Importar dá acesso a novos produtos e tecnologias, contudo esse processo exige o cumprimento de diversas exigências legais e administrativas por parte das empresas, sendo fundamental conhecer e gerenciar adequadamente os principais documentos para importação.
Neste texto, vamos detalhar os principais documentos exigidos em uma operação de importação, e além disso, como gerenciá-los de forma eficiente.
Quais são os principais documentos exigidos na importação?
Alguns documentos são necessários para a importação de mercadorias, uma vez que a Receita Federal realiza o controle e a fiscalização aduaneira de todos os bens trazidos do exterior.
Dentre os principais documentos exigidos na importação estão:
Proforma Invoice
Documento emitido pelo exportador contendo a proposta comercial, com detalhes sobre a mercadoria, preços, condições de pagamento, prazos de entrega e demais termos da negociação.
Embora não tenha valor fiscal, a proforma Invoice é essencial para formalização do pedido de importação e obtenção de licenças prévias e também utilizado pelo importador para o fechamento de câmbio na modalidade de pagamento antecipado.
Fatura Comercial (Commercial Invoice)
Trata-se do documento que formaliza a negociação de compra e venda. Nele, portanto, constam informações detalhadas, como a descrição das mercadorias, quantidade, preço unitário e total, Incoterm, condições de pagamento e dados do exportador e importador.
É um dos principais documentos instrutivos do processo de despacho aduaneiro de importação e nele deve conter todos os dados discriminados no Art. 551 do Regulamento Aduaneiro (RA) – Decreto nº RA 6.759/2009
Packing List (Romaneio de Carga)
Esse é o documento que lista os itens em cada volume e, além disso, discrimina a embalagem das mercadorias, informando dimensões, peso bruto e líquido, quantidade de volumes e marcações. Dessa forma, ele facilita a conferência física da carga.
Conhecimento de Embarque
A companhia responsável pelo transporte da carga emite o Conhecimento de Embarque, que funciona como um contrato de transporte entre o transportador e o embarcador.
Além de formalizar a contratação do transporte internacional, o conhecimento de embarque tem a finalidade de:
- Descrever o tipo de mercadoria que está sendo transacionada, bem como a operação de transporte em si;
- Servir como recibo de entrega da mercadoria ao transportador na origem;
- Registrar a realização do embarque, bem como amparar a mercadoria embarcada;
- Representar a propriedade da mercadoria;
- Transferir a posse e propriedade da mercadoria;
- Instruir o processo de despacho aduaneiro.
Licença de Importação (LI / LPCO)
Trata-se de um documento eletrônico que, quando necessário, autoriza a entrada de determinados produtos no país. Para isso, exige uma prévia análise e anuência de um ou mais órgãos, como ANVISA, MAPA, INMETRO, entre outros, além do próprio DECEX (Departamento de Operações de Comércio Exterior). Essa exigência se aplica tanto ao licenciamento automático quanto ao não automático.
Certificados específicos
Dependendo da natureza da mercadoria e origem podem ser exigidos a apresentação de certificados específicos, como:
- Certificado de Origem: comprova a origem do produto comercializado, sendo essencial para dar acesso a tratamento tarifário preferencial quando previsto em Acordos Comerciais Internacionais.
- Certificado Sanitário/Fitossanitário: exigido para produtos de origem animal ou vegetal, atestando a conformidade com as normas sanitárias.
- Certificado de Conformidade: comprova que o produto atende aos padrões técnicos exigidos pelo país importador.
Declaração de Importação (DI) ou Declaração Única de Importação (DUIMP)
Documento eletrônico que formaliza o processo de importação perante a Receita Federal do Brasil (RFB), contendo todas as informações necessárias para a conferência aduaneira e o cálculo dos tributos incidentes.
A DI ou DUIMP deve ser registrada pelo importador no sistema da RFB ou pelo seu representante legal, podendo ser seu despachante aduaneiro. Ela deve ser instruída com os documentos descritos no art. 553 do Regulamento Aduaneiro, ou seja:
- Via original do Conhecimento de embarque ou documento de efeito equivalente (obrigatório);
- Via original da Fatura Comercial assinada pelo exportador (obrigatório);
- Comprovante de pagamento dos tributos incidentes na importação (obrigatório, se exigível);
- Apresentação de outros documentos (quando exigido) em decorrência de acordos comerciais internacionais ou por força de lei, regulamento ou outro ato normativo.
Erros comuns na gestão documental
Erros comuns na gestão documental na importação de mercadorias podem, portanto, comprometer a eficiência, a segurança jurídica e a viabilidade das operações.
Entre os principais problemas, por exemplo, destaca-se a falta de conferência adequada dos documentos antes do embarque da carga na origem, o que pode gerar atrasos na liberação aduaneira e custos adicionais, além da aplicação de multas e outras penalidades.
Além disso, outro erro recorrente envolve o preenchimento incorreto das informações nos documentos, causando divergências entre si e com a mercadoria física, o que compromete tanto a rastreabilidade quanto a conformidade da operação.
De acordo com o Balanço Aduaneiro 2023, foram enviados 526 comunicados para autorregularização, possibilitando que as empresas, em cujas declarações de importação foram identificados possíveis equívocos de preenchimento, corrigissem o erro antes do início de um procedimento fiscal.
Caso essas empresas não tivessem enviado o comunicado de autorregularização e o erro fosse identificado no curso de uma fiscalização, já acarretaria aplicação de multa de 50%. Então, só por meio desses dados já dá para ter uma ideia do quanto as empresas erram com a falta de gestão dos documentos para importação
Além de tudo, muitos importadores não mantêm uma organização adequada do arquivo documental, dificultando a localização das informações importantes em caso de fiscalização ou necessidade de comprovação de regularidade.
Como gerenciar esses documentos de forma eficiente
A gestão eficiente dos documentos para importação é fundamental para garantir o cumprimento das exigências legais, evitar atrasos e reduzir custos operacionais. Dentre as melhores práticas, estão:
Digitalização e armazenamento eletrônico
Adotar sistemas para a gestão documental que permitam a digitalização, organização e arquivamento seguro de todos os documentos, facilitando o acesso rápido, além de reduzir o risco de perda de informações.
Isso é extremamente importante principalmente em momentos de fiscalização aduaneira, em que é preciso apresentar documentos que comprovem a conformidade da operação.
Automatização de processos
Implementar softwares de comércio exterior que integrem todas as etapas da importação, desde a solicitação de licenças prévias até o desembaraço aduaneiro, assim promovendo maior eficiência e reduzindo a possibilidade de erros manuais.
Esses softwares permitem a centralização de informações e documentos, o que elimina a necessidade de controles paralelos e ainda facilita o acesso fácil de onde estiver, basta ter acesso à Internet, já que eles geralmente são 100% na nuvem.
Checklists e procedimentos padronizados
Primeiramente, elabore checklists específicos para cada operação de importação, reunindo todos os documentos necessários antes do embarque da carga na origem e, em seguida, apresentando-os corretamente às autoridades aduaneiras.
Além disso, checklists detalhados ajudam a evitar erros e inconsistências quanto às informações prestadas.
Comunicação eficiente com parceiros comerciais e logísticos
Estabeleça uma comunicação clara e eficiente com fornecedores, agentes de carga, operadores logísticos e despachantes aduaneiros para garantir o fluxo correto das informações e a emissão e transmissão adequada dos documentos para importação das mercadorias.
Auditoria interna e controle de qualidade
Realizar auditorias internas periódicas para verificar a consistência e a integridade dos documentos emitidos, bem como a aderência aos procedimentos estabelecidos, assegurando a qualidade e a segurança das operações de importação.
Capacitação contínua
Investir na capacitação de profissionais envolvidos nos processos de importação, promovendo o domínio sobre as exigências documentais, sistemas eletrônicos de comércio exterior e melhores práticas de gestão.
Como a Gett simplifica a gestão documental
A Gett transforma a gestão documental com o nosso software de comércio exterior, o Gett Pro.
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Por meio da centralização de informações e documentos em uma plataforma única, o Gett Pro elimina a necessidade de controles paralelos e reduz o risco de erros e retrabalhos.
Além disso, a automação de registros permite que tarefas burocráticas e repetitivas sejam executadas de forma rápida e precisa.
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