7 erros comuns na emissão de Nota Fiscal de Exportação (e como evitá-los)

7 erros comuns na emissão de Nota Fiscal de Exportação (e como evitá-los)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) passou a ter um papel ímpar nas operações de exportação a partir de meados de 2018, época em que a Declaração Única de Exportação (DU-E) substituiu o antigo Registro de Exportação (RE). Com essa nova importância, a emissão da Nota Fiscal de Exportação passou a ser decisiva em todos os despachos.

As informações nela contidas são utilizadas para elaboração da DU-E, sendo que alguns campos migram automaticamente pelo arquivo xml. Ou seja, se houver algum erro de preenchimento na Nota Fiscal, ele migrará errado para a DU-E, e nem uma Carta de Correção poderá retificar o campo incorreto, gerando atrasos, custos extras e multas.

Nesse texto veremos quais são os sete erros mais comuns e como evitá-los. Continue a leitura!

Por que a correta emissão da Nota Fiscal de Exportação é tão importante?

A emissão correta da Nota Fiscal de Exportação significa emitir corretamente 50% da DU-E. Só por aí, já fica claro o precedente perigoso que se abre ao não dar a devida atenção para a Nota Fiscal nos processos de exportação.

Erros podem, inclusive, parar seu processo, pois a inteligência dos canais de parametrização tende a observar discrepâncias que levam sua DU-E para um Canal Laranja, por exemplo, correndo o risco de perder o embarque. Como resultado: custos extras de armazenagem e multas, que dependendo da natureza do erro, ocasionam um desequilíbrio intenso no fluxo de caixa da empresa.

Lembrando que emitir Carta de Correção não corrige o campo que migra automaticamente da Nota Fiscal para a DU-E, isso porque a Carta de Correção não substitui o campo da NF-E com a nova informação, apenas gera um arquivo complementar no formato txt.

Quais são os 7 erros mais comuns na emissão de Nota Fiscal de Exportação?

Abaixo exemplificamos os sete erros mais comuns na emissão de uma Nota Fiscal de Exportação, que podem ser gerados ou por falta de atenção ou conhecimento sobre cada campo.

Fundo com céu roxo, e em um deck perto do mar, também roxo, temos caixas de madeira, representando a emissão de nota fiscal de exportação

Diferença entre unidade de medida comercializada X tributável

Nem sempre a Unidade de Medida (UM) que sua empresa usa para comercializar os produtos é a mesma do campo unidade de medida tributável. E por que isso?

Primeiramente, vamos deixar clara a terminologia correta: quando falamos de Nota Fiscal, estamos falando de unidade de medida tributável. Ao passo que no caso da DU-E esse mesmo campo tem o nome de unidade de medida estatística.

Essas informações são diferentes (UM comercializada x UM tributável) para fins estatísticos. Ficou definido que, para a NF-e atender ao projeto do Portal Único do Comércio Exterior, essas medidas seriam padronizadas de acordo com as recomendações da Organização Mundial das Aduanas (OMA).

Assim definiu-se para cada Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) qual era o tipo de unidade de medida que se utilizaria como padrão para informações estatísticas. Por exemplo: quanto de arroz se exporta ou se importa no mundo, nos continentes ou em determinados países – a OMA controla por quilos, enquanto as empresas comercializam em pacotes (sendo que o peso desses pacotes pode ser diferente de um quilo).

É possível consultar qual unidade de medida tributável deverá preencher nesse campo quando for cadastrar um produto, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Descrição dos produtos

O campo de descrição permite preencher de 1 a 120 caracteres e migra automaticamente para a DU-E. Aqui é importante ser direto, colocando a descrição o mais precisa possível em português, uma vez que a identificação do que é o material deve ser feita apenas com a informação da Nota Fiscal.

Muitos erram ao descrever o produto em inglês usando apenas palavras técnicas e nome da marca.

Não se preocupe, embora limitado a 120 caracteres, na DU-E existe um campo de descrição complementar no qual você pode adicionar toda a descrição necessária para estar de acordo com a legislação.

CFOP

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um código numérico de 4 dígitos que identificará a natureza da operação.

Em suma, reúne informações sobre impostos, movimentos de estoque e financeiros. Existe uma tabela com todos os códigos existentes, mas basicamente se dividem em dois grupos: entrada e saída.

Aqueles que começam com “7” são exclusivos para gerarem uma DU-E. Alguns exemplos dos mais utilizados:

  • 7.101: venda de produção do estabelecimento;
  • 7.102: venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
  • 7.127: venda de produção do estabelecimento sob o regime de Drawback;
  • 7.501: exportação de mercadoria recebida com fim específico de exportação;
  • 7.949: outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado.

NCM da mercadoria

Antes de tudo, o mais importante é saber como se classifica uma mercadoria em um código NCM correto. Aqui estamos falando das regras gerais do Sistema Harmonizado (SH), das regras complementares do Mercosul, da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (TIPI), entre outras.

O código correto será inserido ainda no cadastro do produto e esse é um daqueles campos que migra automaticamente para a DU-E. Ou seja, se estiver errado, apenas substituindo a NF-e, essa informação poderá ser corrigida. Conforme comunicado da aduana, uma Carta de Correção não resolverá.

Quantidades inconsistentes na emissão de Nota Fiscal de Exportação

Aqui podemos destacar um erro que pode parar a carga, sobretudo no aeroporto onde há uma preocupação ainda maior com o peso bruto da mercadoria. Por isso, atenção ao informar o peso bruto real e não apenas o teórico: a embalagem pode fazer muita diferença, principalmente quando for de madeira ou outro material mais pesado.

O peso líquido também é importante, pois está diretamente relacionado com o campo de unidade de medida tributável. Então, errar esse campo significa errar em dobro.

Código do país importador incorreto

Esse campo é preenchido durante o cadastro do seu cliente e é um dos que migram automaticamente para a DU-E, portanto, atenção ao correto preenchimento.

Um grande erro aqui, que foi inclusive objeto de comunicado por parte da Receita Federal Brasileira (RFB), foi a presença nos dados da OMA de que o Brasil estava fazendo importação da Coreia do Norte. Esse é um país que está sob embargo – ou seja, está sendo punido e o principal objetivo é seu isolamento até que ele cumpra com as leis e tratados internacionais (ou retire suas tropas, quando é o caso de invasão a outro território).

Entretanto, ao entrar em contato com as empresas para pesquisar a fundo, foi identificado que essas não estavam de fato importando da Coreia do Norte. Tratava-se puramente de falta de atenção no preenchimento.

Como esse campo geralmente é uma lista suspensa, ao digitar a letra “C”, por ordem alfabética o país “Coreia do Norte” aparece antes de “Coreia do Sul” e aquela acabava sendo selecionada inadvertidamente.

Em resumo, todas essas importações eram da Coreia do Sul e muitos estavam cometendo tal erro, o que chamou a atenção de autoridades estrangeiras nas supostas transações do Brasil com o país embargado.

Peso líquido incorreto

O peso líquido está diretamente ligado ao campo de unidade de medida estatística/tributável. Ao errar esse campo você errará em uma segunda informação de grande importância na DU-E, conforme falamos acima. Uma Carta de Correção também não resolverá e será necessário trocar a NF-e.

O que fazer para evitar esses 7 erros na emissão de Nota Fiscal de Exportação?

O ideal é automatizar o que for possível para evitar muitos desses erros que em geral resultam da falta de atenção.

Um bom exemplo, é logo no cadastro do produto, preencher os campos de “unidade de medida tributável”, e não apenas na emissão da Nota Fiscal de Exportação.

Esse erro acontece muito, pois geralmente a pessoa que faz o cadastro não é a mesma que fatura, e quando essa responsabilidade passa para o faturista ele precisa se atentar a esse preenchimento. Caso falhe nisso, a NF-e será rejeitada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Além disso, ele também precisará ter o conhecimento necessário para pesquisar na tabela atualizada qual a informação correta.

Conclusão

Quer saber como evitar todos esses problemas (e as multas que eles podem gerar) apenas automatizando e modernizando o modo como faz a emissão de Notas Fiscais de Exportação?

Confira no nosso site como podemos ajudá-lo nessa etapa tornando sua empresa mais competitiva no cenário internacional.

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Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.

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