Trabalho com software para Comércio Exterior faz 12 anos e diariamente converso com muitas empresas que estão iniciando suas operações no setor. É muito bom ver a quantidade de novas empresas que tem surgido durante esse período, porém, a falta de informação sobre processos e gestões podem se tornar um grande desafio, aqui vou falar especificamente do controle do embarque.
Durante essas conversas notei que existe um desafio muito comum entre elas quando o assunto é controle do embarque e os numerários que acompanham esse processo. Dúvidas que apesar de simples, podem uma virar uma de bola neve de problemas quando não são resolvidas.
Esses são processos necessários que podem dar informações cruciais para a estratégia ou condenar uma empresa com apenas um erro de cálculo ou de digitação. É sobre essa relação de amor e ódio com números que quero falar hoje.
Essas 6 dicas vão ajudar você e sua empresa à evitar alguns problemas e se blindar contra imprevistos e erros manuais.
1) Conheça o fornecedor do seu produto
Para uma controle do embarque eficiente, tenha confiança no fornecedor do seu produto para que ele atenda as suas expectativas de qualidade da mercadoria, prazo da mercadoria pronta e envio dos documentos corretos. Se você não conhece o fornecedor, contrate empresas especialistas em certificação de fornecedores para você ter mais segurança.
2) Contrate o frete internacional
Não negocie a compra da mercadoria com frete prepaid, o que é melhor para ele, pode não ser o melhor para você. Não foque só no preço do frete, preste atenção em todas as demais taxas envolvidas e não esqueça da demurrage. Pois caso você ultrapassar o prazo de devolução do equipamento, você não será pego de surpresa com uma cobrança astronômica.
Tenha pelo menos 3 agentes de carga para cotar os seus fretes.
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3) Conheça o seus produtos
Tenha certeza da classificação de NCM do seu produto para conhecer os tratamentos administrativos e saber se você precisa solicitar a Licença de Importação anterior ao embarque. Este processo junto ao Órgão Anuente pode levar alguns dias e impactar no embarque.
Saiba as dimensões corretas e a quantidade que poderá ser acondicionada no container, pallet ou caixa, assim você consegue otimizar o transporte.
4) A assessoria em Comércio Exterior para controle de embaque
Tenha uma despachante aduaneiro eficiente e pró-ativo, que tenha experiência no seu tipo de operação e de carga. Este profissional evitará que você cometa erros e apoiará a sua empresa em todo o processo. Esse é o parceiro mais importante para um controle de embarque eficaz.
5) Programe o seu fluxo de caixa para ter gestão dos embarques
Além do pagamento da Commercial Invoice para o fornecedor dos seus produtos, prepare-se para o pagamento de diversas taxas para o frete, nacionalização, desembaraço e para o governo.
Estas despesas podem variar conforme a cotação do câmbio, então entre a sua simulação de custos e a nacionalização da mercadoria, pode ter uma variação que você precisa estar preparado para pagar a mais.
Próximo da data da nacionalização da mercadoria, muitos despachantes aduaneiros solicitam um depósito para pagamento destas taxas, evitando o estresse de gerenciar tudo isto.
Para isto é importante você guardar os valores que foram previstos pelo despachante e compare com os valores realizados no fim do processo. Recomendo isto para você calcular o custo efetivo real da importação da sua mercadoria.
6) Controle o seu estoque para ter um controle do embarque
Avalie se você terá espaço para armazenar a mercadoria quando ela chegar no seu armazém, evitando maiores custos com armazenagem no recinto alfandegado e multas devido da demora na devolução do container.
Conclusão:
A verdade é que não é só encontrar a empresa no exterior e mandar um email solicitando a compra, existem pontos muito importantes para você controlar o seu processo de importação com segurança.
Esteja atento a esses detalhes e procure introduzir o máximo de tecnologia em seus processos. A transformação digital é a base para o sucesso de qualquer processo!
Ricardo Estevam
Sócio Diretor da GETT Tecnologia
