A gestão de estoque é mais do que necessária para a eficiência operacional e saúde financeira de empresas que atuam na importação de mercadorias. Diferentemente de negócios que trabalham apenas com a produção ou distribuição nacional, as importadoras lidam com variáveis adicionais.
Diante disso, o estoque se torna mais do que um espaço físico de armazenamento, ele representa capital imobilizado e fluxo de caixa comprometido.
E aqui merece um ponto de destaque. De acordo com dados do ILOS, no ano de 2024, o estoque imobilizado representou 24% do PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro e uma taxa de juros elevada superior a 10% o que acabou elevando o custo de estoque para mais de 6% do PIB, impactando os custos logísticos totais do país.
A importância de conduzir essa gestão com atenção a boas práticas é o que veremos ao longo desse texto, com foco na redução de custos e riscos, além de possíveis perdas.
O papel do estoque no contexto das importadoras
Para as importadoras, o estoque tem a função ampliada quando comparado a empresas que operam apenas com mercadorias do mercado interno. Pois ele funciona como amortecedor entre os longos prazos do fornecedor internacional, do transporte internacional, da liberação aduaneira e da demanda do cliente final.
Quando um lote de mercadorias é adquirido de um fornecedor no exterior, o tempo até que ele esteja disponível para venda, eventualmente pode se estender por semanas ou meses, dependendo da origem, do modal de transporte escolhido e das exigências alfandegárias.
Assim, o estoque garante que o atendimento ao mercado interno não sofra interrupções mesmo diante de atrasos em portos, greves, fiscalização intensiva, entre outros fatores que costumam afetar o prazo para disponibilidade da carga.
Esse papel do estoque no contexto das importadoras faz com que a gestão seja ainda mais delicada.
Manter níveis excessivos de estoque implica altos custos de armazenagem e risco do produto se tornar obsoleto, enquanto operar com níveis baixos pode resultar em perda de vendas e clientes, além do impacto na imagem da empresa importadora.
Planejamento de compras e previsibilidade de demanda
Uma das práticas mais relevantes para evitar perdas certamente é o alinhamento entre o planejamento de compras internacionais e a previsão de demanda no mercado local. Pelo contrário do abastecimento nacional, em que o ciclo de reposição pode ser curto, na importação o planejamento e a antecipação das operações se torna obrigatória.
Por isso a previsibilidade exige uma análise detalhada do histórico de vendas, da sazonalidade, de tendências de consumo e das particularidades de cada cliente.
Ferramentas de análise preditiva, que cruzam dados históricos com variáveis de mercado, são cada vez mais utilizadas para lidar com incertezas.
A Gett foi pioneira no desenvolvimento de um módulo de análise de dados extremamente robusto para seus clientes que desejam elevar a confiabilidade e a agilidade na análise e tomada de decisão. Trata-se do módulo Analytics do nosso software de importação.
Então trata-se de um módulo de Business Intelligence com indicadores personalizados por módulo que fornece um painel de dashboards sofisticados para rápida tomada de decisão e análise de dados.
Mas, é importante salientar que a tecnologia por si só não resolve o problema. É necessário um alinhamento constante entre os setores de vendas, compras, logística e financeiro, para que o estoque represente fielmente a realidade da demanda e evite tanto excessos quanto escassez.
A importância da classificação e organização do estoque
Um estoque desorganizado ou mal classificado é terreno fértil para perdas. Pois nas importadoras, essa questão ganha proporções ainda maiores, pois muitas vezes as mercadorias são recebidas em grandes volumes, vindas de origens e fornecedores diferentes.
A classificação correta dos itens, com codificação padronizada e etiquetas legíveis, é a primeira barreira contra falhas operacionais.
Além disso, a definição de critérios de armazenagem deve levar em conta aspectos como:
- Validade do produto: para itens perecíveis ou com prazo de uso definido, a aplicação da metodologia PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) é essencial.
- Valor unitário: produtos de maior valor agregado exigem monitoramento mais próximo, controles rígidos e segurança reforçada.
- Giro de estoque: itens de alta rotatividade devem estar em áreas de fácil acesso, para reduzir o tempo de movimentação e custos operacionais.
Essas práticas não apenas reduzem perdas físicas e financeiras, mas também facilitam auditorias internas, inspeções de fiscais e inventários periódicos.
Tecnologia como aliada da gestão de estoque
A digitalização trouxe ferramentas com a finalidade de transforma a forma de gerir um estoque. De tal forma que softwares de gestão integrada (ERP) permitem que as importadoras tenham visibilidade em tempo real sobre a movimentação de cada item, desde o pedido ao fornecedor até a entrega ao cliente.
Posto que, sistemas de WMS (Waherouse Management Systems) aplicados a centros de distribuição otimizam processos como:
- Endereçamento inteligente de mercadorias;
- Monitoramento de prazos de validade e lotes;
- Integração com dispositivos móveis para conferência de entrada e saída
- Relatórios analíticos para a tomada de decisão.
Essas ferramentas não apenas reduzem a margem de erro humano, mas também aumentam a precisão do inventário e permitem ajustes ágeis diante de imprevistos.
Dessa forma quando falamos em tecnologia como aliada da gestão de estoque para importadoras, a Gett tem a solução perfeita.
O módulo estoque do Gett Pro possibilita uma visão detalhada de cada movimentação de entrada e saída dos produtos no estoque, com controle dos itens por Lote e Local de armazenagem.
Por meio do nosso software de importação, é possível acompanhar as quantidades reservadas, previstas em pedidos de compra e disponíveis para venda, além do custo médio contábil da mercadoria.
Monitoramento de indicadores de desempenho para a gestão de estoque
A gestão de estoque deve ser orientada principalmente por métricas claras, que forneçam base para ajustes constantes.
Alguns dos principais indicadores para importadoras são:
- Giro de estoque: mede a velocidade de renovação do inventário e ajuda a identificar itens que permanecem parados por tempo excessivo.
- Cobertura de estoque: indica por quanto tempo o estoque atual atende à demanda sem necessidade de reposição.
- Custo de armazenagem: envolve despesas com espaço físico, mão de obra, seguros e segurança.
- Taxa de ruptura: mede a frequência com que a empresa não consegue atender pedidos por falta de produto disponível.
- Perdas por avarias ou vencimentos: apontam falhas diretas na conservação e movimentação da mercadoria dentro do estoque.
O acompanhamento contínuo desses indicadores permite que a importadora antecipe problemas e adote medidas preventivas, em vez de apenas reagir às dificuldades quando já estão instaladas.
Segurança e controle de riscos
O estoque de uma importadora muitas vezes abriga mercadorias de alto valor agregado ou produtos sensíveis, como produtos químicos, eletrônicos e medicamentos.
Nesses casos, as perdas podem ser não apenas financeiras, mas também quanto a reputação da empresa.
As boas práticas de segurança incluem:
- Portaria com controle de acesso rigoroso;
- Monitoramento eletrônico por câmeras;
- Rondas periódicas em armazéns de maior risco;
- Seguros adequados para cada tipo de mercadoria;
- Treinamento da equipe para manuseio correto de itens frágeis ou perigosos.
Agora, em caso de produtos sujeitos a fiscalização intensiva, como é o caso de produtos regulados pela Anvisa, por exemplo, manter a documentação organizada e acessível reduz problemas que possam comprometer a operação de compra e venda.
Gestão de devoluções e logística reversa
Outro ponto sensível na gestão de estoque das importadoras é o tratamento das devoluções. Mercadorias que retornam por defeito, erro de pedido ou insatisfação do cliente precisam de um fluxo estruturado para não se tornarem perdas definitivas.
A logística reversa deve estar integrada ao sistema de gestão para que cada devolução seja analisada, classificada e encaminhada de forma correta:
- Reaproveitamento para venda, caso esteja em condições adequadas;
- Reparo, quando aplicável;
- Destinação ambientalmente correta, evitando riscos legais e de imagem.
Esse cuidado garante que os custos de devolução estejam controlados e que o estoque não seja impactado negativamente por produtos encalhados ou sem destino.
Treinamento e engajamento da equipe
Por mais avançados que sejam os sistemas e os processos, a eficiência da gestão de estoque depende diretamente das pessoas envolvidas.
Equipes bem treinadas, conscientes das rotinas e engajadas com os objetivos da empresa são decisivas para evitar perdas, e isso envolve:
- Capacitação contínua em uso de sistemas e equipamentos;
- Clareza sobre os procedimentos de conferência e movimentação;
- Cultura de responsabilidade, em que cada colaborador entenda o impacto de suas ações no resultado final;
- Incentivos para o reporte de falhas e sugestões de melhoria.
Um ambiente de trabalho estruturado e colaborativo reduz erros, aumenta a produtividade e fortalece a confiança interna.
Garanta uma gestão de estoque eficiente com a Gett
Por isso que com o Gett Pro, nosso software de importação, sua empresa conta com o módulo de estoque, desenvolvido para oferecer total controle das movimentações de seus produtos.
Assim, você reduz riscos de falta ou excesso de produtos, otimiza custos e mantém sua operação sempre organizada.
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