Escolher um software de gestão para comerciais importadoras é uma decisão que vai muito além do preço ou da marca.
O mercado oferece diversas opções que prometem automatizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência das operações. No entanto, o desafio não está apenas em encontrar um software funcional, e sim em identificar aquele que compreende a lógica das operações de importação e que se ajuste à dinâmica da empresa.
Compreender os critérios de escolha e as funcionalidades que realmente fazem diferença é o que você encontrará ao longo deste texto.
A complexidade da gestão de uma comercial importadora
As operações realizadas por uma comercial importadora começam com o desenvolvimento e negociação com fornecedores internacionais, o que exige atenção aos termos contratuais negociados, o acompanhamento da disponibilidade das mercadorias para embarque e a análise dos documentos emitidos.
Em seguida, há o planejamento do transporte internacional, a contratação do seguro, o acompanhamento do embarque e a gestão de prazos vinculados aos modais de transporte.
Paralelamente, o setor financeiro precisa lidar com câmbio e pagamentos internacionais, além da disponibilização em tempo hábil de recursos para pagamentos dos tributos incidentes e demais custos da operação.
Já no âmbito fiscal, as particularidades são ainda mais sensíveis. É necessário aplicar corretamente o regime tributário, calcular os impostos que deverão ser recolhidos, emitir notas fiscais, além de manter a conformidade fiscal e tributária das operações.
Esse conjunto de variáveis interconectadas cria um ambiente em que a gestão manual ou o uso de planilhas se torna inviável. Por isso, o software de gestão para comerciais importadoras precisa ir além das funções administrativas comuns e oferecer uma estrutura que espelhe o processo real da importação, de forma a integrar dados, automatizar cálculos e preenchimento de documentos, além de proporcionar visibilidade total sobre cada etapa da operação.
O que deve ser considerado na escolha do software de gestão?
Vamos colocar aqui alguns critérios importantes que devem ser considerados para a melhor escolha do software de gestão para comerciais importadoras.
Integração de processos como primeiro critério de escolha
O principal fator que as empresas devem considerar é a capacidade de integrar os diferentes departamentos. Um erro comum em muitas delas é adotar soluções isoladas, ou seja, um sistema para o financeiro, outro para o estoque e outro para o departamento de compras. Essa fragmentação compromete a fluidez da informação e aumenta o risco de retrabalho ou divergência de dados.
O software de gestão para comerciais importadoras deve oferecer um ambiente integrado, onde o pedido de compra internacional, a previsão de chegada da mercadoria, o cálculo de custos e a emissão de notas fiscais estejam conectados dentro de um mesmo fluxo. Assim, qualquer alteração em uma etapa, como a variação do câmbio ou o reajuste de frete internacional, por exemplo, reflete automaticamente nas demais áreas impactadas.
Essa integração é fundamental não apenas para a precisão operacional, mas também para o controle financeiro.
Funcionalidades
Ao avaliar um software de gestão para comerciais importadoras, antes de tudo, é importante observar se ele foi desenvolvido considerando as particularidades do comércio exterior.
Além disso, um bom sistema deve oferecer funcionalidades específicas que vão muito além da gestão de estoque e faturamento. Entre essas funcionalidades, destacam-se:
- Controle de processos de importação (LI, DI, DUIMP, LPCO): o software precisa permitir o acompanhamento completo do processo junto ao Siscomex/Pucomex, incluindo registro e acompanhamento de Licenças de Importação e das Declarações Aduaneiras.
- Cálculo automático de impostos e formação do custo de importação: a composição correta do custo final, incluindo frete internacional, seguro, despesas portuárias/aeroportuárias, tributos e demais despesas, é uma das etapas mais críticas. O sistema deve realizar esses cálculos automaticamente.
- Controle de estoque: é fundamental que a ferramenta mantenha o histórico detalhado de cada lote importado, desde o embarque na origem até a entrega ao cliente final, associando informações de lote, data de fabricação, validade e origem.
- Emissão de documentos fiscais e compliance: a geração automática de notas fiscais de entrada e saída, com os CFOPs adequados à operação garante a conformidade fiscal e reduz possibilidade de autuações.
- Relatórios gerenciais e indicadores: dashboards com indicadores de desempenho oferecem uma visão estratégica sobre o negócio.
Esses são alguns dos recursos que devem formar a base técnica do software, mas o verdadeiro diferencial está na forma como ele adere à rotina da empresa, sem criar complexidades desnecessárias.
Personalização e aderência ao modelo de negócio
Cada comercial importadora tem características próprias. Enquanto algumas trabalham com produtos de alto valor agregado e baixo volume, outras, por sua vez, lidam com commodities de giro rápido. Por esse motivo, a possibilidade de personalização do software se torna um fator decisivo.
Ao mesmo tempo, ao avaliar um software de gestão para comerciais importadoras, é importante observar se o desenvolvedor considerou as particularidades do comércio exterior.
Além disso, a aderência do software ao modelo de negócios reduz a necessidade de soluções paralelas e torna a implantação muito mais eficiente.
Por fim, é importante também avaliar o suporte técnico e a equipe responsável pela implantação do software. Mais do que isso, o parceiro de tecnologia precisa compreender a estrutura da comercial importadora e adaptar o sistema à sua realidade operacional.
Segurança da informação e conformidade legal
No ambiente de comércio exterior, a segurança das informações é tão importante quanto a eficiência operacional.
O sistema deve proteger dados sensíveis, como contratos, valores de câmbio, informações bancárias, documentos fiscais, entre outros.
É indispensável que o software possua mecanismos de controle de acesso por usuário, registro de logs de operação e armazenamento em servidores seguros, preferencialmente em nuvem com criptografia de ponta a ponta.
Aqui vale um destaque importante para o mercado global de computação em nuvem, que de acordo com dados divulgados pela Precedence Research, o seu tamanho foi avaliado em US$753,11 bilhões em 2024 e deve atingir cerca de US$5.150,92 bilhões até 2034.
Ainda de acordo com a Precedence Research, a segurança de dados, o cumprimento de requisitos de conformidade e a recuperação rápida de dados são os principais fatores que impulsionam a demanda por serviços de computação em nuvem no mundo todo.
Outro ponto importante é a conformidade legal das operações. As normas e regulamentos que regem o comércio exterior mudam com frequência, especialmente em relação a novas obrigações acessórias.
O software precisa estar constantemente atualizado para refletir todas as alterações, para assim evitar que a empresa corra riscos de não conformidade.
Escalabilidade e integração com outros sistemas
As comerciais importadoras tendem a expandir suas operações, seja aumentando o volume de importações, abrindo filiais ou diversificando produtos.
Por isso, o software de gestão escolhido deve ser escalável, capaz de acompanhar o crescimento da empresa sem exigir trocas constantes de plataforma.
É importante também que o software permita integração com outros sistemas, como ERPs, plataforma de e-commerce, Marketplace, WMS, como é o caso do software de importação da Gett, que possibilita todas essas integrações.
Essa conectividade amplia o valor do sistema e permite que as informações fluam entre áreas de forma automatizada e coerente.
Usabilidade e experiência do usuário
Por mais completo que um software seja, ainda assim ele perde valor se for complexo de operar.
Além disso, a usabilidade é um fator decisivo na adoção do sistema pela equipe. Quando as interfaces são confusas e os processos pouco intuitivos, isso gera resistência interna e reduz o aproveitamento das funcionalidades.
Por esse motivo, o ideal é que o software de gestão para comerciais importadoras apresente uma interface clara, com menus bem organizados por etapas de importação, alertas visuais sobre pendências e relatórios de fácil leitura.
Dessa forma, a curva de aprendizado se mantém curta, permitindo que todos os colaboradores se adaptem rapidamente às funcionalidades do software.
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