De acordo com Estudos da McKinsey, as empresas à frente na adoção de tecnologias digitais melhoram em até 30% a sua produtividade, porém, quando olhamos para a realidade das empresas, em muitas delas a equipe ainda conduz o processo de emissão de nota fiscal de forma manual, com planilhas, e-mails e controles paralelos que dependem 100% da intervenção humana. Isso consome tempo, eleva o risco de falhas e retarda o envio de informações ao financeiro. Com a automação do faturamento, a emissão de notas deixa de ser fragmentada e passa a operar de forma integrada com todas as áreas.
O resultado é um processo ágil, rastreável e conforme exigências legais, sobretudo em faturamentos de importação e exportação, que exigem controle e precisão maiores.
Qual é a complexidade do faturamento na importação e exportação?
O faturamento relacionado às operações de comércio exterior difere substancialmente das rotinas domésticas. Em suma, além das notas fiscais eletrônicas, é necessário lidar também com faturas comerciais, Declarações Aduaneiras (DI/DUIP e DU-E) e documentos de embarque.
Na importação, o controle de custos exige identificar o valor da mercadoria no local de embarque (VMLE), o valor do frete, o valor do seguro, o valor da mercadoria no local de descarga (VMLD), o valor de taxas (Taxa de Utilização do Siscomex), o valor de contribuições (Cide) e demais despesas aduaneiras efetivamente pagas à repartição alfandegária até o momento do desembaraço aduaneiro (tais como despesas por diferenças de peso, classificação fiscal e multas por infrações), além dos impostos.
Por outro lado, na exportação, é preciso gerenciar o valor da mercadoria, que deve corresponder ao valor negociado na condição de venda, além dos valores de frete e seguro, de acordo com o Incoterm que o exportador e o importador negociaram. Além disso, o Imposto de Exportação (IE) não incide sobre todos os tributos, então este também é um ponto que a empresa deve gerenciar, considerando que o governo isenta os demais impostos na exportação (PIS/PASEP, Cofins, IPI e ICMS) por meio de incentivos fiscais cujo objetivo é tornar os produtos brasileiros mais competitivos no mercado internacional.
Como resultado, esse nível de detalhamento torna o faturamento das operações de importação e exportação um ambiente de alto risco operacional. De tal forma que a dependência de controles manuais faz com que erros simples, como divergência na base de cálculo, código NCM ou CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação), gerem atrasos, autuações e retrabalho.
Além disso, com o envolvimento de diversos players nas operações (importador, exportador, agente de carga, operador logístico, seguradora) as informações se tornam fragmentadas e isso dificulta a conciliação financeira e a visibilidade sobre os custos reais de cada operação.
Por que automatizar o faturamento?
A automação de faturamento representa a evolução natural da gestão de comércio exterior para as empresas que buscam eficiência operacional e controle financeiro.
Com o uso de softwares de gestão como o Gett Pro, a empresa pode integrar, rastrear e automatizar todo o ciclo de faturamento.
Entre as principais vantagens, destacam-se:
- Redução de erros operacionais: ao eliminar o preenchimento manual de campos e permitir o reaproveitamento de dados, a automação reduz falhas humanas e inconsistências.
- Conformidade tributária: a automação permite o cálculo preciso dos tributos, de acordo com a natureza da operação.
- Integração contábil e bancária: o sistema pode gerar os lançamentos contábeis e financeiros a partir das notas fiscais emitidas, o que garante maior conciliação entre o contas a pagar e a receber, reduz divergências e reforça a governança sobre o fluxo financeiro das operações de importação e exportação.
- Maior rastreabilidade: o sistema registra toda ação realizada, de tal forma que permita auditorias internas e emissão de relatórios gerenciais precisos.
Como a automação transforma o papel do financeiro
A automação não é apenas uma questão de produtividade, visto que ela também muda o perfil de atuação do setor financeiro.
Agora, ao invés de gastar tempo na conciliação bancária e no processamento de pagamentos de forma totalmente manual por meio de planilhas, a automação nesta área possibilita que o financeiro atue com o fim de:
- Analisar margens de lucro por operação e identificar custos ocultos;
- Projetar variações cambiais e seus impactos no resultado operacional;
- Acompanhar a rentabilidade por cliente, produto ou país, conectando a performance operacional aos resultados financeiros;
- Reduzir o capital de giro imobilizado por atrasos no faturamento e recebimentos.
Essa mudança de foco é essencial para as empresas que desejam competir com eficiência no mercado internacional, já que cada minuto e cada dólar impactam diretamente o resultado final.
O papel do GETT Pro na automação de faturamento
O Gett Pro, sistema de importação da Gett, foi desenvolvido com foco na digitalização integral dos processos de comércio exterior, desde a gestão operacional até a automação de faturamento.
No módulo “Faturamento” são centralizadas todas as informações relativas à emissão, conferência e controle das Notas Fiscais, não apenas para importações diretas, por conta e ordem e por encomenda, como também das notas fiscais de venda e exportação.
Alguns dos recursos mais relevantes do módulo faturamento incluem:
- Diversas formas de geração de NF de entrada e saída;
- Importação automática do XML da DI do Siscomex;
- Recuperação da DUIMP diretamente do Portal Único;
- Atende aos benefícios fiscais e Tratamentos Tributários Diferenciados (TTD’s);
- Recuperação e cadastro automático dos produtos diretamente do Catálogo de Produtos do Portal Único;
- Pré-conciliação automática dos produtos da DI/DUIMP com os produtos do sistema;
- Cálculo automático dos impostos para diversas operações com fórmulas de cálculo conforme suas operações;
- Leitura de DI e DSI do Siscomex Web e DUIMP do Pucomex registradas e retificadas;
- Cadastro automático das pessoas e dos produtos da DI e NF-e Siscomex;
- Relatórios de Notas Fiscais emitidas, Produtos faturados e Conta Corrente do faturamento;
- Complementação dos produtos da DI/DUIMP para cadastro de novos produtos no sistema;
- Conversão da unidade de medida da DI/DUIMP para a unidade em que o produto está cadastrado no sistema.
Facilite a emissão de suas notas fiscais com a Gett. Entre em contato conosco e garanta total automação de faturamento para a sua empresa!
