Muitas importadoras dominam compras internacionais, compreendem processos aduaneiros, controlam logística e custos, garantindo operações eficientes, seguras e previsíveis dentro dos prazos estabelecidos. Porém, quando a mercadoria chega ao país, a atenção diminui, gerando gargalos como falta de rastreabilidade e prazos imprecisos, que a gestão de pedidos evita.
Vale ressaltar que organizar as vendas internas vai muito além de emitir notas fiscais e registrar as saídas de mercadorias. Envolve, antes de mais nada, compreender o comportamento da demanda, controlar o estoque com precisão, alinhar prazos entre logística e comercial e manter uma comunicação aberta com distribuidores, representantes e clientes finais.
Este é um processo que a equipe deve orquestrar bem, de tal forma que cada pedido flua sem atrito desde a entrada da mercadoria importada até a sua saída para a entrega final.
Veremos em seguida, nos próximos tópicos, como as importadoras podem estruturar um sistema eficaz de gestão de pedidos nacionais, quais são os principais desafios enfrentados e quais práticas permitem transformar o processo interno de vendas em uma operação previsível, ágil e lucrativa.
O papel da gestão de pedidos dentro da operação de uma importadora
A gestão de pedidos nacionais nada mais é do que o ponto central entre o estoque, a equipe comercial e o cliente. É onde a equipe converte as promessas feitas em negociações e contratos em entregas reais.
No caso das importadoras, esse processo exige atenção redobrada, pois a disponibilidade dos produtos está diretamente ligada à variáveis externas, como volumes mínimos de compra junto ao fornecedor no exterior, tempo de trânsito internacional e prazos de desembaraço aduaneiro.
Dessa forma, cada pedido nacional precisa considerar não apenas o que está no armazém, mas também o que está a caminho do porto, em trânsito internacional ou em conferência aduaneira.
Um erro de planejamento nessa etapa pode gerar situações graves, como comprometer mercadorias que a alfândega ainda não liberou, gerar rupturas de estoque ou criar atrasos que afetam a credibilidade da empresa importadora.
Quando a empresa estrutura bem a gestão, o setor comercial consegue vender com confiança, o financeiro planeja o fluxo de caixa com precisão e a logística opera com previsibilidade. É um efeito em cadeia: uma venda nacional bem gerida preserva o equilíbrio de toda a operação.
Integração entre a importação, estoque e vendas internas
Um dos principais desafios das importadoras é a falta de integração entre os sistemas que controlam o processo de compra internacional e os que administram as vendas nacionais.
É muito comum que a empresa utilize uma plataforma para acompanhar os embarques e outra, totalmente isolada, para registrar as vendas internas, entretanto, essa desconexão gera perda de informação e dificulta a tomada de decisão.
Para evitar isso, é essencial que o sistema de gestão de vendas nacionais esteja integrado à cadeia de importação. Assim, cada pedido de venda já pode vincular ao lote correspondente, à previsão de chegada e ao custo exato do produto, como é para quem usa o Gett Pro.
Essa visibilidade permite ao gestor saber, por exemplo, que um determinado SKU só estará disponível daqui a 20 dias, e ajustar o cronograma de entrega ao cliente final.
Além disso tudo, a integração permite que o controle de estoque seja dinâmico e atualizado em tempo real.
As movimentações internas, como reservas para clientes e separações para faturamento, passam a refletir automaticamente o saldo disponível para novas vendas.
Essa automação, eventualmente, reduz erros humanos e impede que a equipe confirme pedidos sem disponibilidade real do produto.
Organização dos fluxos internos de venda
A operação nacional de uma importadora costuma lidar com diversos canais, como representantes comerciais, distribuidores regionais, e-commerce B2B, marketplace, vendas diretas e contratos corporativos.
Cada canal tem seu próprio ritmo, volume e padrão de exigências, o que torna essencial ter fluxos internos bem definidos para cada tipo de venda.
Um ponto interessante aqui a se destacar é em relação ao Observatório do Comércio Eletrônico do MDIC (Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços), uma ferramenta que disponibiliza dados sobre vendas online realizadas no Brasil com emissão de nota fiscal entre os anos de 2016 de 2022. Esta ferramenta mostra que neste intervalo de sete anos, o e-commerce movimentou R$628 bilhões em valor total bruto, o que só comprova que as importadoras não podem ignorar esta plataforma de venda e sua gestão muito menos.
Um processo eficiente começa pela padronização das etapas de pedido, desde o momento da cotação até o faturamento final. Isso inclui:
- Definição clara de prazos de aprovação de crédito e condições comerciais;
- Regras objetivas de reserva de estoque e prazos máximos para emissão de nota fiscal;
- Comunicação automática entre o comercial e o setor de expedição;
- Acompanhamento de status em tempo real, para permitir que o cliente final saiba exatamente em que fase está seu pedido.
As empresas que estruturam esse fluxo conseguem reduzir retrabalho, acelerar a liberação de pedidos e manter a previsibilidade sobre a saída de mercadorias.
Sem falar que, ao padronizar as etapas do processo, é possível coletar dados consistentes sobre prazos médios, volume por canal de venda e taxa de cancelamento, informações essenciais que podem ser utilizadas para aprimorar a operação.
A importância da previsibilidade de estoque e prazos
No comércio exterior, o controle de prazos é sempre um desafio, afinal, embarques atrasam, inspeções por parte da Receita Federal podem demorar e o desembaraço aduaneiro pode se estender além do esperado.
Esses fatores afetam diretamente o abastecimento do mercado interno e, por isso, a gestão de pedidos nacionais precisa ser feita com base em previsões realistas e continuamente atualizadas.
Porém, a previsibilidade depende da visibilidade de ponta a ponta, desde a colocação do pedido junto ao fornecedor internacional até o recebimento das mercadorias nas instalações da empresa importadora.
Ao saber exatamente onde cada lote se encontra, o gestor consegue antecipar possíveis faltas e ajustar os prazos de entrega antes que o problema chegue ao cliente final.
Além disso, a previsibilidade fortalece o relacionamento comercial, afinal, quando o cliente percebe que a empresa cumpre o que promete e comunica antecipadamente eventuais alterações no cronograma de entrega, a confiança se consolida. E confiança, neste contexto, é sinônimo de fidelização e recorrência de pedidos.
Ferramentas digitais e automação do processo
A tecnologia é uma aliada indispensável na gestão de pedidos nacionais. Atualmente, existem plataformas que conectam todo o ciclo, importação, estoque, vendas, faturamento, financeiro e expedição, e um único ambiente, como é o caso do Gett Pro, o software de importação da Gett.
Alguns recursos essenciais incluem:
- Painéis de controle em tempo real: que mostram o status de pedidos, volumes pendentes e prazos médios de atendimento;
- Automação de comunicação: que enviam notificações automáticas para clientes e equipes internas sobre alterações de status;
- Integração com ERP e WMS: de forma a garantir que as informações financeiras e logísticas fluam sem necessidade de digitação manual;
- Análise preditiva: que identifica padrões de compra e antecipa demandas futuras.
Com esses recursos, a operação de venda nacional deixa de depender de planilhas e e-mails, o que garante consistência e rastreabilidade.
E o melhor, cada decisão passa a ser apoiada por dados concretos, o que reduz falhas e melhora a capacidade de resposta da empresa importadora.
Coordenação entre equipes
Mesmo com sistemas modernos, a gestão de pedidos depende fortemente da comunicação entre as áreas.
O setor comercial precisa informar prazos e condições de venda ao cliente, a logística deve organizar a separação do pedido e transporte, o financeiro precisa liberar crédito (quando aplicável) e o faturamento garantir a emissão correta da nota fiscal.
Quando essas áreas atuam isoladamente, o risco de falhas é alto. Um pedido pode ser faturado antes do tempo, ou liberado sem estoque disponível. Por isso, a comunicação interna deve fazer parte da gestão.
Algumas boas práticas podem ser consideradas pelas empresas importadoras para melhorar a coordenação entre equipes, tais como:
- Reuniões de alinhamento diárias ou semanais entre comercial e logística;
- Protocolos claros de aprovação e liberação;
- Centralização das informações em um ambiente único, para evitar desencontros de dados.
A harmonia entre as equipes costuma transformar o fluxo interno em um processo previsível, além de elevar a qualidade do atendimento ao cliente.
Indicadores de desempenho
Nenhum processo se aperfeiçoa sem medição e a equipe deve acompanhar os pedidos por meio de indicadores de desempenho (KPIs) que mostrem onde estão os gargalos e as oportunidades de ganho.
- Tempo médio de ciclo de pedido: mede quanto tempo leva desde a entrada até a entrega.
- Taxa de erro de pedido: percentual de pedidos com divergência de quantidade, preço ou produto.
- Índice de cumprimento de prazo: mostra a taxa de entregas realizadas dentro do prazo prometido.
- Nível de serviço ao cliente: combina indicadores de disponibilidade de produto, precisão na entrega e comunicação.
O módulo Analytics do Gett Pro possibilita o acesso a um painel de dashboards sofisticados para a análise de dados e a rápida tomada de decisão.
Esses dados devem ser monitorados de forma contínua e utilizados para orientar possíveis ajustes operacionais.
Uma empresa que mede bem seus processos consegue evoluir de maneira constante, de forma a transformar informações em melhorias práticas.
Pós-venda e feedback do cliente
Engana-se quem acha que a entrega de um pedido encerra o processo, muito pelo contrário. O acompanhamento pós-venda é parte fundamental da gestão.
Ouvir o cliente sobre a experiência de compra, identificar falhas no transporte, erros de embalagem ou atrasos de comunicação permite aprimorar continuamente a operação.
Muitas importadoras ainda negligenciam esse contato, tratando o pós-venda apenas como suporte eventual. No entanto, ao estruturar um sistema de feedback, a empresa passa a identificar padrões de insatisfação e antecipar problemas.
O histórico de pós-venda, além de tudo, pode se tornar uma fonte de dados para aprimorar a previsão de demanda e ajustar os níveis de estoque. Cada reclamação registrada, cada devolução analisada e cada elogio recebido e documentado alimenta um ciclo de aprendizado que fortalece a gestão.
Obtenha uma gestão completa de seus pedidos nacionais com a Gett
É na gestão de pedidos nacionais que o esforço logístico e financeiro da compra internacional se transforma em receita.
Além da gestão completa das operações de importação, o Gett Pro também possibilita à sua importadora ter o controle total de seus pedidos nacionais.
Com o módulo pedido de venda nacional, do Gett Pro, é possível:
- Fazer orçamentos;
- Montar pedidos de venda;
- Gerenciar o limite de crédito do cliente;
- Acompanhar as vendas e comissões dos vendedores;
- Consultar o estoque de qualquer dispositivo com internet;
- Fazer a reserva dos produtos no estoque;
- Gerar a nota fiscal de saída através do pedido de venda aprovado; e muito mais.
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