A logística de uma operação de compra e venda internacional é complexa. São diversas as negociações, burocracias, trâmites e conhecimentos necessários em diferentes áreas para uma mercadoria chegar em segurança e dentro do prazo acordado até o seu destino.
Além da expertise necessária para realizar uma operação de logística internacional, importante entender que diversos são os envolvidos formando esta cadeia de suprimentos: transportadoras, companhias de transporte internacional, despachantes aduaneiros, autoridades e órgãos anuentes.
O Agente de Carga Internacional é o responsável pelo relacionamento entre estes players e pelo entendimento e realização da logística para o importador e exportador.
O que é um Agente de Carga Internacional?
A forma mais fácil de entender o que é um Agente de Carga Internacional é criando uma analogia com o agente de viagens. O papel destes dois agentes é semelhante, porém enquanto um leva pessoas do ponto A ao ponto B, o outro leva cargas, e mais:
- O agente de viagens busca a passagem com o melhor preço para seu cliente e faz uma reserva. O Agente de Carga Internacional também, porém em diferentes modais de transporte e para levar mercadoria até o destino – não turistas.
- Enquanto o agente de viagens é contratado para reservar um hotel, o Agente de Carga Internacional é contratado para reservar um espaço em um armazém ou terminal.
- O agente de viagens prepara documentos, como vistos ou vacinas necessárias para viagem a determinado país. O Agente de Carga Internacional também, prepara os documentos necessários para a entrada da mercadoria em determinado país e garante o tratamento certo para que esta carga entre em território estrangeiro, por exemplo: fumigação de madeira, elaboração de etiquetas especiais, e outros.
- O agente de viagens orienta aos seus clientes hábitos culturais e gafes que não podem ser cometidas. Já o Agente de Carga Internacional garante que a mercadoria esteja dentro das normas daquele determinado país de destino, evitando assim que ela seja devolvida à origem ou destruída (a pedido das autoridades locais).
- O agente de viagens contrata seguro de vida / saúde para os viajantes. O Agente de Carga Internacional contrata o seguro para proteger a mercadoria de eventuais sinistros ocorridos no transporte.
O perfil do Agente de Carga Internacional
O Agente de Carga Internacional é o representante legal do importador e do exportador na realização do transporte da mercadoria desde a origem até o destino, bem como é responsável por todos os procedimentos burocráticos.
Portanto, ele é quem:
- emite documentos,
- negocia fretes e taxas,
- acomoda cargas,
- consolida e desconsolida unidades
- e verifica eventuais peculiaridades durante todo o processo logístico.
Isto posto, não raro demanda-se destes profissionais que possuam habilidades multidisciplinares, pois todos os dias eles serão desafiados a conhecer algo novo, enfrentando adversidades únicas em cada embarque ou mesmo na legislação aduaneira.
O profissional desta área, atuando como empreendedor ou colaborador, deve possuir:
- boa comunicação,
- agilidade nas atividades diárias,
- senso de urgência,
- inteligência analítica
- e capacidade de negociar e de se relacionar com diferentes culturas.
Quando o Agente de Carga Internacional é necessário?
O Agente de Carga Internacional não é obrigatório, mas será sempre necessário para o transporte na compra e venda internacional na medida em que trabalha para facilitar os trâmites logísticos e reduzir custos para importadores e exportadores, trazendo mais segurança e menos riscos para a operação.
Quais são as atribuições dos Agentes de Carga Internacional?
A principal atribuição do Agente de Cargas Internacional é garantir que a mercadoria será entregue sem avarias nos termos, condições e prazo estabelecidos no momento da negociação com seu cliente.
Para isso ocorrer com excelência, é necessário a prévia negociação dos custos e a preparação dos documentos necessários aos trâmites de importação e/ou exportação.
Veja também: Frete Internacional: O que é e como funciona?
Como é o trabalho de um agente de cargas?
O trabalho de um Agente de Carga Internacional depende muito de dados recebidos por terceiros, os quais devem ser analisados, interpretados e, transformados em informação útil a ser compartilhada com seus clientes.
A partir destas informações serão tomadas diversas decisões que antecedem o embarque, tais como:
- a empresa de transporte,
- o modal mais adequado,
- a data de saída e muitos outros detalhes.
Apesar de existir uma rotina burocrática a ser seguida, o dia a dia do Agente de Carga Internacional é dinâmico em razão das diferentes atividades que realiza ao longo do dia – oportunidade de aprendizados diários.
Muitas vezes este profissional trabalha além do seu expediente para negociar, receber e/ou enviar informações para países com diferentes fusos horários.
O dia a dia do Agente de Carga Internacional.
Abaixo algumas rotinas comuns ao dia a dia do Agente de Carga Internacional, que se baseia, em suma, na comunicação com parceiros, fornecedores e cliente:
Solicitação de cotações para companhias de transporte:
O trabalho do Agente de Carga Internacional inicia quando seu cliente (o importador e/ou o exportador) envia os principais dados da carga solicitando cotação para frete internacional, quais sejam:
- Incoterm;
- Dimensões;
- Peso;
- Cubagem;
- Descrição da mercadoria;
- NCM;
- Melhor data para embarque;
- Valor da mercadoria.
Veja também: Incoterm DAP: O que é e quando ele é aplicado?
Na sequência, o agenciador inicia seu planejamento, averiguando, com base nas informações adquiridas, a forma mais adequada de realizar o embarque, sempre buscando a melhor taxa de frete com as melhores condições — não adianta o frete ter um baixo custo se a rota vem a ser mais longa que o planejado, ou se o cliente não conseguir o free time esperado no porto, ou até mesmo se existir a cobrança de taxas adicionais que encarecem a operação.
Diversas são as variáveis estudadas por esse profissional até a escolha da companhia de transporte, que oferecerá ao seu cliente as melhores condições financeiras e logísticas. Após este estudo, a proposta é feita com a adição do profit (remuneração) do Agente de Carga Internacional sobre as taxas de frete.
Reserva de praça:
Assim que a proposta enviada pelo Agente de Carga Internacional for aprovada por seu cliente, é definido a melhor data para o embarque e são confirmados os dados apresentados na cotação, após o que será realizado o booking (reserva de praça) perante a companhia de transporte e, sempre que possível, contratado seguro internacional.
O Agente de Carga Internacional neste momento também agenda com o exportador e a transportadora a preparação da carga e sua coleta.
Emissão e/ou conferência de documentos:
É muito importante que o Agente de Carga Internacional conheça desde o início toda a operação logística, prazos e burocracia, de modo a antecipar, por exemplo,se serão necessários Certificado de Origem, Licenças de Importação ou Exportação, entre outros.
Averiguada toda documentação e os trâmites necessários, o Agente de Carga emitirá então:
- Instrução de Embarque,
- Conhecimento (BL ou AWB),
- Invoice
- e Packing List
Que uma vez emitidos precisarão ser aprovados por todas as partes: importador, exportador, companhias de transporte,agentes nacionais e no exterior.
Contato com o despachante e acompanhamento da liberação:
Após a emissão e aprovação de todos os documentos necessários, coleta da carga e chegada no aeroporto, o Agente de Carga Internacional entra em contato com o despachante para realizar a liberação, momento em que a carga será desembaraçada e poderá vir a ser parametrizada (a) na exportação em canal laranja, verde, vermelho ou cinza e (b) na importação em canal amarelo, verde, vermelho e cinza.
Dedos sempre cruzados esperando ansiosamente pelo canal verde de parametrização!
Se houver demurrage ou detention, o Agente de Carga Internacional é responsável por cobrar de seu cliente este pagamento (podendo incluir uma taxa sobre este valor).
Veja também: Demurrage: O que é e como funciona essa cobrança?
Follow up:
O Agente de Carga Internacional deve avisar ao seu cliente, em tempo real através do follow up do embarque, todas as atualizações nas datas de saída, de previsão de chegada, de liberação, etc.
Quais as vantagens de contar com um Agente de Carga Internacional para os envios internacionais?
Muitas são as vantagens de contratar um Agente de Carga Internacional para realizar os trâmites e burocracias, contudo a principal delas é a otimização do tempo para empresas que importam e/ou exportam seus produtos e não possuem o afretamento como core business.
Além disso, operações de importação ou exportação exigem cuidados especiais, pois cada embarque é único, um erro nos trâmites ou na documentação exigida pode causar multas, atrasos, custos extras e grandes prejuízos à operação. A expertise do Agente de Carga Internacional ajuda que este processo seja finalizado mitigando estes danos.
Os Agentes de Carga Internacional possuem uma grande rede de contatos e lidam diariamente com um grande volume de embarques, de forma que conseguem:
- melhores tarifas de frete,
- menor transit time
- e maior poder de barganha com portos, aeroportos, terminais e complexos logísticos.
Veja também: Logística Portuária e o impacto na economia do país
Como a tecnologia pode substituir os Agentes de Carga Internacional?
Nem sempre o importador ou exportador se sente à vontade em confiar suas informações ou receber informações apenas de seu Agente de Carga Internacional. Atualmente com o avanço da tecnologia é possível realizar atividades de maneira automática (que antes necessitavam um Agente de Carga envolvido), como por exemplo:
- rastreio e monitoramento de cargas,
- envio de follow ups,
- lançamento de documentos nos sistemas da Receita Federal
- e, até mesmo, a busca por melhor condições de frete.
Conclusão
Mesmo com a tecnologia, o Agente de Cargas Internacional continua sendo um dos players mais importantes do Comércio Exterior, uma vez que ele realiza a intermediação entre todas as partes da cadeia logística e garante atenção e dedicação total aos importadores e exportadores que desejam transportar sua mercadoria de uma nação à outra, mitigando todos os riscos possíveis.
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Artigo escrito por Kauana Benthien A. Pacheco
Kauana tem seis anos de experiência no Comércio Exterior, é formada em Negócios Internacionais e cursa pós-graduação em Big Data & Market Intelligence. É criadora da página de conteúdo sobre Comércio Exterior, a ComexLand, onde escreve sobre Economia Global e Comércio Internacional.
