Tomadores de decisões em empresas que atuam no Comércio Exterior necessitam cada vez mais saber como fazer o rateio de despesas operacionais de forma eficiente, eficaz e justa, principalmente em momentos que esbarram com diversas burocracias no mercado.
A garantia da boa gestão dos custos logísticos é fundamental para a manutenção dos processos operacionais. Além disso, garante bons resultados financeiros com lucratividade satisfatória, de forma que permite às empresas se manterem competitivas.
Nesse sentido, vamos demonstrar nesse texto, de forma breve e simplificada, como os profissionais podem realizar a distribuição correta dos gastos entre todos os envolvidos.
E, ainda assim, tomar suas decisões com a ajuda de sistemas digitais voltados para as operações do Comércio Exterior.
O que é rateio de despesas?
O rateio de despesas é a divisão proporcional de custos gerados, que se baseia nos dados de cada uma das áreas da empresa. Ou seja, é a estratégia utilizada para ter o conhecimento preciso de todos os gastos empresariais.
É feito de forma contábil e pelo registro das contas de custeio correspondentes aos gastos necessários nas operações realizadas.
Faz-se necessária muita atenção dos tomadores de decisões, pois o momento de fazer o rateio de despesas pode ser diferente na realidade de cada empresa. Esse momento varia conforme o nicho de mercado em que atua e depende de operações logísticas eficientes que viabilizem seu sucesso.
Portanto é crucial conhecer a categorização dos custos existentes, que possibilitarão organização e monitoramento constantes, evitando que sejam ultrapassados os limites ideais.
Quais custos devem ser considerados no rateio de despesas?
Analisando pelo lado em que o rateio de despesas serve como estratégia para o conhecimento dos gastos de cada empresa, para que assim permaneçam em operação, dois conceitos nesse momento são superimportantes: os custos diretos e indiretos.
A análise desses custos é fundamental para descobrir a rentabilidade da empresa no desempenho de suas atividades operacionais, uma vez que ajudam o empresário no planejamento, controle e desenvolvimento do seu negócio internamente.
Além dessa organização estrutural, é possível precificar produtos e serviços de forma correta, aumentando os ganhos e reduzindo os custos, assim como obter informações essenciais para a tomada de decisão e investimentos estratégicos.
Custos Diretos
Os custos diretos são os gastos relacionados diretamente com a operação. Eles são mais fáceis de atribuir um valor pois podem ser mensurados sem dificuldades, mantendo a operacionalização da empresa.
Os principais custos diretos da importação são:
- valor do material ou produto;
- impostos pagos aos governos federal, estadual e municipal;
- frete internacional;
- despesas aduaneiras;
- seguro de carga.
Custos Indiretos
São custos importantes, mas que não são identificados de forma clara na operação, portanto, são mais difíceis de calcular. São contabilizados por meio do rateio de despesas de acordo com critérios que não são claros e que englobam conceitos gerais.
Alguns custos indiretos nas operações de importação são:
- salários de funcionários;
- energia elétrica;
- aluguel de imóvel;
- compra de material de escritório;
- contratação de terceirizados.
Qual é a importância do rateio de despesas nas empresas?
A apuração dos custos é uma parte fundamental da gestão de qualquer negócio, desde uma startup até uma grande corporação, e a distribuição dos custos se dá conforme o ramo de atuação e o tipo de produto ou serviço.
Fazer a gestão do rateio das despesas é importante para que os gestores tenham conhecimento sobre os custos envolvidos nas operações.
Benefícios da gestão dos custos nas empresas do Comércio Exterior
Dentre os diversos benefícios, consideremos três como os principais. Confira!
Aumento da lucratividade
Quando a empresa deseja ampliar seus lucros, pode aumentar a entrada de receitas ou minimizar os custos, o que depende de fatores internos. Eliminando gastos excessivos e economizando nas operações, o crescimento dos lucros é garantido e permite que os preços fiquem mais competitivos.
Redução dos riscos
A desordem financeira é um dos principais riscos do negócio, o que torna impossível criar um planejamento e manter a estabilidade da empresa.
Melhoria da produtividade
Reformular os processos de trabalho para simplificar atividades e reduzir gastos por meio de uma análise profunda pode trazer melhorias significativas. De posse de um melhor direcionamento para a tomada de decisão, amplia-se o atendimento dos clientes sem influenciar na qualidade dos produtos ou serviços prestados.
Como fazer o rateio das despesas?
Além de permitir uma melhor compreensão do trabalho de cada empresa, fazer o rateio de despesas é um processo necessário para que os preços de venda sejam acurados. Inclusive com o acréscimo dos custos indiretos, que exigem maior cuidado e são realizados por diferentes estratégias.
Conheça a Legislação
A Receita Federal do Brasil (RFB) emitiu uma Solução de Consulta (SC), permitindo com que o funcionamento da tributação do rateio de impostos seja dividido entre empresas do mesmo grupo econômico.
As normas que tratam do assunto são a SC nº 5010/18 e a nº 8011/19 da RFB, que trazem detalhes sobre a cobrança de tributos quando vários negócios rateiam despesas.
Quanto à Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e ao Programa de Integração Social (PIS), a apuração dos valores de impostos a serem recuperados deve ser individualizada entre as empresas, mas a distinção dos gastos de cada uma deve ser precisa no rateio das despesas.
Comprovantes de pagamento e contrato estruturado
Deve-se elaborar um contrato completo, com a participação de cada empresa no rateio das despesas, com detalhes claros e objetivos que evitam dúvidas entre os gestores.
Os comprovantes dos gastos e de reembolsos devem ser bem guardados para realização dos cálculos adequados.
Uso da tecnologia por meio de software adequado
É impossível fazer o controle manual de todas as despesas ao mesmo tempo, efetuar todos os registros, saídas de dinheiro, contratação de serviços e controle de documentos por meio dos inúmeros serviços compartilhados pelas empresas.
Com o avanço da tecnologia é possível efetuar toda essa demanda por meio de um software de gestão de despesas que coleta informações, realiza cálculos e elabora relatórios para empresas do Comércio Exterior.
Conclusão
A Gett é uma empresa de tecnologia protagonista no mercado de sistemas para importadores e exportadores, que disponibiliza um software exclusivo para sua Comercial Importadora, Exportadora, Trading Company ou Indústria que tenham necessidade de importar e exportar mercadorias.
O software de Comércio Exterior da Gett é um ERP em nuvem que faz com que o trabalho das áreas envolvidas nas operações e de gestão sejam mais integrados, inteligentes, ágeis e seguros.
Por meio de especialistas confiáveis o software automatiza com eficiência e inteligência, todo o trabalho repetitivo, de forma a eliminar o esforço desnecessário que impede seu protagonismo no negócio em que atua.
