Processos Inteligentes e a otimização real do tempo da sua equipe.

Processos Inteligentes e a otimização real do tempo da sua equipe.

Quando me perguntam qual é a maior habilidade que o profissional de Comércio Exterior deve ter eu sempre digo “o poder de nunca se acomodar”, isso vale para colaboradores e para os empresários da área.

Quando uma empresa e sua equipe encontram um processo eficiente para sua rotina comercial e operacional, muitas vezes deixam de evoluir e buscar novas alternativas que poderiam aumentar o lucro, reduzir custos e trazer maior vantagem perante seus concorrentes.

Percebemos que ainda há muitos colaboradores no Comércio Exterior com grande qualificação profissional, realizando tarefas repetitivas e que levam tempo para serem executadas. Profissionais a nível de gerência sobrecarregados em atividades operacionais que os impedem de analisar o ambiente, planejar e executar novas ações. Setor comercial impossibilitado de criar estratégias de prospecção ou de Inbound Marketing para escalar o negócio. E quando essas situações ocorrem significa que o processo utilizado pela empresa não é tão bom quanto se imagina.

Na administração aprendemos que processos são um conjunto de tarefas ordenadas a fim de chegar a um resultado esperado. Portanto, entende-se que existem processos que trazem o resultado esperado, processo que trazem resultado aquém do esperado e processos que trazem resultado além do esperado. Acredito que hoje seu objetivo é ir além, correto?

Pessoas & Processos

Um dos fatores que determinam o sucesso da organização são as pessoas que nela trabalham e os processos que são implementados para essas pessoas realizarem. Portanto, a empresa deve sempre buscar por evolução de Pessoas e Processos.

A evolução constante é uma das premissas dos novos modelos de negócios que são usados por grandes empresas atualmente, a exemplo da Metodologia Ágil ou até mesmo do Toyotismo, considerado uma filosofia no mundo empresarial, conhecida como Lean. Essa filosofia visa atingir dois objetivos: melhorar os processos de trabalho (reduzir erros e desperdícios) e desenvolver pessoas.

Benefícios de buscar melhores processos e desenvolver a equipe:

É importante entender os benefícios que o desenvolvimento de colaboradores e processos eficientes e eficazes podem trazer para sua empresa:

  • Redução de erros;
  • Redução de custos (Leia mais no artigo: Estratégia VDT);
  • Otimização do tempo e velocidade nas informações;
  • Maior controle dos processos;
  • Maior segurança nas informações da empresa e dos clientes;
  • Eliminação de tarefas repetitivas e esforço desnecessário; e
  • Valorização do capital humano.

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Entendendo Processos Inteligentes:

Para adquirir todos esses benefícios é essencial que a empresa possua Processos Inteligentes implementados em suas rotinas. Chamamos de Smart ou Inteligente tudo o aquilo que conta com o apoio da tecnologia para ser otimizado. Nesse caso, o Processo Inteligente conta com a automação.

A automação (também chamada “automatização”) é um mecanismo que toma determinadas ações sem a interferência humana. Para saber se um processo pode ser automatizado basta observar se ele (1) possui um padrão e (2) grande volume de informações e (3) demanda esforço repetitivo.

Percebemos que grande parte das atividades burocráticas do Comex preenchem os requisitos acima. Agora, imagine processos consolidados, por exemplo, que demandam grande esforço da equipe para a emissão de diferentes documentos, sendo realizados em poucos minutos. Isso economizaria tempo não apenas para a sua empresa, mas também para os seus clientes que receberiam informações com maior velocidade.

Desde o primeiro momento da utilização de uma automatização nota-se que os erros nos processos se extinguem, e sem a pressão sentida pelos colaboradores (pelo receio de cometer erros) eles se tornam mais criativos e motivados a exercerem suas funções e apresentarem soluções para a empresa.

Para implementar Processos Inteligentes é importante que a empresa possua um plano de transição visando alocar os colaboradores em novas atividades que tragam benefícios para ambos os lados.

Implementar Processos Inteligentes traz escalabilidade para sua empresa tanto em volume quanto em qualidade, os benefícios percebidos são muito maiores quando analisados individualmente. Sem desperdício do tempo é possível identificar gargalos, GAPs que impedem o crescimento da empresa, aumentar a confiabilidade perante os clientes e ter inteligência no mercado em que se está inserido.

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Processos Inteligentes nas rotinas do Comércio Exterior

Os Processos Inteligentes são considerados uma grande evolução para o Comércio Exterior, pois sabemos que mesmo com os novos processos de importação e exportação ainda existem etapas burocráticas que exigem a interação de diferentes integrantes.

Leia mais: O que esperar do Portal Único de Comércio Exterior em 2021

Quanto mais as etapas estão integradas, melhor será o controle e execução dos processos, pois aumenta a agilidade das informações e elimina tarefas e intermediários. Dito isso, abaixo estão algumas dicas para você escolher o melhor software para gestão das suas operações:

  • Integrações que conversam com o sistema da sua empresa;
  • Atendimento especializado em Comércio Exterior, sabemos o quanto essa área é técnica e específica, por isso é importante escolher um fornecedor que entenda como funciona a sua rotina;
  • Gestão completa do início ao fim do processo, com soluções de planejamento, execução e controle automatizados;
  • Centralização de informações – ao invés de acessar diferentes sites e sistemas, encontre todas as informações que você precisa em um único lugar;
  • Emissão de documentos em instantes, de forma automatizada;
  • Controle do processo de compra, venda e/ou revenda.

A Gett Tecnologia é especialista em transformação digital e possui um software capaz de eliminar esforços desnecessários para os profissionais do Comércio Exterior e todo o seu backoffice. Ser especialista significa entender a fundo não somente os processos de Comércio Exterior, mas também as necessidades das pessoas que estão nessa área.

Queremos que empresas e pessoas possam crescer por meio da tecnologia e faremos isso junto com você!

Kauana Pacheco

Kauana é formada em Negócios Internacionais e é pós-graduanda em Big Data & Market Intelligence. Kauana é a fundadora da ComexLand, onde atua como especialista em marketing focado para empresas do Comércio Exterior e Logística Internacional.