionário a parte analítica.
Sem contar que o software poderá cooperar com insights e informações, tais como: a definição do tamanho ideal do estoque; controle do embarque por status; a simulação dos custos de importação; geração e envio das notas fiscais; geração dos boletos das suas vendas, controle da expedição dos produtos vendidos, dentre outras vantagens.
Como um sistema adequado pode economizar tempo e dinheiro
O sistema irá cooperar com o desenvolvimento das atividades no dia a dia da empresa, caso a sua contratação seja realizada sobre o escopo das necessidades, bem como dos gargalos operacionais enfrentados.
Tendo esse alinhamento, a contratação do software será assertiva e poderá proporcionar as seguintes vantagens:
- Automatização de processos;
- Melhoria na eficiência operacional;
- Visibilidade e análise de dados;
- Conformidade regulatória;
- Redução de custos;
- Redução de erros;
- Aumento da competitividade;
- Melhoria na experiência do cliente.
Dessa forma, o software não somente proporcionará a análise e otimização dos custos, mas também a identificação de oportunidades.
Como os softwares podem otimizar a gestão de importadores
Core Business, segundo o Sebrae, seria o “seu negócio principal”, ou seja, a realização de uma atividade e/ou a execução de um sistema produtivo de um bem ou serviço que trará fluxo financeiro e, consequentemente, lucro para a empresa manter as suas atividades.
Isto significa que a excelência na execução é uma necessidade para manter a competitividade diante da complexidade ou volatilidade do cenário econômico.
Dessa maneira, o software para importadores aparece como uma das opções disponíveis para corroborar com a necessidade de uma gestão assertiva com o foco naquilo que realmente importa e faz a diferença. Afinal, com ele é possível:
- Centralizar as informações;
- Controlar a conformidade;
- Integrar parceiros comerciais;
- Analisar dados.
Visão geral das funcionalidades típicas dos softwares para importadores
As necessidades em relação às funcionalidades dependem do ramo de atuação da empresa, porém existe uma parte comum a todos no que diz respeito a questões da cadeia de suprimentos e ao atendimento às questões aduaneiras.
Isto significa que existe a oferta generalista de funcionalidades, ao mesmo tempo que se pode personalizar mediante opções e/ou contratação de módulos específicos das empresas de um determinado segmento.
Dessa maneira as funcionalidades generalistas que mais são comumente encontradas nos softwares de gestão seriam:
- Gestão de compras;
- Compliance;
- Tracking
- Controle financeiro.
Como um software pode auxiliar na documentação e conformidade regulatória
No fluxo de uma negociação, assim como na movimentação internacional da mercadoria são necessárias documentações para que a carga saia da origem e chegue ao Brasil.
De maneira geral: o contrato de compra e venda entre importador e exportador, invoice e packing list, os conhecimentos de embarque, o contrato de câmbio e demais documentos, que podem ser específicos ao tipo de embarque (por exemplo: carga perecível, farmacêutica, perigosa, cargas com dimensões fora do padrão).
Dessa maneira, o software poderá cooperar com a gestão documental, simplificando e agilizando atividades essencialmente manuais, assim como na automatização e atualização da documentação e regulamentações; segurança do armazenamento dos documentos (muito importante tendo em vista a nova Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD); e gestão das licenças de importação (LIs).
Automação de tarefas repetitivas na gestão de importações
Pesquisa realizada com funcionários de diversas empresas constatou que durante uma semana de trabalho, 40% é perdida com a execução de tarefas manuais e repetitivas.
Nesse sentido, é possível imaginar diversas oportunidades de automação dentro da rotina do Comércio Exterior nas empresas, independente do seu ramo de atuação, pois existe a necessidade que ações ocorram dentro de uma sequência lógica do embarque até a chegada no destino final, ou seja, são repetitivas e recorrentes.
E ao realizar a ação da automação pretende-se evitar multas e sanções, seja pelo armador e/ou companhia aérea, pela correção do conhecimento de embarque e/ou da RFB por inexatidão e divergência da documentação.
Exemplos de como a análise de dados pode melhorar a tomada de decisões
As relações de consumo estão diretamente ligadas e conectadas ao perfil, vontade e desejos dos consumidores, dessa maneira, qualquer tipo de mudança e fora do tempo hábil pode ocasionar sérios prejuízos.
Consequentemente, a análise de dados tem um papel vital na coordenação dos processos de importação para planejar, mudar e realizar alterações, através dos dados que possam ser coletados a partir do software.
Ou seja, segundo reportagem da Revista Você RH o “grande fator de sucesso aqui é justamente a capacidade de transformar os números e a modelagem de dados em direcionamentos claros para a organização”.
Dados que versem sobre os temas abaixo apresentam relevância e podem corroborar com a análise e trazer vantagens competitivas, assim como a redução e otimização dos custos:
- Desempenho dos fornecedores;
- Tendências dos mercados;
- Planejamento da demanda;
- Otimização dos recursos;
- Gestão do estoque;
Com a Gett suas importações ficam muito mais fáceis
A Gett, desde a sua fundação, criou e vem desenvolvendo de forma constante um software que atende a necessidade dos seguintes segmentos: comercial importadora, comercial exportadora, trading companies e distribuidores de importados, objetivando assim, que os processos de Comércio Exterior dessas empresas fossem eficientes e assertivos de acordo com a especificidades dos seus procedimentos.
Hoje possuímos a expertise necessária e capaz de transformar e automatizar a sua operação, proporcionando conformidade legal, além de dados para análise.
Uma das principais vantagens do software da Gett é ir além do básico e proporcionar a integração com dezenas de e-commerce; Marketplaces; WMS e Sellent (força de vendas).
A Gett é a solução perfeita para o gerenciamento das suas importações.
