Do artesão à Revolução Industrial, passando pelos modernos controles, atualmente incluindo o controle de importação. Por mais rudimentar que fosse, sempre existiu algum tipo de controle para que pelo menos se soubesse o que tinha de matéria-prima, quanto tempo era necessário para produzir e qual seria a quantidade do produto acabado.
Em 1913, um engenheiro chamado Ford Harris criou o sistema EOQ que possibilitava a programação da produção. Esse método perduraria até o início da década de 1960 quando surgiu o Material Requirements Planning (MRP), que seria o planejamento dos recursos da produção.
A partir daí podemos observar que a tecnologia começa a ser integrada com a produção. Mas foi somente no início da década de 1990 que o conceito da gestão e planejamento dos recursos das empresas começou a ganhar força através do Enterprise Resource Planning (ERP).
Por isso, venha descobrir como alcançar um diferencial competitivo na sua empresa com o controle da importação por gerenciamento de software.
Da Tecnologia da Informação (TI) para a Tecnologia de Negócios (TN)
A Tecnologia da Informação não é mais aquele departamento que somente oferece o suporte operacional quando a telefonia não está funcionando, a impressora sem conectividade com a rede, a internet fora do ar porque a luz piscou e o roteador perdeu a sincronia.
Ela evoluiu para Tecnologia de Negócios (TN), que vem a ser
“a nova era tecnológica pela qual as empresas estão passando. Nela, todos os negócios são criados ao redor de novas tecnologias. Portanto, a TI passa a ser essencial e indispensável para a evolução da organização”.
Nesse atual cenário, vale destacar, para atingir o que foi definido no planejamento operacional da empresa exige-se maior sinergia entre as áreas. Pois quando um gestor de comércio exterior escolhe o software, é necessário verificar se os equipamentos possuem as configurações mínimas para o correto funcionamento. Ou, também, de que forma pode ser otimizado e/ou automatizado um determinado relatório. Enfim, um posicionamento muito mais estratégico do que operacional.
O que é software de importação e para que serve?
Os ERPs mais utilizados pelas empresas, o SAP e o Oracle, fazem a gestão da cadeia de suprimentos de ponta a ponta. No entanto, não conseguem trazer os detalhes pertinentes ao controle de um processo de importação. Em outras palavras, permitem ter a visibilidade da ordem de compra (OC), posteriormente a entrada em estoque, e algum outro detalhe a respeito da parte financeira.
Assim, a partir da dinâmica tecnológica trazida pela globalização a agilidade no acesso às informações é crucial, não somente por uma questão de redução de custos, como também no aumento da segurança nos processos devido a intangibilidade do serviço.
Ter um sistema de gestão para os processos de importação facilitaria:
- o fechamento do câmbio;
- a administração dos contratos;
- gerenciamento dos pagamentos;
- o controle das notas fiscais;
- a gestão de distribuição das mercadorias importadas.
Adicionalmente, portanto, podem dar visibilidade e controle a respeito dos estágios de nacionalização, apuração das despesas e no momento de realizar o fechamento dos processos.
Por que é importante manter o controle de importação?
As Receitas Federais em qualquer lugar do mundo são conhecidas por serem amparadas por uma Legislação e Instruções Normativas (dos respectivos países) extremamente assertiva. Seja para as empresas ou para os cidadãos, tanto é que Al Capone, um dos mafiosos mais conhecidos da história, foi preso nos EUA por não declarar o imposto de renda, e não por seus inúmeros crimes.
A manutenção do controle de importação ajuda a empresa a não somente manter os seus processos de acordo com a legislação vigente, como também:
- no atendimento aos prazos;
- na diminuição de falhas humanas;
- no aumento da confiabilidade;
- na melhora no relacionamento entre as áreas (como compras e produção);
- na antecipação de cenários pela visualização de uma média histórica, como a identificação de uma sazonalidade e/ou mudança no perfil do consumo.
Como gerenciar o controle de importação através de software?
Quando se decide pela contratação de um software, significa que já foram identificados os gargalos e consequentemente a empresa já tem traçado os objetivos que precisarão ser atingidos.
Para atingi-los será necessário um conhecimento abrangente da operação, pois dessa maneira consegue-se ter o conhecimento de todo o processo de importação e partir em busca das melhorias necessárias, dar visibilidade, integrar e, por consequência, gerar os KPIs para realizar o monitoramento, revisão e/ou adição de novos objetivos/metas.
A empresa terá sucesso nas importações se a sua equipe tiver uma sinergia capaz de controlar cada uma dessas etapas, posto que o software:
- Cria e acompanha os processos e embarques;
- Importa DI;
- Gera as Notas Fiscais de Entrada e Saída;
- Realiza o controle do estoque e do financeiro.
E o sucesso será decorrente:
- da criação e emissão correta da documentação;
- do atendimento dos prazos;
- da compreensão das particularidades dos modais (aéreo, marítimo e rodoviário) e dos processos;
- do faturamento para atender ao cronograma financeiro.
Evite erros no controle de importação com softwares especializados
Como as operações no Comércio Exterior ocorrem de forma sequencial, muitas vezes a sua complexidade é “esquecida”, pois acredita-se que o fluxo seria apenas a saída e a chegada. Assim, esquecemos da quantidade de intervenientes da origem até o seu destino, das questões de legislações e normativas, ou até mesmo do porte dos equipamentos necessários para realização das movimentações.
E toda essa gestão e acompanhamento do processo é feito por seres humanos de forma manual e repetitiva, ou seja, erros, inconsistências e divergências são altamente passíveis de acontecer.
Possuir a tecnologia adequada para a gestão dos processos de importação, principalmente com o uso do software, é fator primordial para preservar-se de falhas, erros e/ou inconsistências.
Até mesmo porque a Receita Federal do Brasil (RFB), para os processos de importação em desacordo com a legislação, pode aplicar multas, que vão desde 10% do Imposto de Importação até o perdimento da mercadoria.
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A assertividade na gestão e controle dos processos de importação está diretamente conectada com a agilidade de acesso às informações e no pronto atendimento às demandas dos clientes.
Assim, para atingir esse nível de excelência é necessário um software capaz de convergir informações, que seja acessível de qualquer lugar e que conte com uma boa equipe de suporte.
A Gett está revolucionando o Comércio Exterior desenvolvendo um software que vem fazendo a diferença para comercial importadora e/ou exportadora, Trading Companies e indústrias com necessidades de importação e exportação.
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