Não existem dúvidas sobre o quanto o processo de importação é complexo, são necessários profissionais capacitados e multidisciplinares que sigam rigorosamente a legislação e ainda compreendam as barreiras logísticas e tributárias.
A digitalização, ou seja, o processo de transformar algo analógico em digital, pode ser uma excelente aliada nesta área, pois além de possuir diversos benefícios (os quais veremos ao longo deste texto), ainda ajuda a maximizar consideravelmente o lucro da companhia.
Neste artigo entrevistamos o Thiago Furtado, CEO da Gett Tecnologia, que esclareceu algumas vantagens e benefícios do processo da digitalização para empresas de Comércio Exterior, e por que ainda existe uma certa resistência para implementação de tecnologia.
A transformação digital é investimento.
Investimento é a aplicação de capital em algo do qual se espera um benefício futuro e, quando falamos em digitalização em operações do Comércio Exterior, podemos sempre esperar benefícios futuros à companhia.
Um dos maiores benefícios da digitalização é a economia de tempo: muitas atividades que são executadas de forma manual no Comex, como a gestão de Notas Fiscais de entrada, por exemplo, podem ser automatizadas, aumentando dessa forma a eficiência e melhorando a produtividade do capital de trabalho.
Ao se evitar o desperdício de tempo, um dos resultados esperados é que exista mais capital na empresa que poderá ser utilizado ou para reduzir o valor cobrado dos clientes ou para aumentar a margem de lucro.
Maior investidor do século XX, Warren Buffet disse que o maior risco vem de não saber o que está fazendo. No Comércio Exterior essa frase faz todo sentido, desconhecimento ou erros por falta de atenção podem trazer grandes prejuízos para a operação. Uma forma de evitar erros e desperdícios é utilizar a automatização e um bom software de Comércio Exterior.
O Valor do Dinheiro no Tempo (VDT) e o Custo de Oportunidade
Há indícios de que no século V, a.C., os gregos antigos já usavam fluxo de caixa descontado para considerar o quanto o dinheiro se desvaloriza durante decisões de investimentos no longo prazo. O custo de oportunidade é o valor que você renuncia ao tomar uma decisão, por exemplo: quando a empresa decide não se digitalizar, ela está renunciando todos os benefícios que um sistema de Comércio Exterior pode trazer.
Entende-se que o dinheiro possui valor monetário, isso significa que ao executar determinada atividade, que poderia não ser executada, custos são empregados à empresa.
O Valor do Dinheiro no Tempo (VDT) é o estudo que calcula o valor do dinheiro em diferentes períodos. Esse estudo é baseado na premissa de que o capital do futuro possuirá valor superior ao capital do presente, isso porque poderá gerar um retorno.
Aqui transcrevemos a fala de Thiago para exemplificar os conceitos apresentados acima para o Comércio Exterior:
“Muitas empresas não investem em tecnologia por entenderem que é caro. Mas esquecem de uma conta simples: o cálculo do ROI (Retorno sobre Investimento), que pode ser difícil na sua empresa.
Talvez as empresas não saibam como quantificar o tempo que está economizando. Na minha visão, essa é a métrica mais importante. A redução de custos quando se contrata um software vai muito além do valor mensal que eu pago na ferramenta. Ela tem seu valor intrínseco, o valor cultural para a empresa.
E com essa cultura inovadora estabelecida, é meio caminho andado para a tão sonhada transformação digital.
O real impacto do ROI que você tem ao contratar uma solução SaaS está na maximização do tempo e talento humano do seu time, ou seja, redução de custos e aumento de qualidade.
A produtividade da sua equipe DEVE aumentar com o uso de um software. Aumentar a capacidade de entrega, capacidade de inovação e capacidade de fazer mais com menos.
Vamos a um exemplo simples:
É comum entre os importadores a dificuldade de emitir uma NF de Entrada sem um software especialista.
Durante minha jornada pude conhecer empresas que levavam 3, 4… 6 horas para emitir uma Nota Fiscal de importação.
Então vamos ao cálculo:
Consideraremos um profissional com salário de R$3.000,00. Logo, a conta básica que sempre fazemos para saber o custo real dele é de 1,7 vezes. Seguindo o raciocínio temos então:
- Custo médio mensal: R$5.100,00 (Valor Mês)
- Custo médio por semana: R$1.275,00 (Valor Mês / 4)
- Custo médio por dia: R$231,81 (Valor Mês / 22)
- Custo médio por hora: R$28,97 [(Valor Mês / 22) / 8]
Se voltarmos ao exemplo que citei, da empresa que levava 6h para emitir uma Nota Fiscal, o custo dela por NF seria de R$173,82.
Considerando que essa empresa emite 20 NFs por mês, ela tem um custo de R$3.476,40 e uma alocação de 120h de recurso para essa ação. Praticamente 70% do tempo deste recurso está na emissão de Notas Fiscais.”
Com o exemplo acima fica nítido o quanto determinada atividade pode custar à empresa pela falta de digitalização.
Benefícios da digitalização
A transformação digital pode trazer diversos benefícios para a organização, além de maior vantagem competitiva para a corporação através de:
- Agilidade na operação;
- Redução de custos e maximização de lucro;
- Sustentabilidade;
- Redução de erros;
- Melhor atendimento ao cliente;
- Maior produtividade;
- Automação dos processos;
- Melhor controle de documentos e processos;
- Maior segurança nos dados.
Veja também: Logística Portuária: o que é, desafios e como impacta na economia do país?
Como implementar a digitalização?
A digitalização implica na mudança cultural da empresa, adequação por parte dos usuários e análise de resultados. Segundo Thiago, a transformação digital é um comportamento que visa aumentar a produtividade das companhias e ajudá-las a focar no seu negócio. O objetivo é que o time atual consiga desempenhar atividades que realmente trazem maior eficiência às empresas.
Veja também: Agente de Carga Internacional: o que é e qual a função deste profissional?
Os pilares da transformação digital
“Essa transformação digital passa por 3 pilares: o operacional, o tático e o estratégico.
O time operacional deve eliminar esforços desnecessários e automatizar tudo que faça sentido para que tenha uma rotina adequada, de alta produtividade e sem erros humanos. Com o time operacional transformado, o time tático poderá iniciar o seu processo de digitalização.
Eliminação de “double-checks“, aumento da eficiência operacional e a potencialização da equipe devem ser as premissas da empresa que deseja elevar a confiança de seus processos. Com isso em dia, o estratégico passa a ser o próximo passo.
O time estratégico deve tomar decisões baseadas em dados, sempre. Isso já é comum no dia a dia, o problema é o quanto dessa informação é confiável. Pior ainda, quanto tempo leva para gerar essa informação. Existem equipes que levam 3, 4 dias para gerar um resultado. Ou seja, 20% do tempo do mês é destinado para comprovar que trabalhou… e não para planejar o que se fará.
Além disso, a entrega de valor ao cliente final também passa por essa premissa. Mais tempo para se dedicar ao cliente deve ser parte do processo de transformação digital da companhia.
Você, empreendedor, C-Level, sócio ou gestor de uma empresa, questione-se da seguinte forma todos os dias: onde posso otimizar meu processo para que eu potencialize o tempo e o talento humano na minha empresa, entregando mais a cada dia e maximizando meus resultados? Assim que achar as atividades diárias que mais geram problemas e conseguir agilizar isso, você poderá usar sua capacidade produtiva para chegar muito além do que planejou.”
O investimento em transformação digital
Thiago Furtado afirma que realizar a transformação digital não é custo e sim um investimento. E para implementar é necessário entender alguns pontos:
1- comportamento da empresa;
2- objetivos claros; e
3- etapas da implementação.
“Melhor do que o cálculo que deve ser feito, é qual comportamento a empresa deve ter.
Ela deve saber quais os objetivos por trás de seus processos. Um software não é a salvação de todos os problemas. Sem desenhar claramente os processos atuais, com apontamentos claros dos gargalos de tempo e esforços desnecessários, a empresa não terá um ganho eficiente com a transformação digital.
Mas, respondendo à pergunta, o cálculo deve ser: valor que entrego internamente e ao cliente versus tempo gasto para executar versus dinheiro para determinada ação.
Uma empresa pode começar a se transformar digitalmente a partir de R$250 mensais. Mas o maior investimento que fará será na cultura inovadora e no valor agregado entregue no final da transformação.
Quais são as tecnologias essenciais para uma empresa de Comércio Exterior?
Focando em pequenas e médias empresas, Thiago Furtado cita três tecnologias que não podem faltar em uma empresa que realiza operações de importação e que são aliadas à mudança de valores:
“Precisamos olhar para novas formas de ampliarmos nossa produtividade e, ao mesmo tempo, aumentar a participação das pequenas e médias empresas no mercado. Conforme destaquei acima, no cenário de importação e exportação este segmento já conquistou maior espaço, mas isso não quer dizer que não há mais lugares para se chegar. Acredito que com estas tecnologias e mentalidades culturais seus negócios poderão se adaptar por completo ao processo de transformação digital:
Veja também: Quais os impostos envolvidos nos processos de importação?
SaaS:
Este conceito foi criado já há algum tempo, mas continua sendo explorado e aperfeiçoado. Para o mercado PME, investir em uma solução na nuvem é a melhor saída para potencializar seus negócios. A cloud é uma tecnologia escalável, com uma precificação acessível aos pequenos e médios empresários. Com o modelo SaaS é possível ter melhorias constantes e estar sempre atualizado, sem desperdiçar o dinheiro investido em caríssimas instalações, hardware, infraestrutura e versões de sistema.
Gestão integrada em todas as áreas da empresa:
Pensar que a ideia de ter um ERP seja algo para grandes corporações apenas já não faz mais parte do nosso dia a dia. Dentro de uma empresa, é necessário adotar a prática omnichannel, ou seja, a integração entre todas as áreas. Com essa integração é possível mitigar riscos, aumentar a produtividade, diminuir custos empresariais e maximizar a confiabilidade da informação para a tomada de decisão.
Cultura Data Driven:
Implemente uma nova cultura organizacional que de fato impulsione seus negócios no mercado. Falando novamente sobre tomada de decisões, basear-se em dados é fundamental para que sua empresa consiga se antecipar em relação a possíveis problemas e até mesmo obter resultados mais satisfatórios.
A tecnologia é sua aliada para atingir este objetivo. Mas fica a dica: parar seu time para produzir dados é tão improdutivo quanto não ter um sistema de gestão. Use seus recursos de forma inteligente para gerar resultados financeiros à sua empresa.
E, para finalizar, destaco que as pequenas e médias empresas são essenciais para o ecossistema do Comércio Exterior e devem acompanhar o ritmo de expansão do mercado. Sabemos que as operações estão cada vez mais enxutas, existe a grande necessidade de fazer mais com menos e, para que isso aconteça, devemos investir em tecnologia.
Precisamos ter em mente que implementar uma solução de qualidade não é algo inacessível e que, sem ela, a velha premissa de que ‘trabalhamos tanto que não temos tempo para ganhar dinheiro’ se torna realidade. É fundamental maximizar a operação e se adaptar à tecnologia, assim, o empresário foca suas energias para crescer o seu negócio, deixa de ‘trabalhar demais’ para trabalhar de forma inteligente.”
Diante dos conceitos apresentados com ajuda de Thiago Furtado (CEO da GETT) é possível concluir que a transformação digital é algo que não pode ser negligenciado, ela é importante para o futuro da empresa, visa a redução de desperdícios e uma melhor aplicabilidade do capital humano.
Para obter assistência especializada e identificar a melhor solução para a sua empresa, entre em contato com a GETT.
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