Controle de importação: entenda como otimizar suas operações

Controle de importação: entenda como otimizar suas operações

O processo de controle de importação requer profissionais atenciosos, multidisciplinares e que reajam rapidamente a possíveis adversidades que possam ocorrer ao longo da operação.

Uma empresa bem-sucedida em suas importações conta com uma equipe que consegue ter controle sobre cada embarque, isto é: respeita os deadlines, entende as peculiaridades de cada operação, emite documentos corretamente, tem um bom planejamento financeiro e gerencia riscos com maestria.

Atualmente, o Brasil e o mundo estão enfrentando gargalos logísticos nunca vistos antes, como a falta de container e congestionamentos em portos e altos valores de frete internacional. Por outro lado, percebemos grandes tendências em setores da economia e redução nos tributos de importação que podem ser uma boa oportunidade de negócio.

Neste sentido, são muitos os fatores que empresas que realizam importações devem estar atentas, como:

  • busca por fornecedores confiáveis;
  • redução de custos e riscos;
  • identificar benefícios fiscais, oportunidades e tendências;
  • estratégias de compra e venda do produto;
  • operação logística e documentos;
  • fatores fiscais e cambiais;
  • controle de estoque;
  • saúde financeira;
  • monitoramento da concorrência.

Por esse motivo, é importante que todos da equipe tenham controle sobre a importação como um todo e que a empresa envolva não apenas o setor de Comércio Exterior, mas todos os setores participantes com base no objetivo de escalabilidade e sucesso do cliente.

Continue a leitura para saber mais sobre o controle de importação.

O que é necessário para um bom Controle de Importação?

Para que exista um bom controle de toda a operação em busca de melhorias é necessário centralização das informações, identificação de KPIs e visibilidade e integração. Confira!

1. Centralização das informações

Os profissionais que atuam no Comércio Exterior, ou até mesmo em outros departamentos em geral, quando precisam buscar informações de terceiros, consultam sistemas ou perguntam para diferentes setores da empresa a atual situação do processo.

Para um bom controle de importação, o primeiro passo é a centralização das informações de todas as etapas do processo, ou seja, a união dos fatores comerciais, fiscais e cambiais da operação.

2. Análise de dados na importação

Os Indicadores-Chave de Desempenho, ou Key Performance Indicator (KPI) são parâmetros que mensuram o desempenho de um processo com objetivo de encontrar possíveis falhas ou oportunidades de melhorias. Para fazer um controle de importação eficiente, esse estudo deve ser realizado a partir de dados concretos, por isso a importância de mensurar dados reais. Alguns exemplos de KPI que podem ser aplicados no Comércio Exterior, são:

  • transit time;
  • lead time;
  • resultado da análise de custos preditivos e reais;
  • prazo médio de pagamentos;
  • custo por pedido;
  • alíquotas pagas em determinado período;
  • valor de impostos restituídos, isentos ou suspensos;
  • entrou outros.

3. Visibilidade e integração

A comunicação entre setores e empresas é essencial para a manutenção de um bom controle de importação. A troca de informações via e-mail ou telefone geram margem para diferentes interpretações, mal-entendidos e falta de informações importantes.

Por isso, ter uma plataforma que torne visível dados e informações para diferentes setores é uma boa estratégia para melhorar a participação de outros departamentos no Comércio Exterior e assim, ajudar na evolução e melhoria contínua.

Busca por inteligência nas operações de Controle de Importação

Segundo Usama Fayyad, cientista de dados, existem etapas para se encontrar conhecimento em determinada área, baseado nisso, ele desenvolveu o KDD ou Knowledge Discovery from Databases, estudo em que entende que para chegar até um conhecimento válido, dados precisam ser selecionados, processados, formatados, minerados e, por fim, avaliados através da experiência, até serem transformados em conhecimento.

Fazendo uma analogia desse método para o Comércio Exterior, entendemos que se uma empresa da área quer melhorar suas operações de nada adianta analisar um embarque ou uma etapa individualmente, é necessário que exista método e sejam feitas comparações em busca de padrões para que, assim, através da experiência de determinado profissional, essas informações se transformem em estratégias que possam reduzir custos e gargalos, mitigar riscos ou melhorar as negociações.

Caixas em miniatura com moedas espalhadas embaixo delas representando o controle de importação. G de Gett em vetor ao fundo.

É importante mencionar que todo esse processo deve ser realizado em busca de um objetivo que a empresa tenha, que pode ser reduzir uma porcentagem de custos, realizar melhores negociações de compras, ter um melhor controle de estoque, etc.

Criar conhecimento a partir de um banco de dados pode se tornar um trabalho árduo dependendo do tamanho da empresa, por isso o uso de um software é praticamente indispensável. Além disso, ele evita erros e entrega maior segurança na acuracidade.

A inteligência dentro da organização, no que diz respeito à informação, pode se dar de três formas:

  • preditiva: aquela que prevê possíveis futuros com base nos dados coletados do passado. Exemplo: custos de uma operação futura;
  • descritiva: aquela que avalia a situação atual, mostra como estão os dados agora. Exemplo: análise de economias com benefícios fiscais aplicados;
  • prescritiva: aquela que analisa possibilidades futuras e melhores decisões de acordo com cada cenário. Exemplo: possibilidades de rotas conforme valor do frete internacional e preço do produto por determinado fabricante.

Como melhorar o controle de importação?

Para gerir esses processos de importação, qual a melhor opção: planilha ou software? Muitas empresas ainda utilizam planilhas para controlar suas importações, mas isso afasta o setor de Comex das demais divisões que poderiam contribuir para evolução do processo de compra e venda como um todo e torna as informações menos democráticas, pois um único profissional as centraliza.

Vale salientar que com o Novo Processo de Importação estabelecido pelo Portal Único de Comércio Exterior todo setor caminha para a digitalização em sistemas inteligentes.

Benefícios do Controle de Importação por meio de um software especializado:

Os principais benefícios de manter um bom controle de importação sobre as operações são:

  • idoneidade nos processos;
  • previsibilidade;
  • transparência;
  • envolvimento de mais setores;
  • redução de gargalos;
  • melhoria contínua do processo.

Importadores que fazem controle de importação percebem menores chances de perdas de prazos, de falhas humanas e estão a todo momento buscando, encontrando e aplicando melhorias dentro de suas organizações e, consequentemente, trazendo mais maturidade e confiança para suas empresas.

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Kauana Pacheco

Kauana é formada em Negócios Internacionais e é pós-graduanda em Big Data & Market Intelligence. Kauana é a fundadora da ComexLand, onde atua como especialista em marketing focado para empresas do Comércio Exterior e Logística Internacional.

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