Trocar o ERP para importadoras envolve mais do que contratar outro software e transferir cadastros. Um Enterprise Resource Planning (ERP) pode estar conectado ao fiscal, financeiro, estoque, pedidos e processos de importação. Por isso, uma mudança mal planejada pode levar problemas antigos para a nova plataforma ou criar interrupções durante a transição.
Para empresas que planejam essa mudança em 2027, o primeiro passo é entender por que o sistema atual deixou de atender. Também é necessário definir o que a nova plataforma precisa cobrir, quais dados devem migrar, quais integrações precisam continuar funcionando e como testar os fluxos antes da troca definitiva. No comércio exterior, essa preparação também precisa considerar a expansão do uso da Declaração Única de Importação (DUIMP), já que a migração da Declaração de Importação (DI) para o novo modelo ocorre de forma gradual.
Quais sinais indicam que chegou a hora de trocar?
A necessidade de mudança costuma aparecer quando limitações do sistema passam a interferir de forma recorrente na operação.
Um sinal comum é a multiplicação de controles externos. Quando pedidos, embarques, despesas, documentos ou prazos precisam ser acompanhados em planilhas porque o ERP não contempla essas informações, parte da gestão de importação deixa de acontecer na plataforma principal.
O mesmo vale para lançamentos repetidos. Se a equipe registra uma informação no processo de importação e depois precisa inseri-la novamente no financeiro, estoque ou faturamento, a estrutura pode estar criando trabalho adicional.
Além disso, outros sinais incluem dificuldade para acompanhar custos por processo, baixa integração entre departamentos, relatórios que dependem de consolidação manual e necessidade frequente de adaptar a rotina às limitações do sistema.
Nenhum desses pontos, isoladamente, determina uma troca. A decisão deve considerar a frequência dos problemas, seu impacto e a possibilidade de corrigir sua origem.
Quando o problema pode ser resolvido sem migração?
Nem toda dificuldade exige substituir o ERP.
Nesse sentido, antes de iniciar um projeto de migração, verifique se as funcionalidades necessárias já existem e apenas não foram configuradas. Também vale revisar integrações contratadas, permissões de usuários, cadastros e procedimentos que continuam sendo executados fora da plataforma.
Em alguns casos, a empresa cresceu, criou novas áreas ou alterou sua operação sem revisar a configuração do sistema. O resultado é uma plataforma utilizada de forma diferente daquela prevista na implantação inicial.
Problemas de dados também merecem atenção. Duplicidade de produtos, fornecedores cadastrados de maneiras diferentes ou informações incompletas podem afetar relatórios e integrações mesmo em uma ferramenta capaz de atender ao processo.
Se a revisão resolver os principais pontos, uma migração pode acrescentar trabalho sem atacar a causa. Caso as limitações permaneçam porque o sistema não contempla atividades importantes ou depende continuamente de adaptações externas, a troca passa a ter outra justificativa.
Quais requisitos um novo ERP para importadora precisa atender?
Depois de confirmar a necessidade de mudança, a empresa precisa transformar os problemas identificados em requisitos para o novo sistema.
Essa lista deve partir da própria operação. O objetivo não é procurar a plataforma com mais funcionalidades, mas evitar que as mesmas lacunas apareçam depois da migração.
Fiscal e tributário
O novo ERP para importadoras precisa acompanhar as operações fiscais realizadas pela empresa.
Na análise, verifique os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) utilizados, as parametrizações necessárias, os cálculos tributários, os rateios de despesas e a conexão entre importação e faturamento.
Também é importante entender como o fornecedor acompanha alterações tributárias. Mudanças de regras podem exigir novas parametrizações ou adaptações no sistema, portanto esse processo precisa entrar na avaliação antes da contratação.
DUIMP e comércio exterior
A relação com o Portal Único Siscomex deve fazer parte da avaliação quando a empresa utiliza ou passará a utilizar a DUIMP.
Como a transição da DI para a DUIMP ocorre gradualmente, o novo sistema precisa acompanhar os processos utilizados pela importadora e as mudanças que atingem sua rotina.
Para quem planeja a troca em 2027, vale verificar como o fornecedor mantém a plataforma atualizada diante de alterações no Portal Único e quais etapas da importação ficam conectadas ao ERP.
Veja também Conheça a DUIMP: Declaração do Novo Processo de Importação.
Financeiro e custos
A importação gera compromissos financeiros em diferentes momentos. Por isso, o novo sistema deve permitir relacionar pagamentos, recebimentos, despesas e outras movimentações aos processos correspondentes.
Durante a avaliação, verifique como a plataforma acompanha valores previstos e realizados e se as informações da operação chegam ao financeiro sem exigir novos lançamentos.
Da mesma forma, a integração fiscal e financeira também precisa entrar no desenho da migração. Caso as duas áreas utilizem informações diferentes para o mesmo processo, a troca de ERP é uma oportunidade para organizar essa relação.
Estoque e logística
A entrada da mercadoria precisa seguir para o estoque sem perder o vínculo com a operação que originou o movimento.
Observe como o ERP registra entradas, saídas, localização dos produtos e custos associados às mercadorias importadas. Caso a empresa utilize um WMS ou outra plataforma logística, inclua essa integração no projeto.
A gestão de estoque e logística também deve fazer parte dos testes realizados antes da mudança definitiva.
Documentos e fornecedores
Pedidos internacionais, faturas, documentos de embarque e registros de fornecedores precisam entrar no levantamento.
Em seguida, a empresa deve decidir quais históricos serão migrados, quais documentos precisam continuar acessíveis e quais cadastros merecem revisão antes de entrar no novo sistema.
Transferir todos os registros sem análise pode simplesmente levar duplicidades e informações desatualizadas para a nova base.
Como planejar a migração sem parar a operação?
A mudança não deve começar pela data de desligamento do sistema antigo. Primeiro, monte um plano com etapas claras.
Defina quais processos entram na primeira fase, quem será responsável por cada atividade, quais integrações precisam estar disponíveis e quais testes devem ocorrer antes do uso diário.
Também determine um período de transição. Dependendo da operação, pode ser necessário validar o novo ERP enquanto o sistema anterior continua disponível para consultas e conferências.
Os períodos de maior volume merecem atenção. Se a empresa possui meses com concentração de embarques, fechamento financeiro ou outras atividades, considere esse calendário ao definir a implantação.
O treinamento também faz parte da migração. Usuários de importação, fiscal, financeiro, estoque e demais áreas precisam compreender como suas atividades passarão a acontecer na nova plataforma antes da mudança definitiva.
Dados, integrações e homologação
A qualidade da migração depende diretamente dos dados levados para o novo ambiente.
Antes de transferir cadastros, identifique registros duplicados, campos incompletos e informações que já não são utilizadas. Defina também quais históricos a empresa precisa consultar depois da troca.
As integrações exigem um levantamento separado. Liste sistemas contábeis, bancários, WMS, e-commerce, marketplaces e outras plataformas que recebem ou enviam informações.
Depois, homologue os principais fluxos utilizando situações próximas da rotina. Um teste pode acompanhar um processo desde o pedido até suas etapas financeiras, fiscais e de estoque, verificando se os dados chegam corretamente a cada área.
Essa etapa ajuda a encontrar problemas enquanto a empresa ainda consegue corrigi-los sem depender exclusivamente do novo ERP.
Como comparar fornecedores de ERP?
Nesse momento, a comparação deve permanecer ligada ao projeto de troca.
Apresente aos fornecedores os problemas encontrados no sistema atual e peça que demonstrem como a nova plataforma trataria essas situações. Assim, a empresa evita basear a escolha apenas em apresentações comerciais.
Também compare o plano de implantação. Pergunte quem participa do projeto, quais dados o fornecedor precisa receber, como acontecem as parametrizações e quais etapas passam por homologação.
Outro ponto é o suporte durante a transição. A empresa precisa saber quem será responsável quando aparecer uma dificuldade envolvendo dados, integração ou comunicação entre áreas.
Para aprofundar os critérios de escolha, veja o guia para escolher software para importadores e o conteúdo sobre ERP para importação.
Checklist de troca de ERP
Antes de marcar a data da mudança, confirme se a empresa já:
- identificou os motivos que justificam a troca;
- verificou quais problemas poderiam ser corrigidos sem migração;
- definiu os requisitos do novo sistema;
- mapeou rotinas fiscais, financeiras, de importação e estoque;
- identificou as integrações necessárias;
- revisou os cadastros antes da transferência;
- definiu quais históricos e documentos serão migrados;
- estabeleceu responsáveis pelo projeto;
- criou uma rotina de homologação;
- testou operações completas no novo ambiente;
- preparou os usuários das áreas envolvidas;
- definiu como será a transição entre os dois sistemas.
Por fim, depois desse levantamento, a empresa consegue avaliar um ERP para importadoras a partir daquilo que realmente precisa mudar na operação, em vez de comparar plataformas apenas pelo número de funcionalidades.
Se a sua importadora está planejando essa transição, vale conhecer o Gett Pro e comparar seus recursos com os requisitos definidos para a nova operação. A demonstração pode partir dos processos que motivaram a troca para mostrar como eles serão tratados depois da migração.
FAQ – Perguntas frequentes sobre ERP para importadoras
A troca pode ser considerada quando limitações recorrentes continuam afetando a operação mesmo depois da revisão de configurações, processos, dados e integrações.
Entre os principais pontos de atenção estão inconsistências nos dados, integrações incompletas, parametrizações incorretas, falta de treinamento e interrupções durante a transição.
Defina quais informações precisam permanecer acessíveis, revise os cadastros antes da transferência e valide os dados migrados antes de encerrar o uso do sistema anterior.
Se a operação utiliza DUIMP, os processos relacionados ao Portal Único precisam entrar entre os requisitos avaliados para o novo sistema.
Mapeie as rotinas que dependem do ERP, teste os cálculos e documentos utilizados pela empresa e valide a comunicação entre importação, faturamento e financeiro.
Não existe um prazo único. O planejamento depende do volume de dados, quantidade de integrações, parametrizações, testes, treinamento e período escolhido para a transição.