As atividades repetitivas que um colaborador precisa realizar geram custos para as empresas em diferentes sentidos, e contar com a automatização de processos pode ajudar a reduzi-los.
O primeiro deles é aquele em que o tempo demandado para realizar tarefas repetitivas poderia ser utilizado para algo que trouxesse valor para empresa, como a busca constante por melhorias, prospecção de mercado, criação e execução de estratégias e excelência no atendimento.
O segundo custo que podemos mencionar é da alta rotatividade (turnover) na folha de pessoal em decorrência dos pedidos de demissão por parte de profissionais desmotivados e desestimulados, que não sentem evolução em suas carreiras ao realizar a mesma tarefa todos os dias, atividades essas que não estimulam conhecimento nem os tiram da zona de conforto. Fica aqui um alerta para os empresários e setor de recursos humanos.
A transformação digital veio para facilitar as rotinas das empresas e no Comércio Exterior pode proporcionar muitas vantagens, como a emissão de Notas Fiscais em segundos, acompanhamento automático de cargas e instruções para emissão de documentos. Continue a leitura para saber mais sobre a automatização de processos!
O que é a automatização de processos?
Automatização é quando uma máquina consegue realizar determinadas atividades sem interferência humana. Isso pode se dar em máquinas em uma indústria, por exemplo, mas também no gerenciamento de informações em um software. Nesse artigo focaremos no segundo caso e mostraremos as diversas vantagens que a automatização de processos traz para empresas e profissionais.
Para você entender melhor esse conceito, pense quanto tempo seu colaborador gasta emitindo notas fiscais durante um mês inteiro. Agora imagine se essas notas fossem analisadas em poucos segundos. Ou se a instrução de embarque com todas as peculiaridades do processo fossem enviadas ao despachante aduaneiro e agente de carga seguindo um padrão e ainda de forma automática, sem precisar repetir digitações e sem margem para erros. Ou follow-up e e-mails sendo enviados de forma automática no momento exato. Ou ao invés de centenas de e-mails trocados entre setores ou com fornecedores que estes fossem substituídos por uma notificação no sistema? Parece interessante, não é mesmo? Pois saiba que isso já é possível!
E empresas que investem em tecnologia têm mais chances de se manterem saudáveis no mercado e podem ainda dobrar sua competitividade, segundo pesquisa da INSEAD (Institut européen d’administration des affaires) com colaboração da AT&T (AT&T Corporation).
Como será o profissional do futuro?
Agora você pode estar se perguntando, com tudo utilizando automatização, os colaboradores se tornam, então, indispensáveis? A resposta para essa pergunta é… “não”. O ideal é que os colaboradores sejam realocados para executar atividades não robotizadas que agreguem conhecimento a eles e ao core business da organização.
A tendência, que não se limita ao Comércio Exterior, é vermos a automatização de processos cada vez mais implantada nas empresas. O que significa dizer que existem características que se tornarão essenciais para os profissionais do futuro, como:
- capacidade analítica: com dados já coletados e organizados, é necessário uma interpretação inteligente para uma boa tomada de decisão, o que demanda dos profissionais uma capacidade analítica para decidir tomar determinada ação com base em suas experiências e conhecimentos;
- criatividade na solução de problemas: com a atual situação logística que o mundo está enfrentando, é necessário criatividade para solucionar gargalos e problemas do Comércio Exterior, uma habilidade ainda essencialmente humana;
- negociação: profissionais com capacidade de negociação e persuasão são cada vez mais requisitados no mercado de Comex e têm grandes chances de crescimento em suas carreiras à medida que mostram seus resultados.
Benefícios da automatização de processos para o Comércio Exterior
Agora que já entendemos como a automatização de processos é uma tendência e que as empresas e profissionais podem trabalhar juntos para facilitar as operações e trazer vantagens para ambos os lados, vamos focar nos benefícios que automatizar processos podem trazer a uma empresa. Continue a leitura!
1- Redução de tempo e custos
Como já falamos, com automatização de processos, a redução do tempo exercido em determinada atividade é considerável, assim como, consequentemente, os recursos utilizados e custos despendidos nessas demandas. A produtividade dos colaboradores aumenta e suas ações se tornam mais acertadas.
2- Democratização e centralização das informações
No Comércio Exterior, muitas das informações que precisamos estão nas mãos de terceiros e isso gera troca de e-mails e ligações que muitas vezes são desnecessárias.
Com a automatização de processos é possível deixar todos os dados necessários visíveis para os integrantes da equipe, empresa ou fornecedores. A centralização de informações apoia as tomadas de decisão e ajuda colaboradores a visualizarem todo o processo e, assim, terem clareza da operação e criatividade para resolução de um determinado problema.
Além disso, aumenta sensivelmente o controle e acompanhamento da operação como um todo, assim, reduzindo gargalos.
3- Redução de erros humanos
Ao eliminar tarefas repetitivas, a automatização reduz os erros humanos decorrentes da falta de atenção ou erros de interpretação. Sabemos que erros no Comex podem significar grandes prejuízos, portanto essa diminuição de erros, significa também, redução de custos.
4- Resolução agilizada de problemas e menor burocracia
Para uma tomada de decisão provocada por determinada adversidade, algumas vezes é necessário envolver diferentes setores e fornecedores. Esse processo pode ser oneroso e tomar tempo para uma tomada de decisão.
A redução da burocracia nos processos é sentida com a automatização de processos, e acontece graças à confiabilidade dos dados.
5- Confiabilidade de dados
Com dados sendo capturados diretamente de fontes primárias, como o Portal Único, por exemplo, a confiabilidade de dados nos processos é muito maior e permite que apenas setores pontuais sejam envolvidos para tomadas de decisão de maneira acertada.
Nesse conteúdo, foi possível perceber que cada benefício citado gera diferentes vantagens para a organização, que conta com maior facilidade em identificar gargalos, reduzir erros e solucionar problemas, resultando em uma melhoria constante da organização. A empresa se torna mais madura, segura e com maior chance de escalabilidade.
A tecnologia, hoje, anda ao lado das empresas de sucesso. Conheça as soluções da Gett Tecnologia para o Comércio Exterior, solicite uma demonstração.
