O ponto-chave da estrutura de um ERP é a sua abrangência, já que ele pode ser implantado nas diversas áreas de uma organização.
Portanto, sua maior vantagem é fornecer aos seus usuários a possibilidade de acompanhar as operações de forma integrada. Da mesma forma, é possível identificar de forma praticamente simultânea o input dos dados no sistema, facilitando a tomada de decisão.
Durante este artigo, iremos explicar mais sobre como um sistema ERP funciona, suas características e seus principais módulos e vantagens.
Você não vai querer perder este conteúdo, não é mesmo? Então, nos acompanhe.
O que é um ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou em português, Planejamento dos Recursos da Empresa.
Em suma, este sistema visa a melhoria da gestão de dados, o aumento da produtividade e da eficiência das empresas, através de seus módulos interconectados.
Ao utilizar um ERP, uma organização consegue diminuir erros e retrabalhos, além de eliminar o input de informações em duplicidade, pois um único sistema realiza toda a gestão da cadeia de informações.
Ademais, estes softwares trazem mais confiabilidade aos dados prestados, já que é possível atribuir diferentes níveis de acesso aos seus usuários.
Desta forma, pode-se determinar quem cria, edita e visualiza as informações, o que é um ponto crucial em uma era em que constantemente falamos em proteção de dados.
Como funciona um ERP?
Um sistema ERP funciona através de módulos integrados que podem ser implantados. Estes módulos podem ser da produção e até do RH da organização.
Para isso, ele funciona com um ciclo básico de três fases, sendo eles:
- entrada de dados: etapa de inserção das informações no sistema através de transações, formulários eletrônicos, entre outros;
- processamento de dados: fase automatizada, que consiste no tratamento das informações prestadas pelo usuário, da maneira que a empresa programou o sistema;
- saída de dados: etapa em que os diversos usuários do sistema obtêm acesso às informações prestadas para criar, editar ou visualizar os dados.
Ademais, os softwares ERP permitem a integração com outros sistemas através de APIs (em português Interface de Programação de Aplicações).
Isto torna o sistema ainda mais robusto, já que é possível utilizar alguns sistemas específicos, e ainda assim, visualizar a informação em único lugar.
Como se classificam os módulos de um ERP?
Os módulos de um ERP são classificados de acordo com a funcionalidade que trazem às atividades de seus usuários.
Além disso, assim como em uma empresa, eles possuem níveis, que vão desde o operacional até o gerencial.
Cada nível e módulo possui finalidades diferentes. No entanto, todas elas são interconectadas, atendendo às mais diversas necessidades.
Módulo estratégico
O módulo estratégico abrange funcionalidades que permitem a criação e exibição de dados que apoiam a tomada de decisões a longo prazo, ou seja, é um dos módulos gerenciais dos sistemas ERP.
A partir deste módulo, os usuários conseguem identificar ameaças e oportunidades, simular cenários diversos, e, assim, se antever aos eventos do mercado.
Um exemplo do que acabamos de mencionar é o Analytics, um módulo ERP de Business Intelligence desenvolvido pela Gett.
Neste módulo, é possível criar dashboards sofisticados através de indicadores personalizados, para a rápida tomada de decisão e análise de dados.
Módulo operacional
O módulo operacional é aquele que executa as tarefas básicas e rotineiras da empresa, por exemplo, emissão de notas, recepção de mercadorias no estoque virtual, entre outros.
Quando bem utilizado e parametrizado, este módulo automatiza processos e facilita a entrada dos dados, eliminando os erros gerados por trabalhos repetitivos e muito manuais.
Um bom exemplo disso são os módulos de Estoque e Expedição da Gett, que auxiliam o input de informações operacionais e permite aos níveis estratégico e tático o planejamento de suas ações.
Módulo tático
O módulo tático auxilia na tomada de decisão a médio prazo e é outro dos módulos gerenciais dos sistemas ERP.
A diferença entre o tático e o estratégico é que enquanto o estratégico simula oportunidades e ameaças, o tático tem como objetivos a lucratividade, o crescimento e o aumento da eficiência da organização.
Dessa forma, através deste módulo, é possível planejar e controlar orçamentos, metas e gerenciar riscos internos.
Neste sentido, os módulos Faturamento e Financeiro da Gett são os que melhor exemplificam este ponto.
Quais os principais módulos de um ERP?
Um sistema ERP, assim como uma empresa, possui diversos módulos, para atender os diversos setores de uma organização.
Portanto, investir neste tipo de sistema aumenta a eficiência, reduz custos e gera lucro.
Veja abaixo mais sobre os módulos que formam um sistema ERP.
Produção
O módulo de Produção de um ERP é responsável por:
- planejar, controlar e programar a produção;
- controlar estoques;
- gerenciar o controle de qualidade.
O modulo produção fica alocado na esfera operacional do sistema, já que é voltado para as atividades rotineiras da empresa.
É ele quem fornece os dados sobre estoque e controle de qualidade e que realiza o planejamento da produção.
E é partir destes dados que outros setores da empresa podem organizar suas atividades.
Logística/Distribuição
O módulo Logística/Distribuição de um ERP é responsável por automatizar e controlar a entrada e saída de materiais, melhorando a cadeia logística de uma empresa.
Através dele, é possível registrar a localização dos materiais no estoque, registrar entradas e saídas de produtos e também otimizar a expedição de mercadorias.
Ademais, é possível registrar os custos logísticos gerados em cada etapa desta cadeia.
Isto permite que os setores financeiro e contabilidade criem relatórios de estimativa de custos planejados x custos reais, visualizem oportunidades de melhoria e diminuam o desperdício monetário da organização.
Compras/Suprimentos
O módulo Compras/Suprimentos em um sistema ERP é o módulo que irá realizar a gestão da compra de bens e serviços para a organização.
Desde que automatizado, é este módulo que irá emitir e enviar os pedidos, além de criar um banco de dados com o histórico de compras e dados dos fornecedores.
Além disso, através da parametrização de estoques mínimos, é possível programar o envio automático dos pedidos aos fornecedores.
Fazer isso permite aos funcionários do setor de compras focar em outras tarefas, como desenvolvimento de fornecedores, manutenção de cadastros, entre outros.
Em suma, este módulo otimiza recursos e reduz os riscos provenientes da aquisição de bens e serviços de uma empresa.
Comercial/Finanças
O módulo Comercial/Finanças dentro de um ERP é relacionado diretamente à gestão financeira e comercial de uma organização.
Isto significa que, através dele, é possível realizar a gestão dos canais de venda, relacionamento com o cliente, criação de descontos e promoções, entre outros.
Ainda é possível consultar e registrar demonstrativos financeiros, realizar a gestão do fluxo de caixa, monitorar o capital de giro, e muito mais.
Em suma, é este módulo que irá gerir as receitas e as despesas da organização, e garantir seu funcionamento no mercado.
Vendas
O módulo de vendas de um sistema ERP existe para gerenciar o setor de vendas da empresa.
Entretanto, ele não cuida apenas da venda propriamente dita, já que também é possível registrar a pré-venda e o pós-venda.
Desta forma, é muito mais fácil trabalhar em ações de fidelização do cliente e, assim, estabilizar o fluxo de caixa da organização.
Através deste módulo, é possível gerir clientes e pedidos, oportunidades de venda, cobranças de pagamento, entre outras coisas mais relacionadas ao departamento.
Ademais, através do lançamento das informações deste departamento no sistema, os setores de logística, finanças e até mesmo o marketing conseguem tomar decisões estratégicas para beneficiar a empresa.
O Gett Pro garante a integração para seus negócios
Se você está procurando um software para gerenciar suas operações de comércio exterior, o Gett Pro é uma ótima escolha.
Nosso software é um sistema ERP em nuvem, o que traz mais segurança, agilidade e integração para a sua empresa, além de possibilitar o acesso de qualquer lugar com acesso à internet.
Com o Gett Pro, é possível realizar a gestão completa do seu processo de importação, desde a simulação de custos até a emissão de notas fiscais, controle de estoque, vendas e finanças.
Ele possui mais de 20 módulos, incluindo controle de documentos, logística, câmbio, comércio exterior, faturamento, entre outros. Além disso, ele tem a capacidade de se integrar com outros sistemas, como sistemas de contabilidade e marketplaces.
Por fim, ele permite a criação de relatórios e dashboards para acompanhar o desempenho do negócio em tempo real e possui suporte especializado para atender a todas as demandas específicas da sua organização.
