O Comércio Exterior é uma área que exige muita atenção na preparação dos diversos documentos e trâmites necessários, e a tecnologia é uma excelente aliada de profissionais ao promover uma rotina mais dinâmica, maior produtividade, redução de falhas e maior controle do processo.
Uma dessas tecnologias é a gestão de XML (sigla para Extensible Markup Language): uma tendência que segue crescendo ano após ano. Resumidamente, é um formato de demarcação de linguagem padronizado utilizado no ambiente digital que flexibiliza o armazenamento e transferência de informações. Ainda está confuso? Então vamos trazer esse conceito para nossa rotina!
No Comércio Exterior, esse formato pode ser útil para automatizar etapas dos processos que são realizados manualmente, como a emissão de uma nota fiscal, por exemplo. Neste texto abordaremos mais detidamente o que é a gestão de XML e de que forma ela pode otimizar a rotina das operações.
Como funciona o XML?
O XML armazena informações de forma padronizada, dentro de elementos (</>) e respeitando uma hierarquia. Essa forma de linguagem é facilmente legível por pessoas e sistemas, mas para garantir a segurança dos dados ali presentes e que os benefícios sejam aplicados, é importante uma gestão inteligente com um software especializado.
Benefícios da gestão de XML para o Comércio Exterior
1. Automatização
A automatização é o principal benefício da utilização do XML no Comércio Exterior que pode ser aplicada para:
● emissão de Notas Fiscais Eletrônicas;
● importação do XML da Declaração de Importação (DI) e Importação do XML da Declaração de Importação Simplificada (DSI);
● importação de XML de NF gerada pelo despachante aduaneiro;
● armazenamento dos arquivos (XML e PDF) da Nota Fiscal;
● envio por e-mail dos arquivos (XML e PDF) das Notas Fiscais em lote para a contabilidade ou terceiros.
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2. Armazenamento de documentos
Sabe-se que no Comércio Exterior é importante armazenar as informações por pelo menos cinco anos. O XML permite que você armazene seus documentos com mais facilidade e também realize transmissão por nuvem, assim, mantendo sua empresa em conformidade com a legislação e segurança de dados.
3. Otimização do tempo
Contar com um software que realiza a gestão XML proporciona uma grande redução do tempo que antes era despendido com atividades repetitivas, sem mencionar a diminuição de burocracias.
Uma nota fiscal pode ser emitida em menos de 2 minutos, algo que sem essa tecnologia, de forma manual, poderia demorar até 4 horas dependendo da complexidade e quantidade de itens. As informações podem ser importadas e lidas a partir da Declaração de Importação (DI) com facilidade, evitando retrabalho na digitação, além da facilidade no cadastro de pessoas e produtos na DI e NF-e.
4. Redução de riscos
A automatização traz maior segurança nas informações prestadas, isso porque não permite falhas humanas resultantes da falta de atenção que podem trazer prejuízos como cálculos tributários errados, multas, taxas e até atrasos nos processos.
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5. Segurança e organização
As empresas que utilizam gestão de XML estão de acordo com a legislação brasileira e evitam possíveis penalidades provocadas por erros manuais. Mantém organizados os fluxos de documentos e evitam erros em cálculos tributários de impostos federais e estaduais, podendo também aplicar para benefícios e regimes especiais.
Além disso, utilizar essa tecnologia evita fraudes de estelionatários, evita o desconhecimento do líder a respeito das notas canceladas e acaba com as infinitas trocas de e-mails que podem se perder ao longo das conversas.
Em vista do exposto, é possível concluir que a automatização proporcionada pela gestão XML é uma das formas mais seguras para emitir, controlar e armazenar informações presentes em documentos, como a NF-e.
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