A Proforma Invoice (ou Fatura Proforma ou, ainda, para os íntimos, somente “Proforma”) é um dos documentos que integram o fluxo do Comércio Exterior brasileiro.
Neste texto abordaremos o que de fato é esse documento, para que serve, suas funções e mais algumas curiosidades acerca dele.
O que é Proforma Invoice (Fatura Proforma)?
A Proforma Invoice é um documento que registra o desejo de comprar e vender determinada mercadoria ou serviço.
Considere-a como uma proposta de negociação ou até mesmo um orçamento (ambos de boa-fé). Para validá-la, o comprador precisa assiná-la e devolvê-la ao vendedor.
É uma prática corriqueira entre os envolvidos em Comex, enviar e receber a Proforma para a sinalização da operação.
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Qual a diferença entre Proforma Invoice e Commercial Invoice?
Uma vez definido que a Proforma Invoice é o documento que dá o pontapé inicial na operação (seja ela de Importação ou Exportação), a Commercial Invoice (Fatura Comercial) é o instrumento final da operação, junto com o Romaneio de Carga (Packing List) e o Conhecimento de Embarque.
A Proforma Invoice tem caráter informativo. Já a Commercial Invoice é reconhecida como um documento internacional e é equivalente à nossa Nota Fiscal. Um expressa o desejo de compra/venda, o outro formaliza essa operação.
Além disso tudo, na legislação brasileira não há instrumento legal que indique quais informações precisam estar na Fatura Proforma, porque, conforme já dito anteriormente, a Proforma Invoice tem caráter de informação, sem dispositivos fiscais e/ou tributários.
Porém, para a Commercial Invoice existe o Artigo 557 do Regulamento Aduaneiro (RA) que informa quais dados e informações precisam estar no documento para que ele seja válido perante a RFB.
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Para que serve a Fatura Proforma?
Além de expressar a vontade de compra e venda, a Proforma Invoice tem diversas funções como, por exemplo:
- ser base e servir de espelho para a Commercial Invoice;
- auxiliar na contratação de Carta de Crédito;
- auxiliar no fechamento de câmbio antecipado;
- auxiliar na emissão de Licenças de Importação prévias ao embarque; e
- controlar a abertura de processos em seu sistema de gestão.
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A importância da Proforma Invoice
Como vimos, a Proforma Invoice é um documento importante utilizado para as inúmeras funcionalidades citadas acima. Além disso, é o primeiro contato “oficial” entre vendedor e comprador, após a troca de e-mails sobre a compra/venda.
Também serve como base para a emissão da Commercial Invoice, Packing List (Romaneio de Carga) e Conhecimento de Embarque, conhecidos como os “documentos instrutivos de embarque”.
Além destes, outros que acompanham o embarque também podem usar a Proforma para espelhar as informações, desde que respeite os modelos oficiais já existentes (como os certificados de origem e análise, por exemplo).
A Proforma Invoice é tão importante que ajuda nos fechamentos de câmbio e possíveis financiamentos, pois contém o detalhamento necessário e as informações da operação a ser realizada.
Por não ter aspectos contábeis ou jurídicos, muitos deixam a Proforma Invoice de lado, o que pode ser um erro diante do papel importante que esse documento exerce nas operações de Comércio Exterior.
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Quando a Proforma Invoice é usada?
A Proforma Invoice surge no início do processo de Importação ou Exportação e serve principalmente para formalizar a intenção de compra e venda.
Ela também é usada nas operações de importação em que a NCM exige Licença de Importação prévia ao embarque. Como contém (ou pelo menos deveria conter) os dados do processo, funciona como um ótimo guia para emitir a LI.
Além disso, empresas utilizam a Proforma Invoice no fechamento de câmbios antecipados ou para conseguir algum financiamento para a operação.
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Quem é o responsável pela emissão da Fatura Proforma?
É o vendedor o responsável pela emissão da Proforma Invoice, conforme a negociação que estabelecer com o comprador.
Para melhor clareza e segurança, deve ser em papel timbrado da empresa vendedora e igualmente assinado por ela, demonstrando, assim, sua intenção de vender.
Geralmente é emitida em inglês, mas nada impede que seja emitida em português ou no idioma do comprador e/ou vendedor.
Como emitir Proforma Invoice?
Não há uma regra geral, mas a forma comum é o comprador enviar as informações necessárias para a emissão da Proforma Invoice, pelo vendedor, tais como quais os produtos, forma de pagamento etc.
Assim, o vendedor emite (de forma eletrônica, word, excel etc.) e envia ao comprador para a aprovação e assinatura.
Quais informações devem constar na Invoice?
Não há base legal na nossa legislação, porém, como a Proforma Invoice deve servir de espelho para a Commercial Invoice, pode-se considerar as exigências previstas no Artigo 557 do RA como as informações que precisam constar na Proforma:
São elas:
- dados do exportador (nome e endereço completos);
- dados do importador (nome e endereço completos);
- descrição dos itens comercializados, NCMs, suas quantidades, preços unitários, preço total e unidades comercializadas;
- modalidade de transporte;
- previsão de embarque;
- Incoterms;
- local de embarque e de destino;
- pesos líquido e bruto;
- tipo de embalagem e quantidade de volumes; e
- modalidade de pagamento e dados bancários do vendedor.
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Atualizado em: 14/01/2024.
