Assim como toda operação de compra e venda de mercadoria nacional está condicionada à emissão de uma nota fiscal, um processo de importação também precisa cumprir esta parte legal e contábil e ter, ao final do processo de nacionalização da carga, a emissão de uma nota fiscal de importação.
Mesmo para os mais experientes, esta é uma etapa do processo que pode gerar muitas dúvidas e questionamentos. Isso porque a forma correta para emitir uma nota fiscal dependerá de diversos fatores e irá variar conforme cada tipo importação e suas particularidades. De igual modo, haverá variações no nota fiscal de acordo com o tipo de empresa e seus enquadramentos fiscais.
O que é necessário para emitir uma nota fiscal de importação
Certamente, as questões tributárias, contábeis e legislativas que envolvem o processo de emissão de notas fiscais são algo que preocupa tanto o setor operacional quanto o gerencial de uma empresa.
Quando se trata de uma importação, essa preocupação aumenta. Mas o “desenho” de uma nota fiscal de importação deve começar mesmo antes de a carga embarcar. Afinal, as dúvidas e incertezas geram demora e lentidão na retirada da carga, o que resulta em custos extras de armazenagem, além de atrasos no recebimento da mercadoria.
Abaixo você encontrará os pontos mais importantes para que esta parte do processo de uma importação ocorra sem surpresas indesejáveis.
Documentos necessários
Uma nota fiscal de importação deverá refletir as informações destacadas na Declaração de Importação (DI). Isso significa que a efetiva emissão da nota somente pode iniciar após o registro da DI e a liberação da carga pela aduana. A carga precisa estar, efetivamente, nacionalizada. Isso acontece após a Receita Federal emitir o Comprovante de Importação (CI).
Por isso, estes são os dois documentos iniciais, imprescindíveis, para o começo da emissão da nota fiscal de importação. Além disso, também é necessário ter em mãos o espelho da nota fiscal. Este é um arquivo emitido pelo despachante aduaneiro.
Estes são os documentos de apoio necessários após a conclusão da liberação aduaneira da carga. Contudo, é preciso tomar alguns cuidados prévios, como consultar a contabilidade a respeito do enquadramento fiscal da empresa, exceções fiscais nas quais se enquadre determinada NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), isto é, o código de identificação do produto.
Também é necessário verificar se existe o uso ou não de benefícios fiscais que resultem em cobrança diferenciada de impostos, tanto os da importação quanto os estaduais como o ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços).
Tendo em mãos todas estas informações, o processo de emissão de uma nota fiscal de importação se torna mais fácil.
Abaixo, você verá algumas particularidades desta etapa do processo que podem gerar dúvidas no momento de conclusão da emissão da nota fiscal.
Rateio dos tributos
Quando existe somente um produto sendo importado, tudo se torna mais fácil. Mas é comum realizar a importação de diferentes tipos de produto em conjunto.
Quando isso acontece, é preciso entender que ocorre o rateio, ou seja, a divisão, dos tributos e taxas, de acordo com suas características.
Impostos, por exemplo, são cobrados conforme a NCM de cada produto. Já valores de frete da carga são divididos pelo peso líquido de cada produto importado. No caso do seguro, por sua vez, se faz o rateio a partir do valor aduaneiro de cada produto.
Ter esse conhecimento é importante para que a conferência dos impostos e taxas cobrados ocorra corretamente.
Diferimento de ICMS
Não é incomum que produtos importados possam ter isenções ou reduções de tributos. Isso ocorre em especial com a cobrança do ICMS, que é um imposto estadual e que pode sofrer oscilações ou ter benefícios fiscais.
Essa informação é importante pois, dependendo do tipo de isenção ou benefício, isso irá resultar em alteração na alíquota do imposto cobrado.
Sempre é interessante estar em contato com a contabilidade da empresa, a fim de sanar dúvidas desta parte do processo.
Rejeição
A parte final da emissão de uma nota fiscal de importação é o envio da nota para validação do sistema da Receita Federal. Embora ninguém queira, às vezes nesta etapa as notas podem sofrer rejeição. Neste caso, é preciso observar se há algum erro no preenchimento da nota.
Um dos motivos mais frequentes de rejeição é a especificação incorreta da unidade de medida do produto. Isso ocorre, pois nem sempre um produto é vendido pela mesma unidade de medida na qual é importado.
Segue um exemplo prático para esclarecer: um importador pode adquirir um produto no mercado internacional por toneladas e vendê-lo, no mercado interno, por quilo.
Este tipo de informação deve estar de forma clara no sistema que cada empresa utilizará no momento da emissão da nota fiscal de importação.
Caso você ainda tenha dúvidas com relação aos tópicos acima, o episódio #4 do Comex Digital Talk traz um conteúdo que trata estas dúvidas de uma forma muito clara e didática.
Importância de automatização para emissão da NF
Possuir um sistema de emissão de nota fiscal eficiente é importante em qualquer tipo de operação. Porém, quando se trata de comércio exterior, especialmente de importação, ter um sistema que entenda todas as particularidades da operação faz toda a diferença.
Muitos importadores, especialmente os iniciantes, enfrentam muitas dificuldades nesta etapa do processo, pois utilizam sistemas mais generalizados, o que dificulta o preenchimento correto das informações.
Afinal, na emissão de uma nota fiscal de importação, existem diversas particularidades que não existem nas negociações nacionais.
Por isso, não se engane, esse tipo de sistema faz toda a diferença para que a nota fiscal possa ser emitida de forma correta e eficaz.
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