A nota fiscal de exportação representa o registro fiscal que sustenta a operação perante a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda estadual.
Erros comuns na emissão acontecem com uma frequência maior do que deveria, entretanto, com o avanço da digitalização dos controles aduaneiros e a crescente integração entre sistemas fiscais e de comércio exterior, a margem para inconsistências vem se tornando cada vez menor.
Mas ainda assim, os erros ainda acontecem, e com base no estudo realizado pela IOBcom 103 empresas, dessas 60% admitiram ter emitido notas fiscais com erros ou divergências, portanto, a atenção aos detalhes se faz necessária, mesmo com o avanço da digitalização e a crescente integração entre sistemas fiscais e de comércio exterior.
Neste texto vamos apresentar sobre o que é a nota fiscal de exportação, qual a sua função no fluxo operacional e fiscal das exportações brasileiras e, principalmente, como evitar os erros mais comuns na sua emissão.
O que é a nota fiscal de exportação e qual a sua função?
A nota fiscal de exportação é o documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a saída de mercadorias destinadas ao exterior.
Ela é emitida no modelo NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55) e sua função principal é documentar fiscalmente a operação de exportação, para que o fisco acompanhe a circulação da mercadoria, valide o enquadramento tributário correto e assegure a desoneração dos tributos na exportação.
Diferentemente da nota fiscal de venda no mercado interno, a nota fiscal de exportação possui algumas particularidades, tais como:
- Indicação de destinatário localizado no exterior;
- Uso de CFOPs específicos para exportação;
- Serve para acobertar o transporte da mercadoria desde o estabelecimento do exportador;
- Serve como base para a desoneração de impostos na exportação;
- Integração direta com a DU-E (Declaração Única de Exportação);
- Serve como elemento de conciliação entre valores comerciais, fiscais e aduaneiros.
Qualquer inconsistência entre a nota fiscal e os demais documentos do processo de exportação, como a fatura comercial, packing list e DU-E, tende a assim gerar atrasos no embarque da mercadoria ao exterior.
Por isso, é importante ter atenção aos detalhes para que a SEFAZ estadual autorize a operação e, ao mesmo tempo, não ocorram problemas na elaboração da DU-E no Portal Único de Comércio Exterior (Pucomex).
Então, por esse motivo, a empresa deve tratar a emissão da nota fiscal como uma etapa integrada ao planejamento da exportação, e não como uma obrigação isolada do setor fiscal.
Tipos de nota fiscal de exportação
Nem toda exportação segue o mesmo formato operacional, e isso se reflete nos tipos de nota fiscal utilizados. Os principais cenários são:
- Exportação direta: a empresa vendedora brasileira é a mesma que promove a saída da mercadoria para o exterior. Neste caso, a nota fiscal de exportação é emitida diretamente do exportador para o importador localizado no exterior.
- Exportação indireta: a venda ocorre para uma empresa comercial exportadora/trading Company, que posteriormente realiza a exportação. Neste caso, são exigidas duas notas fiscais distintas: a nota fiscal de venda para emitida para a empresa intermediária e a nota fiscal de exportação emitida pela empresa exportadora intermediária.
Cada uma dessas operações possui regras próprias, e a confusão entre elas é fonte recorrente de erros na emissão.
CFOPs aplicáveis à exportação e seus impactos
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um dos campos mais sensíveis da nota fiscal de exportação.
A escolha inadequada do código pode descaracterizar a operação e gerar questionamentos quanto à aplicação da desoneração tributária.
Alguns exemplos comuns de CFOPs utilizados em operações de exportação são:
- 7.101 – Venda de produção do estabelecimento
- 7.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
- 7.127 – Venda de produção do estabelecimento sob o regime de Drawback
- 7.501 – Exportação de mercadoria recebida com fim específico de exportação
- 7.504 – Exportação de mercadoria que foi objeto de formação de lote de exportação
Cada código reflete a origem da mercadoria e a natureza da operação e o uso incorreto do CFOP pode resultar em infrações e penalidades.
Preenchimento correto dos campos da nota fiscal de exportação
Para a emissão da nota fiscal de exportação, é necessário informar corretamente:
- Dados completos do exportador (emissor);
- Endereço completo do exportador;
- Dados completos do importador (destinatário);
- Endereço completo do importador, incluindo o País de destino;
- Local de entrega/embarque;
- Natureza da operação;
- CFOP da operação;
- CST;
- Classificação Fiscal da Mercadoria (NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul);
- Texto da posição da NCM;
- Descrição da mercadoria preenchida na nota fiscal;
- Unidade de medida estatística e unidade de medida comercializada;
- Quantidade na unidade de medida estatística e na unidade de medida comercializada;
- Valor FOB da operação;
- Moeda negociada e taxa de conversão;
- Peso líquido;
- Dados adicionais – informações complementares.
Falhas no cadastro do produto, como descrições incompletas das mercadorias e/ou NCM incorreta, ou até mesmo ausência de informações complementares exigidas pela legislação, podem comprometer a qualidade da nota fiscal.
Portanto, a atenção aos detalhes é primordial no momento da emissão da nota fiscal de exportação.
Qual a relação entre a nota fiscal de exportação e a DU-E?
Com a implantação do Pucomex e do Novo Processo de Exportação, a nota fiscal de exportação passou a ter integração direta com a Declaração Única de Exportação.
Na prática, os dados da NF-e alimentam a DU-E, reduzindo a necessidade de digitação manual, mas aumentando a dependência da qualidade das informações prestadas.
Por isso, é melhor pecar pelo excesso, sendo fundamental analisar e validar todas as informações que serão prestadas ao fisco antes da emissão da nota fiscal de exportação.
Como evitar erros na emissão da nota fiscal de exportação
A prevenção de falhas passa por uma combinação de processos bem definidos, capacitação técnica e integração entre áreas.
Leia mais: 7 erros comuns na emissão de Nota Fiscal de Exportação (e como evitá-los)
Para evitar erros na emissão da nota fiscal de exportação é preciso:
- Padronização de procedimentos: criação de roteiros internos para emissão da nota fiscal de exportação reduz a dependência de interpretações individuais e aumenta a consistência das informações.
- Integração entre as áreas fiscal, comércio exterior e logística: a troca de informações entre as áreas da empresa evita divergências entre documentos e assegura que todos os dados estejam alinhados em todas as etapas da operação.
- Revisão técnica antes da emissão da nota fiscal: a adoção de uma etapa de conferência, principalmente em operações de maior valor ou complexidade, ajuda a identificar inconsistências antes que a nota fiscal seja emitida.
- Atualização constante: a legislação tributária e aduaneira passa por alterações frequentes, por isso é importante manter a equipe atualizada para evitar erros decorrentes de interpretações desatualizadas.
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A nota fiscal de exportação concentra informações fiscais, comerciais e logísticas que sustentam toda a operação e, por isso, sua correta emissão depende, além disso, do apoio da tecnologia, de modo a evitar inconsistências que possam gerar atrasos no embarque, bem como infrações e penalidades.
Nesse contexto, a Gett oferece a solução ideal para que sua empresa emita notas fiscais de exportação sem erros comuns.
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