Crescer uma operação de comércio exterior no Brasil exige precisão, afinal, se a sua empresa importa para revender, o custo da mercadoria não termina no pagamento ao fornecedor, ele é uma soma complexa de custos, despesas e variações de câmbio.
Quando o volume aumenta, a gestão por planilhas deixa de ser um “ajuste” e passa a ser o maior risco do negócio, criando uma dívida operacional para quem não faz uso de um sistema para comércio exterior.
Um sistema para importação não é apenas um repositório de dados. Na verdade, ele deve ser a estrutura que garante que a conformidade fiscal e o lucro caminhem juntos, de modo que, assim, você não precise inflar sua equipe apenas para dar conta das operações manuais.
O que é um sistema para importação?
Muitas empresas ainda confundem um ERP financeiro comum com um sistema de gestão para importação. No entanto, essa distinção é fundamental para a eficiência operacional.
Em outras palavras, um sistema para importação é uma ferramenta tecnológica que uma empresa utiliza para planejar, executar e acompanhar todas as etapas envolvidas na compra de produtos no exterior, desde a negociação até a sua chegada no destino final.
Diferença entre sistema comum e sistema especializado
Um software genérico só “enxerga” o produto quando ele chega ao estoque, uma vez que, na prática, ele trata a entrada da mercadoria como uma simples compra nacional.
Por outro lado, um sistema especializado em importação entende o processo de forma cronológica e técnica, pois, assim, conecta o contrato de câmbio, o trânsito internacional e o desembaraço aduaneiro.
Enquanto isso, o sistema genérico obriga você a calcular rateios de despesas manualmente para, em seguida, digitar o resultado; já o sistema especializado em importação processa cada dado de forma nativa.
A estrutura que a importação exige
A carga tributária brasileira exige que impostos como II, IPI, PIS, COFINS, ICMS, IBS e CBS sejam calculados de forma encadeada. Nesse sentido, um sistema para importador tem a inteligência necessária para processar essas regras e, além disso, acompanhar as constantes mudanças nas legislações.
Dessa forma, ele funciona como o elo entre o fiscal, o financeiro e o comercial, centralizando a informação para que o gestor tenha clareza sobre onde o dinheiro foi aplicado.
Por que importadores não podem depender de planilhas?
As planilhas são as grandes responsáveis pelo “trabalho morto” na logística, pois não possuem trilha de auditoria e não conversam com o Portal Único Siscomex.
Depender de processos manuais é aceitar que a inteligência do negócio fique presa a um colaborador específico. Desse modo, quando essa pessoa sai ou o volume de embarques dobra, a operação trava.
Além disso, o erro humano na digitação de dados de DI é um dos principais motivos de multas aduaneiras.
Principais problemas de quem usa sistema genérico
Tentar adaptar um sistema nacional para o comércio exterior cria gargalos invisíveis que impactam o lucro líquido de cada lote importado.
Falta de controle fiscal automatizado
Sem um sistema de gestão para importação, sua equipe gasta centenas de horas copiando dados da Declaração de Importação (DI) para dentro de telas de entrada do sistema.
É um esforço repetitivo que esconde riscos fiscais em cada NCM mal classificada ou valor mal rateado.
Além do mais, o sistema genérico não valida se o que foi declarado ao fisco é, de fato, o que realmente está entrando na contabilidade da empresa.
Simulação de custos fora da realidade
Se o cálculo de nacionalização é feito de forma estimada em arquivos de Excel, o preço de venda já nasce errado.
Muitas vezes, pequenas taxas de capatazia, armazenagem alfandegada ou variações de cobrança de Demurrage ficam de fora da simulação de custos.stos.
Dessa forma, sem um software que considere o custo total do produto posto no armazém/estoque, você só descobre se teve lucro ou prejuízo semanas depois do desembaraço aduaneiro das mercadorias importadas.
Emissão manual de NF de entrada
Emitir a nota fiscal de nacionalização é, sem dúvida, um dos pontos de maior estresse para quem não tem automação.
Isso porque são dezenas de adições que necessitam de rateios precisos por peso, valor ou unidade tributável.
Por outro lado, um software para importação especializado transforma horas de digitação em um processo de poucos cliques, puxando os dados reais diretamente da DI ou da DUIMP.
Retrabalho entre financeiro e fiscal
Em ERPs para importação tradicionais, o financeiro paga as despesas logísticas como contas a pagar avulsas, mas esses valores nunca “sobem” para compor o custo real unitário do item no estoque.
O resultado é um setor fiscal que trabalha no escuro e uma gerência que fatura muito, mas não consegue enxergar a margem líquida real de cada mercadoria.
O que um sistema para importador precisa ter?
Ao avaliar a troca de tecnologia, foque em ferramentas que realmente tragam eficiência e reduzam processos burocráticos.
Gestão completa do processo
O sistema deve oferecer controle de ponta a ponta: da abertura da Proforma Invoice ao controle de free time do container.
Além disso, ter a visão de “estoque futuro” (mercadoria que ainda está em trânsito) é essencial para o comercial fechar vendas antecipadas com segurança, sabendo exatamente quando o lote chegará ao centro de distribuição.
Controle fiscal integrado
O software precisa ter conexão direta com o Portal Único Siscomex e via API para leitura da DUIMP. Isso garante que os dados declarados para a Receita Federal sejam os mesmos dados da sua nota fiscal.
Por fim, a automação no cadastro de itens e na conferência de atributos do Catálogo de Produtos reduz drasticamente a chance de autuações e agiliza a liberação da carga no Novo Processo de Importação (NPI).
Gestão de custos real
A ferramenta deve aplicar as fórmulas corretas para o rateio das despesas acessórias ao custo unitário.
Da mesma forma, se o frete foi por peso, o seguro por valor e a taxa portuária por container, o sistema precisa processar o cálculo sozinho para chegar ao custo real do item, protegendo a rentabilidade no momento da precificação nacional.
Indicadores estratégicos
O sistema deve entregar painéis de análise que mostrem, em tempo real, o desempenho dos fornecedores, a carga tributária média por linha de produto e o Lead Time de cada etapa da importação, transformando dados brutos em informação estratégica.
Rastreabilidade ponta a ponta
Segurança jurídica e financeira dependem de rastreabilidade, e o software deve vincular cada nota fiscal de saída a um lote de estoque, que por sua vez está ligado a uma DI ou DUIMP e a uma PO específica.
Em caso de uma revisão aduaneira ou necessidade de recall, o sistema para importação precisa dar acesso a todo o histórico do produto em segundos.
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Sistema para importação vs ERP tradicional
Diferenças práticas que impactam o dia a dia operacional:
| Funcionalidade | ERP Nacional Padrão | Software Especializado Gett |
| Entrada de NF-e | Digitação manual e lenta | Emissão direta a partir da DI/DUIMP |
| Rateio de Custos | Estimado ou manual | Automático e item a item |
| Conexão Aduaneira | Nenhuma (manual) | Integrado ao Siscomex / Portal Único |
| Cálculo Tributário | Configuração genérica | Inteligência específica para Comex |
| Visão de Margem | Apenas após o fechamento do mês | Disponível no momento da nacionalização |
Para quem este sistema é indicado?
A escolha da tecnologia define quem consegue escalar com rentabilidade e quem fica estagnado no trabalho manual.
Importador revendedor
Indispensável para quem atua em mercados com grande competitividade onde centavos fazem a diferença.
O sistema de gestão para importação garante que o custo real de nacionalização seja respeitado na formação de preço de venda, evitando oscilações de custos que podem passar despercebidas.
Comercial importadora
Ideal para operações que funcionam como intermediárias e abastecem o varejo ou atacado nacional.
Exige agilidade máxima na geração de documentos de entrada e saída para que a mercadoria não fique parada no estoque consumindo capital de giro.
Trading Company
Essencial para segregar as operações por conta e ordem ou encomenda, além de garantir a gestão financeira da trading e o controle do dinheiro.
O sistema automatiza a prestação de contas aos adquirentes (quando se trata da importação por conta e ordem), ao mesmo tempo, faz a simulação das operações, a geração de documentos e o controle automatizado dos embarques dos clientes, mantendo a contabilidade da trading impecável.
Como a Gett estrutura a gestão da importadora?
A Gett não entrega apenas tecnologia, ela entrega um método de alta performance por meio do desenvolvimento de soluções focadas em eliminar o que o mercado desperdiça com tarefas braçais.
Atualmente, um time típico gasta, em média, quase 8 mil horas por ano com digitação manual, ou seja, um tempo que poderia ser direcionado à inteligência comercial e à prospecção de clientes com o uso de um sistema especializado para importação de mercadorias.
Com o Gett Pro, oferecemos uma visão 360º de toda a operação de importação, desde a simulação de pré-custo até a venda nacional, com acesso a dashboards em tempo real.
Ao mesmo tempo, nosso sistema é 100% em nuvem e nativo para o Novo Processo de Importação, garantindo que o seu negócio esteja sempre um passo à frente das mudanças fiscais e aduaneiras.
Quer saber mais sobre o nosso sistema para importação? Entre em contato conosco e agende uma demonstração!
Perguntas frequentes sobre sistema para importação
É uma tecnologia especializada em gerenciar todas as etapas de uma compra internacional, desde o planejamento financeiro até o desembaraço aduaneiro e a emissão da nota fiscal de entrada.
Sim. Enquanto um ERP comum foca em rotinas administrativas nacionais, o ERP para importação trata de câmbio, impostos de nacionalização, rateios internacionais e integração com o Siscomex.
Com certeza. Ele elimina a necessidade de controles manuais em Excel, centralizando os dados e reduzindo erros de digitação que causam multas.
Sim, os melhores sistemas realizam o rateio automático de frete, seguro e despesas portuárias, vinculando esses valores diretamente ao custo unitário de cada produto.
Sim, ele garante que a classificação fiscal (NCM) e os tributos calculados estejam em conformidade com as regras da Receita Federal, assim todo o processo permanece alinhado às exigências legais.
Sim, empresas em crescimento costumam migrar de sistemas genéricos para soluções especialistas quando percebem que a tecnologia atual limita a expansão do negócio.
Sistemas modernos como o da Gett possuem integração via API com o Portal Único Siscomex, facilitando a transição para o novo processo de importação.
Sim, o faturamento de um sistema especializado já contempla as regras complexas de substituição tributária e outros impostos estaduais, bem como outros encargos fiscais aplicáveis.