Um dos maiores desafios da logística nacional e internacional é a gestão de distribuição das mercadorias importadas, é necessário estar atento aos prazos, trâmites logísticos, financeiros e fiscais, peculiaridades de armazenagem do produto, controle de oferta e demanda e, é claro, à viabilidade de toda a operação.
A gestão de distribuição é um dos principais fatores que garante, ou não, o sucesso do cliente. Chamamos de gargalo tudo aquilo que apresenta falhas e pode resultar em prejuízo e gastos desnecessários de recursos. Essa metáfora que indica “buraco” não deve ser negligenciada, pois a longo prazo pode representar um problema muito maior à empresa.
Todos os anos, empresas dos mais diversos setores precisam se organizar com a peak season — a maior época de consumo no ocidente —, e ainda realizar o planejamento do próximo ano, quando acontecem as comemorações do Ano Novo Lunar na maioria dos países asiáticos, incluindo o maior parceiro comercial do Brasil, a China.
Então, como ter controle, uma boa gestão de distribuição do estoque e eliminar os gargalos? É isso que veremos aqui!
Eliminando gargalos na gestão de distribuição
1. Identificar problemas
Muitos dos problemas relacionados à logística de armazenagem e distribuição estão ligados à falta de integração entre as etapas do processo e os setores, o que dificulta também a comunicação e se torna um desafio até mesmo encontrar a solução para esse gargalo. Alguns dos principais gargalos na gestão de distribuição que podemos citar são:
- falta de planejamento do estoque;
- falta de alinhamento entre os setores de operação, marketing e comercial;
- falta de planejamento fiscal e no Registro de Controle da Produção e do Estoque;
- falta de controle no fluxo de caixa (contas a pagar e receber);
- falta de integração entre marketplaces e software da empresa;
- falta de inovação da empresa em encontrar estratégias tecnológicas;
- falta de padronização dos processos;
- desconhecimento por parte da equipe a respeito do processo logístico;
- desconhecimento por parte da equipe a respeito do lead time e transit time;
- desconhecimento a respeito das peculiaridades das mercadorias para seu acondicionamento (exemplo: temperatura, formas de empilhamento, madeira, estratégias de estocagem);
- desconhecimento de fases burocráticas que precedem à nacionalização da carga;
- atrasos na entrega para o cliente final;
- aumento generalizado dos custos operacionais;
- planejamento de rotas ineficientes;
- desconhecimento sobre o tempo de separação dos produtos no estoque.
Para encontrar esses gargalos na gestão de distribuição e suas devidas soluções, é necessário mapear o processo desde sua origem até o destino e identificar onde ocorrem os empecilhos que futuramente podem se transformar em uma bola de neve.
2. Plano de ação
Grande parte dos gargalos citados acima ocorrem por falta de investimento em uma tecnologia adequada à operação, somada a uma comunicação assertiva:
Automação de processos
Não é segredo para ninguém que a tecnologia deve andar ao lado dos profissionais da área. É extremamente indispensável contar com um bom software quando se trata de logística de distribuição: depender do Excel para gerir processos pode inviabilizar toda a operação.
Porém nem todo software é capaz de entender como funcionam as rotinas de Comércio Exterior, é importante que essa tecnologia proporcione:
- controle de produtos, lotes, validades e prazos;
- automações para emissão de notas fiscais de entrada;
- vinculação de alíquotas como o ICMS-ST aos produtos vendidos;
- gerenciamento de processos comerciais;
- atendimento especializado em Comércio Exterior;
- dashboards que facilitem e que possam democratizar a tomada de decisão;
- integração da cadeia logística como um todo;
- estoque integrado com o pedido de venda;
- inteligência para e-commerce B2B.
Após contratar um bom serviço de software que entregue igualmente um treinamento adequado, os processos se tornarão mais seguros e os erros serão reduzidos consideravelmente.
Comunicação assertiva
Em todas as transformações que ocorrem dentro de uma empresa, uma das principais é a necessidade de integrar a equipe. Um dashboard pode facilmente tornar isso intuitivo, mesmo assim é muito importante realizar treinamentos, reuniões e acompanhamento constante dos novos procedimentos adotados pela companhia. E, é claro, também ouvir colaboradores, clientes e fornecedores se torna muito importante para acompanhar as melhorias.
3. Monitoramento
Implementadas as ações de mudança, é necessário o constante monitoramento para que novos gargalos não surjam na gestão de distribuição. Por esse motivo, aqui vão algumas dicas:
Análise de KPI (Indicador-Chave de Desempenho)
Para monitorar as operações é interessante definir Indicadores-Chave de Desempenho que possam monitorar quanto o processo de gestão de distribuição evolui em comparação com determinado período.
Dessa forma, é possível mensurar quantos objetivos já foram alcançados e quanto ainda precisa evoluir para alcançar outros. Em reuniões e na comunicação interna, também é sempre importante rever esses indicadores.
Planejamento e antecedência
Planejar-se com antecedência também é uma forma de monitoramento futuro e estudo de gestão de riscos, por esse motivo, aproveite o final do ano para traçar o planejamento do próximo, já considerando feriados nacionais e internacionais que possam prejudicar o lead time dos pedidos.
Use um software ao seu favor!
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