O comércio exterior é uma das atividades econômicas mais complexas e dinâmicas, que envolve transações internacionais que demandam alto nível de precisão, conformidade regulatória e planejamento prévio. Para as empresas que atuam nesse segmento, manter uma gestão contábil eficiente se torna muitas vezes um grande desafio e por isso que o outsourcing contábil pode ser uma alternativa interessante.
No entanto, o outsourcing contábil não deve ser compreendido apenas como uma forma de terceirizar tarefas operacionais, mas sim como uma ferramenta de gestão capaz de gerar valor, antecipar riscos e apoiar a tomada de decisão.
Ao longo deste texto você entenderá melhor como funciona esse modelo, seus benefícios, desafios e sua importância para o comércio exterior.
O que é outsourcing contábil é por que ele é relevante para o comércio exterior?
O outsourcing contábil pode ser definido como a contratação de uma empresa especializada para assumir parte ou a totalidade das funções contábeis de uma organização.
De acordo com o estudo Internacional Business Report (IBR) da Grant Thornton, no setor financeiro e de contabilidade, 60% dos brasileiros já utilizaram serviços de outsourcing, considerando que esse índice é de 20% no restante do mundo, o que mostra a sua relevância para as empresas brasileiras de diversos segmentos.
Agora, no contexto do comércio exterior, essa prática ganha ainda mais relevância devido à necessidade das empresas em lidar com legislações tributárias complexas e controles fiscais diferenciados.
As empresas que importam ou exportam produtos estão sujeitas a normas que ultrapassam o âmbito da contabilidade tradicional, exigindo conhecimento aprofundado em áreas como classificação fiscal de mercadorias, impostos incidentes, benefícios fiscais que reduzem encargos, regimes aduaneiros especiais que permitem a suspensão e/ou isenção parcial ou total dos tributos incidentes nas operações de importação e exportação, e muito mais.
Dessa forma, ao optar pelo outsourcing contábil, as empresas contratantes passam a contar com equipes especializadas capazes de interpretar e aplicar corretamente a legislação e assim evitar autuações e perdas financeiras.
Estrutura e funcionamento do outsourcing contábil no comércio exterior
O funcionamento do outsourcing contábil em empresas que atuam no comércio exterior envolve diversas etapas e processos estruturados, que vão muito além da simples escrituração contábil.
Vamos detalhar aqui os principais aspectos dessa dinâmica:
Diagnóstico inicial e mapeamento das necessidades
O primeiro passo, portanto, consiste em um diagnóstico minucioso da situação contábil e fiscal da empresa.
Em seguida, nesse momento inicial, os profissionais contratados avaliam os sistemas de registro, as rotinas já existentes, os regimes tributários aplicáveis e, além disso, as obrigações acessórias específicas do comércio exterior.
Por fim, esse mapeamento torna-se essencial, pois permite identificar riscos, revelar gargalos e, ao mesmo tempo, apontar oportunidades de melhoria.
Integração de sistemas e padronização de processos
Após o diagnóstico, inicia-se a integração entre os sistemas de gestão da empresa e as plataformas da prestadora do serviço contábil.
Essa integração permite padronizar lançamentos, automatizar processos e gerar relatórios com maior precisão.
A padronização é fundamental no comércio exterior, já que as operações envolvem diversas etapas, como registros de importação e exportação, emissão de notas fiscais de entrada e saída, cálculo de impostos, gerenciamento de pagamentos e recebimentos, controle de câmbio e outros aspectos financeiros.
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Execução das rotinas contábeis e fiscais
Uma vez estruturado o processo, a equipe de outsourcing passa a executar as rotinas contábeis, que incluem: escrituração, elaboração de demonstrações financeiras, apuração de impostos, entrega de obrigações acessórias, análise de balanços e atendimento às auditorias internas e externas.
Nas operações internacionais, essa etapa envolve também o correto registro das transações cambiais e o tratamento contábil adequado para variações de moeda estrangeira.
Conformidade regulatória e atualizações constantes
O ambiente normativo do comércio exterior é extremamente dinâmico, pois ele varia conforme o produto comercializado.
O outsourcing contábil garante que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas que regem o comércio exterior bem como a legislação fiscal e tributária aplicável, já que os profissionais terceirizados são responsáveis por acompanhar diariamente essas mudanças e adaptar os processos de forma imediata.
Relatórios gerenciais e apoio à decisão
Outro ponto essencial é a produção de relatórios gerenciais, que vão além da contabilidade tradicional e fornecem informações importantes para os gestores.
No comércio exterior, esses relatórios podem incluir análises de custo tributário por operação, impacto do uso de regimes aduaneiros especiais, benefícios fiscais e acordos comerciais internacionais, além de comparativos de cenários em diferentes mercados e projeções financeiras considerando possíveis variações cambiais.
Benefícios do outsourcing contábil para empresas de comércio exterior
O outsourcing contábil oferece vantagens que transcendem a economia de custos operacionais. Ele pode transformar a contabilidade em uma verdadeira aliada do planejamento estratégico da empresa, principalmente em um setor complexo como o comércio exterior.
Entre os principais benefícios estão:
Especialização técnica
As empresas de outsourcing reúnem profissionais altamente qualificados, especializados em legislação fiscal e contábil que envolvem tanto operações nacionais como internacionais.
Essa expertise garante maior segurança nas operações e reduz riscos de erros que possam levar a autuações e questionamentos fiscais, já que o compliance fiscal e contábil é uma das maiores preocupações das empresas que atuam no comércio exterior.
Redução de custos
Manter uma equipe interna de contabilidade com foco no comércio exterior pode ser oneroso, sobretudo para empresas de médio porte.
Com o outsourcing, há redução de despesas relacionadas a salários, encargos, treinamentos e infraestrutura tecnológica.
Eficiência operacional
O outsourcing possibilita maior agilidade na execução das rotinas contábeis, já que os processos são padronizados e automatizados.
Essa eficiência operacional contribui para que a empresa tenha informações atualizadas em tempo real, fator decisivo em operações de comércio exterior.
Desafios e pontos de atenção no outsourcing contábil
Embora ofereça inúmeros benefícios, o outsourcing contábil também apresenta desafios que precisam ser considerados pelas empresas, tais como:
Confiança e segurança das informações
A contabilidade envolve dados sensíveis, e a transferência dessas informações para terceiros exige protocolos rigorosos de segurança.
É fundamental escolher prestadores de serviços que adotem tecnologias de proteção de dados e sigam práticas de confidencialidade.
Dependência de terceiros
Ao terceirizar, a empresa contratante passa a depender dos serviços de uma empresa terceirizada.
Caso o prestador não atenda às expectativas ou enfrente problemas internos, a continuidade dos processos contábeis pode ser impactada. Por isso, é importante estabelecer contratos claros, além da definição de métricas de desempenho.
Comunicação e sincronia entre equipes
Para que o outsourcing seja bem-sucedido, é necessário alinhar expectativas e criar canais de comunicação eficientes.
A ausência de sincronia entre a equipe interna e a terceirizada pode comprometer a agilidade e a confiabilidade das informações.
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