O Comércio Exterior tem uma ampla cadeia de serviço desde o surgimento da demanda até a entrega do produto ou serviço ao consumidor final. Portanto, no intuito de mitigar possíveis custos e atrasos, é fundamental implementar o gerenciamento de riscos, antecipando ações para cada etapa da operação.
Uma operação de importação ou exportação tem etapas diferentes de acordo com o segmento da empresa, tipo de produto e países negociados. Além de todas as particularidades, tem vários fatores externos que impactam diretamente no fluxo operacional e financeiro da empresa, tais como taxa cambial, greves, pandemia e crise logística internacional.
Poucas empresas trabalham com gerenciamento de riscos no Comércio Exterior, e inclusive desconhecem que se trata de algo essencial para o sucesso nos negócios.
Em operações de importação, além de reduzir atrasos e custos, essa gestão pode evitar possíveis autuações da Receita Federal do Brasil (RFB), bem como apreensões e até mesmo destruição da carga. Continue a leitura para saber mais!
O que é o gerenciamento de riscos?
O conceito de risco é definido como a ocorrência de uma condição futura que poderá afetar o planejamento de algo e, consequentemente, mudar seu resultado ou objetivo.
O risco é mensurável e pode ter um efeito positivo, sendo considerado como uma oportunidade, ou então negativo, quando gera algo aquém do esperado.
O gerenciamento serve para antecipar a visibilidade de possíveis falhas na operação, a fim de minimizar, monitorar e controlar o impacto negativo ou maximizar oportunidades. Isso proporciona a melhoria contínua e agilidade no processo de decisão.
Basicamente, os riscos são avaliados conforme as premissas abaixo:
- risco positivo: focar nos recursos disponíveis, explorar oportunidades e ampliar parcerias e opções de mercado;
- risco negativo: aceitar e criar um plano de contingência, evitar riscos mapeando previamente os que são possíveis de acontecer e mitigar por meio da simplificação de processos e conhecimento de todas as etapas.
Além disso, a gestão de riscos proporciona a melhoria contínua e processos desenvolvidos em observância ao compliance.
Ademais, estabelecer uma boa comunicação em cada etapa é fundamental para a gestão de riscos. Atuar com sinergia com outras áreas da empresa e criar um plano de ação para cada risco que possa ocorrer é também deveras necessário.
Como funciona o gerenciamento de riscos no Comércio Exterior?
Estabelecer o gerenciamento de riscos como uma ferramenta de controle no Comércio Exterior trará mais agilidade na tomada de decisão.
São diversos os fatores externos que podem influenciar o andamento do processo, no entanto, a gestão correta eliminará decisões tomadas por impulso ou baseadas em percepção.
Deve-se estruturar e nomear os riscos, classificando-os preferencialmente por categorias, por exemplo:
- fornecedor: capacidade produtiva, prazo de entrega, qualidade, contratar serviços de inspeção na origem, etc.;
- legislação aduaneira: identificar exigências dos órgãos anuentes, impostos, embalagem, rótulos, classificação da mercadoria;
- logística internacional: tipo de container, custo de frete internacional, contratação de seguro, INCOTERM negociado (Termos Internacionais de Comércio), transit time, possíveis greves, aspectos climáticos;
- desembaraço aduaneiro: armazenagem, greves, estoque, transporte interno, pagamento de impostos.
No Comércio Exterior é possível exemplificar a necessidade do gerenciamento de riscos de duas formas bem simples.
Os exemplos abaixo demonstram que para cada risco, são várias as consequências. Por isso é essencial gerenciar todos os impactos possíveis na sua operação. Confira!
Logística internacional
Risco: falta de container disponível no mercado.
Causa: portos operando abaixo da capacidade em decorrência da pandemia, maior demanda global, redução de rotas para o país de destino ou de origem.
Consequência: atraso na chegada da mercadoria, altos custos no caso de armazenagem externa, produção interrompida, multas em casos de indústria que opera com prazo de entrega contratual vencido, aumento nos fretes internacionais, redução do free time do container, assim como majoração do per diem.
Desembaraço aduaneiro
Risco: atraso na liberação aduaneira por falta do envio da documentação pelo exportador.
Causa: negociação de pagamento à vista, pagamento não efetuado antes da chegada da mercadoria no porto, falha no processo de follow-up ou fluxo de caixa.
Consequência: carga bloqueada no porto aguardando documentação para nacionalizar a mercadoria, custos de armazenagem, custo de demurrage, atraso na produção ou venda.
Passo a passo para a eficiência do gerenciamento de riscos no Comércio Exterior
Em qualquer processo operacional haverá riscos, mas isso se torna ainda maior se tratando de uma operação de âmbito internacional. Para que a gestão dos riscos seja eficaz é necessário o envolvimento de todos os níveis gerenciais.
Assim, definir indicadores de performance é primordial para criar uma base de dados consistente que possa ser utilizada em operações futuras.
A gestão de riscos é estruturada da seguinte forma:
1. Avaliação dos riscos operacionais
Antes de tudo, na primeira etapa do gerenciamento, é importante criar um checklist inicial definindo o grau de impacto para todos os riscos.
No Comércio Exterior os riscos são infindáveis, principalmente na cadeia logística, gerados por inúmeros motivos, de forma global ou com origens específicas.
A oscilação cambial é um fator preponderante, que impacta negativamente as importações, e ao mesmo tempo pode ser positiva para as exportações.
2. Análise do nível de cada risco
É preciso realizar o levantamento de dados para uma análise estatística, definindo as consequências que cada risco pode oferecer para seu negócio.
3. Criação de um plano de ação
Essa é a etapa mais importante do gerenciamento de riscos, pois não é suficiente colher dados e informações sem estabelecer as estratégias.
Dessa maneira, o plano de ação será o detalhamento criterioso para cada risco identificado. Por isso, é importante envolver todos os colaboradores ligados diretamente aos processos.
O gestor responsável deverá elaborar, aprovar e divulgar o plano, garantindo o máximo de informações possíveis.
4. Monitoramento e controle
Nessa fase, as ações devem ser monitoradas e os riscos reavaliados. Desse modo, será possível garantir a segurança da operação de forma proativa, antecipando a identificação de qualquer problema ou auxiliando na tomada de decisão.
5. Apoio tecnológico
Utilizar ferramentas específicas para automatizar processos em todas as etapas, a fim de garantir qualidade e segurança das informações, com fácil acesso.
A Gett tem soluções para uma verdadeira transformação digital
Para garantir o resultado esperado no seu gerenciamento de riscos é importante automatizar a gestão a partir de ferramentas específicas para o seu negócio.
Contar com uma base de dados confiável é essencial para qualquer tomada de decisão, já que a tecnologia permite agregar valor na sua operação, reduzir erros e gerar escalabilidade do negócio com a transformação digital.
O sistema de Comércio Exterior da Gett está totalmente habilitado para atender a gestão de seus processos de importação e exportação.
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É possível efetuar uma simulação de custos da importação de suas mercadorias com precisão por meio do banco de dados de alíquotas da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), obtendo assim uma análise de viabilidade na operação.
O software atua como uma ferramenta capaz de mitigar, evitar riscos e retrabalhos na sua operação, além disso, elimina o esforço desnecessário e reduz a margem de erro ocasionada por trabalho manual.
Por isso, com a solução completa em Comércio Exterior, sua empresa estará sempre à frente no mercado.
