Como emitir NF-e de importação a partir da DUIMP?

A emissão da NF-e de importação no Novo Processo de Importação depende da integração com a DUIMP e exige automação para garantir conformidade fiscal, reduzir erros operacionais e acelerar a nacionalização das mercadorias.

A nota fiscal de importação é documento obrigatório que permite, além da circulação da mercadoria nacionalizada dentro do território brasileiro, a sua incorporação ao patrimônio da empresa importadora.

Sua emissão no Novo Processo de Importação se dá a partir da Declaração Única de Importação, entretanto, o uso de um software para NF-e na DUIMP é um requisito essencial para a importação de dados de um documento para o outro.

Isso porque a DUIMP trouxe uma estrutura de processamento diferente da antiga DI, centralizando dados da operação em um único fluxo mais automatizado, fazendo com que as empresas necessitem de um software especializado para a emissão da nota fiscal de entrada.  

Dessa forma, processos integrados de Emissão de NFe para importação passaram a ser tratados como parte da governança operacional das importadoras.

Afinal, sistemas conectados ao fluxo aduaneiro conseguem recuperar dados diretamente da declaração aduaneira, validar os impostos e estruturar automaticamente a NF-e conforme as regras fiscais vigentes.

O que é a NF-e de importação?

A NF-e de importação corresponde ao documento fiscal utilizado para registrar a entrada de mercadorias nacionalizadas no estoque da empresa importadora. Ela formaliza contabilmente e fiscalmente a internalização da carga no território nacional após o desembaraço aduaneiro.

A emissão ocorre após a nacionalização da mercadoria e deve refletir exatamente os dados presentes na DUIMP (Declaração Única de Importação).

Além disso, a nota fiscal também alimenta obrigações acessórias, escriturações fiscais e controles financeiros internos. Qualquer inconsistência entre a DUIMP e a NF-e pode gerar, por conseguinte, problemas tributários junto ao Fisco.

Diferença entre NF-e de entrada e outros documentos fiscais

A nota fiscal de entrada de importação possui finalidade diferente de notas fiscais de remessa, transferência, devolução ou venda.

Enquanto outros documentos registram a circulação interna de mercadorias no território nacional, a NF-e de importação formaliza a incorporação de produtos nacionalizados ao patrimônio da empresa.

Relação com a operação de importação

A NF-e de entrada não funciona como um documento isolado. Ela representa, de fato, a etapa fiscal de encerramento do processo de importação.

Os dados utilizados na emissão da NF-e derivam diretamente da DUIMP e quando há divergência entre a declaração aduaneira e a nota fiscal, a empresa pode enfrentar dificuldades na escrituração fiscal, inconsistências no SPED e questionamentos relacionados ao crédito tributário.

Porém, as empresas que utilizam um Software para NF-e na DUIMP conseguem consolidar essas informações automaticamente dentro de um fluxo centralizado, reduzindo a digitação manual e eliminando redundâncias operacionais.

Por que a emissão correta evita riscos fiscais?

A Receita Federal e as Secretarias de Estado de Fazenda (SEFAZ) realizam os devidos cruzamentos eletrônicos de dados entre DUIMP, NF-e, pagamentos tributários e escriturações digitais.

Erros aparentemente simples podem gerar consequências relevantes, como rejeições na SEFAZ. Por isso, a correta Emissão de NFe para importação reduz a exposição da empresa e melhora a rastreabilidade documental da operação.

Como a DUIMP se conecta à emissão da NF-e?

A DUIMP centraliza as informações de naturezas aduaneiras, administrativas, fiscais, tributárias, financeiras e comerciais em uma estrutura digital integrada ao Portal Único de Comércio Exterior.

Leia mais: Conheça a DUIMP: Declaração do Novo Processo de Importação

Em outras palavras, isso significa que os dados utilizados na emissão da NF-e passam a depender diretamente das informações registradas na Declaração Única de Importação.

Nesse sentido, as empresas que operam manualmente precisam acessar diversos ambientes para recuperar dados da importação, conferir impostos e validar as informações fiscais antes da emissão da NF-e.

Já os sistemas integrados realizam a leitura automática da DUIMP e estruturam os dados fiscais dentro da plataforma de automação.

Dados recuperados da DUIMP

Softwares especializados, como o Gett Pro, conseguem recuperar todos os dados da DUIMP diretamente do Portal Único para a emissão da NF-e de importação de forma fácil, ágil e em poucos cliques, o que garante maior eficiência e precisão.

Assim sendo, quando a DUIMP está apta para ser faturada, a empresa importadora pode consultá-la no Portal Único via sistema, informando o número de registro e importando a última versão da declaração aduaneira, o que possibilita a emissão da NF-e de Entrada de Importação ao selecionar uma Parametrização de Faturamento.

Assim, a NF-e é gerada com base nas informações da última versão da DUIMP importada para dentro do sistema.

Esse processo reduz falhas de digitação e melhora a consistência das informações fiscais, visto que, ao utilizar um sistema emissor (ERP) genérico e não um software especializado para importadores, a empresa dependerá do preenchimento manual de campos da NF-e de importação.

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Informações fiscais necessárias

Mesmo com automação, alguns parâmetros tributários dependem da configuração correta da empresa importadora.

Entre os principais pontos estão:

• CFOP de entrada;
• Código de Situação Tributária – CST;
• Regime de tributação;
• Regras estaduais para o cálculo do ICMS.

Quanto às despesas registradas na DUIMP, elas são recuperadas também, podendo ainda ser lançadas novas despesas acessórias da operação, que serão levadas para a NF-e de Entrada e somadas no campo “Outras despesas”.

Entre as despesas recuperadas pelo sistema dos totais da DUIMP, estão:

• Antidumping;
• Despesas e acréscimos aduaneiros;
• Multa;
• Taxa de Utilização do Siscomex (TUS).

A qualidade dessas configurações influencia diretamente a precisão da Nota fiscal de entrada emitida.

Validações antes da emissão

Antes da geração da nota fiscal, é preciso validar uma série de informações a fim de evitar rejeições ou inconsistências tributárias.

Entre as principais validações estão:

• Compatibilidade de código NCM e descrição da mercadoria;
• CFOP correto;
• Base de cálculo de ICMS e alíquota;
• Valores aduaneiros;
• Quantidades comercial;
• Unidade de Medida Estatística/tributável.

Processos automatizados conseguem executar essas conferências em poucos segundos, o que reduz, sem dúvida, o retrabalho operacional.

Passo a passo para emitir NF-e de importação a partir da DUIMP

A integração da DUIMP e a NF-e de importação exige integração entre o Portal Único e o sistema interno da empresa importadora.

Quanto maior o volume operacional da empresa, maior tende a ser a necessidade de automação na geração dos documentos fiscais por meio da utilização de um ERP especializado.

Recuperar a DUIMP

Para a recuperação da DUIMP, em primeiro lugar, o passo consiste em consultar os dados da DUIMP informando o número de registro e importando a última versão da Declaração Única de Importação.

Essa consulta é feita por meio de um certificado digital e-CPF do diretor da empresa importadora ou de um funcionário habilitado ou ainda de um representante legal da empresa cadastrado no sistema.

As empresas que utilizam plataformas integradas conseguem recuperar automaticamente os dados da declaração aduaneira e dos produtos.

Conferir dados da operação

Em seguida, após recuperar a DUIMP, deve-se conferir os dados da operação antes da emissão da nota fiscal.

Essa etapa envolve a conferência de alguns dados, como:

• Dados do fornecedor;
• Identificação do importador e do adquirente;
• Descrição dos produtos;
• Valores;
• Tributos;
• Despesas;
• Modal de transporte;
• Modalidade de Importação;
• UF e data de desembaraço aduaneiro;
• Informações complementares da DUIMP.

Falhas nessa etapa podem comprometer a emissão e validação da nota fiscal de entrada na importação.

Validar produtos, NCM e impostos

Não basta tão somente recuperar a DUIMP e gerar a NF-e de importação. É importante antes de tudo validar as informações de cada um dos produtos constantes na DUIMP, incluindo a NCM de cada item, os tributos incidentes, suas bases de cálculo e suas respectivas alíquotas.

Leia mais: Classificação fiscal de mercadoria: principais dúvidas dos importadores

Isso porque erros de classificação fiscal afetam diretamente a tributação da importação, então, mesmo que a empresa utilize soluções voltadas para a automação de documentos fiscais, é importante validar produtos, NCMs e impostos.

Parametrizar faturamento

Posteriormente, após validar todas as informações, incluindo as despesas acessórias da operação, o sistema precisa estruturar o faturamento da operação.

Nessa etapa são definidos:

• Limite de tolerância de ajustes de valores em relação às casas decimais;
• Natureza da operação;
• Se a operação é tributada ou não;
• Empresa;
• CFOP;
• Alíquota específica;
• CST;
• Fundo de Combate à Pobreza (quando aplicável);
• Desoneração do ICMS e qual o motivo;
• Benefício fiscal do Crédito Presumido;
• Imposto de Bens e Serviços (IBS) e Contribuição de Bens e Serviços (CBS); entre outros parâmetros.

As importadoras que operam em diversos estados precisam sobretudo considerar as diferenças de legislação estadual relacionadas ao ICMS.

Emitir a NF-e de entrada

Com os dados validados, deve-se gerar e transmitir a NF-e para autorização da SEFAZ. A nota fiscal deve refletir exatamente os dados da DUIMP desembaraçada.

Após a autorização de uso, a empresa deve imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para acompanhar o transporte da mercadoria do recinto alfandegado até o seu destino, que pode ser as instalações do próprio importador.

Armazenar e rastrear o documento

Por fim, após a autorização da NF-e, a empresa deve manter a nota fiscal emitida armazenada no sistema para garantir a rastreabilidade completa da operação, bem como cumprir o que a legislação determina, que é a boa guarda de todos os documentos relacionados à importação por um período mínimo de 5 anos, incluindo o Extrato da DUIMP, os comprovantes de pagamento dos tributos e despesas, além dos documentos da operação logística e financeira.

Empresas com alto volume operacional adotam plataformas em nuvem com a finalidade de consolidar toda a documentação da importação em um único ambiente.

Erros comuns na emissão de NF-e via DUIMP

Diversos problemas fiscais surgem devido à ausência de integração entre os sistemas aduaneiros e fiscais.

Entre os erros mais recorrentes estão:

• Digitação incorreta do número da DUIMP;
• Divergência de NCM;
• CFOP incompatível;
• ICMS calculado incorretamente;
• Base de cálculo divergente;
• Quantidade comercial inconsistente;
• Unidade de Medida Estatística/Tributável incorreta;
• Rateio inadequado de despesas.

Existem também problemas relacionados à falta de atualização tributária nos ERPs tradicionais. Muitas empresas ainda utilizam parametrizações antigas voltadas à DI, sem adaptação ao novo modelo da DUIMP.

Como um software reduz retrabalho nesse processo

A automação operacional transformou a gestão documental das importadoras. Processos que antes dependiam de planilhas, conferências manuais e diversos lançamentos passaram a funcionar de forma integrada.

Softwares desenvolvidos para NF-e na DUIMP automatizam etapas como:

• Recuperação automática da DUIMP;
• Importação de dados;
• Controle documental;
• Armazenamento de documentos gerados;
• Rastreamento de eventos fiscais.

O software de importação da Gett trabalha justamente com integração operacional voltada ao comércio exterior, conectando dados da importação aos fluxos fiscais e administrativos da empresa.

Como resultado, com processos automatizados, a empresa reduz:

• Retrabalho operacional;
• Dependência de lançamentos manuais;
• Risco de inconsistências fiscais;
• Tempo de emissão;
• Divergências contábeis;
• Erros tributários.

Outro ganho relevante envolve a padronização operacional. Quando as regras fiscais ficam parametrizadas no sistema, as operações passam a seguir fluxos consistentes independentemente do volume de importações realizadas.

A centralização documental também melhora a governança da operação, uma vez que todas as informações ficam vinculadas à mesma estrutura digital da importação.

Com a evolução da DUIMP e do Portal Único, a tendência é que os processos fiscais ligados à importação fiquem cada vez mais integrados, automatizados e sujeitos a validações eletrônicas em tempo real.

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FAQ – Perguntas frequentes sobre como emitir NF-e de importação a partir da DUIMP