Controlar todo o processo de importação em um só lugar é um desafio que envolve integração, planejamento e o uso de tecnologias adequadas. Desde a negociação com o fornecedor até a chegada da mercadoria no destino, cada etapa do processo precisa ser monitorada para garantir eficiência, redução de custos e evitar atrasos. Portanto, a centralização das informações é essencial para alcançar esses objetivos.
Neste texto, vamos explorar como isso pode ser feito de forma centralizada e organizada, utilizando as melhores práticas e tecnologias disponíveis. Por isso, confira!
Qual a importância de controlar todo o processo de importação em um só lugar?
Controlar todo o processo de importação em um só lugar é essencial para garantir eficiência, reduzir custos e aumentar a competitividade no mercado.
Quando todas as etapas são gerenciadas de forma integrada, a empresa ganha maior visibilidade sobre cada detalhe da operação, o que facilita a tomada de decisões estratégicas e permite agir rapidamente diante de imprevistos.
Assim, a centralização das informações elimina retrabalhos e reduz falhas de comunicação entre diferentes setores, sendo especialmente importante em um processo que envolve tantas variáveis.
Cada informação dispersa aumenta o risco de erros, atrasos e custos adicionais, impactando diretamente no prazo e no custo final da mercadoria.
Além disso, acompanhar tudo de forma unificada permite uma análise mais precisa dos dados envolvidos na operação. É possível calcular o custo real da importação com mais exatidão, identificar gargalos logísticos, negociar melhores condições com fornecedores e transportadoras, além de melhorar a previsão de estoque.
Tudo isso contribui para uma gestão financeira mais eficiente, já que o controle centralizado possibilita uma visão clara dos desembolsos e ajuda a planejar o fluxo de caixa da empresa.
Em um mercado onde a velocidade e a confiabilidade fazem a diferença, a centralização do processo de importação se torna uma vantagem estratégica. Empresas que gerenciam suas operações de forma fragmentada tendem a perder agilidade e, muitas vezes, pagam mais caro por isso. Já aquelas que controlam tudo em um só lugar ganham eficiência, reduzem riscos e se posicionam melhor para crescer e expandir sua presença.
Como fazer esse controle?
Para controlar todo o processo de importação em um só lugar, o ideal é integrar tecnologia, gestão estratégica e parceiros confiáveis.
Aqui está um passo a passo para montar esse controle centralizado:
Escolha de uma plataforma de gestão de importação
O primeiro passo para controlar todo o processo de importação em um só lugar é escolher uma plataforma que conecte todos os setores e dá visibilidade desde a cotação com o fornecedor internacional até a entrega da mercadoria.
Algumas funcionalidades importantes incluem:
- Gestão de fornecedores e pedidos
- Monitoramento de embarques e rastreamento de cargas
- Controle de documentos
- Cálculo automático de impostos e custos logísticos
Uma boa solução é investir em sistemas como o Software da Gett, que é especializado na gestão completa das operações de comércio exterior.
O Software da Gett é um sistema especialista em importadores e exportadores, 100% na nuvem e Full-SaaS e permite integração com ERPs, e-commerces, Marketplaces e WMS.
Planejamento e Coordenação de etapas
O processo de importação envolve diversas fases, e cada uma deve ser planejada e coordenada para evitar gargalos. Portanto, é importante mapear as etapas do processo, considerando:
- Negociação com fornecedores
- Fechamento de pedido e pagamento
- Logística Internacional
- Desembaraço Aduaneiro
- Chegada da mercadoria no destino
Com uma plataforma centralizada, é possível delegar responsabilidades em cada uma das etapas e acompanhar prazos, evitando esquecimentos e retrabalhos.
Rastreabilidade e monitoramento
Uma das maiores dores de quem importa é a falta de visibilidade sobre onde a carga está e o que está acontecendo em cada etapa. Para resolver isso, a solução ideal deve oferecer:
- Rastreamento em tempo real
- Alertas automáticos de desvios ou atrasos
- Atualização contínua do status do embarque
Muitos sistemas já integram com transportadoras e operadores logísticos, fornecendo essas informações automaticamente. Um exemplo disso é o Robô de Embarque da Gett, um recurso que busca dados diretamente dos sites dos armadores e companhias aéreas através do número do conhecimento de embarque (Máster/House). Além disso, o Robô realiza uma busca de hora em hora, mantendo todos os processos atualizados quanto ao status da carga.
Gestão de documentos
A documentação de importação é extensa e qualquer erro pode gerar multas e atrasos. Por isso, a plataforma escolhida deve permitir:
- Armazenamento seguro e acessível de todos os documentos
- Emissão rápida e fácil das notas fiscais de importação e/ou exportação
O Gett Pro oferece um módulo dedicado à gestão de notas fiscais de importação e exportação, facilitando a emissão de NFs (modelo 55) com rapidez e sem burocracia. Além disso, o sistema proporciona maior controle contábil dos impostos, custos e despesas por meio de relatórios gerenciais de notas fiscais, gerados automaticamente pela Gett. Dessa forma, o processo se torna mais eficiente e organizado.
Com o módulo faturamento do Gett Pro é possível:
- Emitir notas fiscais para importações diretas, por conta e ordem e por encomenda;
- Emitir notas fiscais de venda e exportação;
- Obter integração com produtos já cadastrados;
- Importar o XML da DI Siscomex
- Recuperar via API a DUIMP do Portal Único Siscomex
- Realizar o cálculo tributário da operação
Controle de custos e análise financeira
Para garantir que a operação seja lucrativa, é essencial acompanhar os custos em cada etapa. Um bom sistema de gestão de importação centraliza:
- Cálculo dos tributos envolvidos em cada operação
- Gestão dos custos logísticos e administrativos
Com essas informações consolidadas, é possível identificar onde há desperdícios e, consequentemente, onde existem oportunidades de otimização.
O controle de custos e a análise financeira é fundamental para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira estável e, principalmente, sem aparecer em alguma lista de devedores.
E falando em lista de devedores, de acordo com a Serasa Experian, em janeiro de 2024, foram registrados 6.7 milhões de CNPJs no vermelho no Brasil. As dívidas negativas das empresas somaram R$ 127,8 bilhões e o ticket médio de cada débito em torno de R$ 2.705,20.
Mas, com o módulo financeiro do Gett Pro é garantida total automação dos custos e despesas de uma importação diretamente no contas a pagar da empresa.
Com ele, você consegue ter o controle financeiro completo, abrangendo desde os processos de comex até custos administrativos, como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, DRE Gerencial e relatórios.
Automação de tarefas repetitivas
Tarefas manuais como preenchimento de documentos, acompanhamento de embarques e conferência de faturas podem ser automatizadas para ganhar tempo e reduzir erros. Algumas funcionalidades essenciais são:
- Geração de relatórios financeiros
- Envio automático de e-mails para fornecedores e clientes
- Preenchimento automáticos da Nota Fiscal a partir do XML da declaração aduaneira
Análise de dados e melhoria contínua
Por fim, para garantir que o processo de importação esteja em melhora contínua, é importante ter acesso a relatórios detalhados que mostrem:
- Tempo médio de cada etapa do processo
- Custo total por operação e por produto
Assim a empresa pode tomar decisões baseadas em dados concretos e implementar melhorias contínuas.
A Gett desenvolveu um módulo especial para análise de dados, extremamente robusto, voltado para clientes que desejam elevar a confiabilidade e a agilidade na análise e tomada de decisão. Além disso, trata-se de um módulo de Business Intelligence, com indicadores personalizados por módulos, o que fornece um painel de dashboards sofisticados para uma rápida tomada de decisão e análise de dados.
Além disso, o módulo Analytics é totalmente responsivo, permitindo que você acompanhe em tempo real tudo o que acontece na sua empresa.
Controle todo o processo da sua importação com o Gett Pro
O Gett Pro é o software referência no mercado de importadores e exportadores, atendendo de forma única cada segmento especializado. Além disso, com ele, é possível fazer a gestão completa das operações de comércio exterior por meio de módulos contratados, desde o pré-custo da importação até o controle financeiro e análise de dados.
Portanto, entre em contato conosco, agende uma demonstração e conte com o Gett Pro para controlar todo o processo da sua importação!
