Uma das maiores preocupações das empresas importadoras, sem dúvida, é a divergência entre o custo estimado de uma operação e o custo real efetivamente apurado após a nacionalização da mercadoria.
Essa diferença pode impactar diretamente a formação de preços, comprometer a lucratividade e, consequentemente, afetar a competitividade no mercado. Por isso, reduzir tais discrepâncias torna-se essencial para garantir maior previsibilidade financeira.
Ao longo deste texto, vamos explorar as principais causas das divergências entre o custo estimado e o real na importação, além de apresentar as melhores práticas para minimizar esses impactos e tornar as operações mais seguras e precisas.
Principais causas das divergências entre custo estimado e real
Antes de tratar das soluções, é importante compreender os principais fatores que provocam as diferenças entre o custo estimado e o real de uma importação:
- Variações cambiais: a volatilidade do câmbio entre o momento da cotação e o pagamento pode impactar o custo final.
- Frete: geralmente é negociado o valor base do frete, mas no planejamento acaba não sendo considerado as taxas e sobretaxas cobradas pelas transportadoras, além do valor base.
- Classificação fiscal da mercadoria incorreta: a adoção inadequada do código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) pode gerar diferenças na alíquota dos impostos.
- Custos aduaneiros e portuários/aeroportuários não previstos: taxas de armazenagem, movimentação e manuseio da carga; custos com emissão de licenças, certificados ou registros de produtos; custos com Demurrage, entre outros custos podem não ter sido considerados integralmente no momento do levantamento de custos previstos.
- Erros na estimativa de tributos: como II, IPI, ICMS, PIS/COFINS-Importação, AFRMM, Taxa de Utilização do Siscomex podem ser calculados de forma incorreta.
- Desconhecimento de requisitos específicos: requisitos de órgãos anuentes para mercadorias específicas podem gerar custos adicionais com adequações, análises laboratoriais, certificações, notificações e/ou registros.
- Problemas logísticos: atrasos e necessidade de armazenagem alfandegada prolongada elevam o custo e aumentam a diferença entre o custo previsto e o real na importação.
Estratégias para reduzir as divergências
Em uma operação de importação, o importador deve antecipar cada etapa com atenção meticulosa. Além disso, ao lidar com os custos envolvidos, é essencial redobrar o cuidado, já que qualquer variação pode comprometer o planejamento financeiro.
Por isso, a seguir, listamos algumas estratégias fundamentais que ajudam a reduzir as divergências entre o custo estimado e o custo real na importação, contribuindo para uma operação mais precisa e previsível:
Planejamento detalhado da operação de importação
Portanto, um planejamento minucioso representa o primeiro passo essencial para reduzir as discrepâncias entre o custo estimado e o real de uma importação. Para isso, é necessário considerar os seguintes pontos:
- Levantamento completo de todos os custos diretos e indiretos;
- Previsão de gastos com armazenagem, taxas portuárias/aeroportuárias e custos extras;
- Simulação de cenários com diferentes faixas de variação cambial.
Por isso, é importante destacar que, com o módulo Pré-custo de Importação do Gett Pro (software de importação desenvolvido para importadores, comerciais importadoras e Trading Companies) você consegue simular os custos da sua operação com muito mais precisão. Isso porque o módulo utiliza um banco de dados com alíquotas de NCMs atualizadas periodicamente, o que garante mais segurança e confiança nos cálculos.
Classificação fiscal correta da mercadoria importada
Investir tempo e até mesmo dinheiro na classificação fiscal da mercadoria é essencial para evitar surpresas com alíquotas maiores de impostos, multas e outras penalidades ou até mesmo exigências não previstas.
Assim, para classificar corretamente uma mercadoria é importante:
- Ter em mãos todas as características técnicas essenciais para classificá-la adequadamente;
- Elaborar uma descrição completa da mercadoria a partir de suas características técnicas;
- Seguir as regras de classificação fiscal para encontrar o melhor código NCM para a mercadoria importada;
- Utilizar sistemas de apoio à classificação fiscal como a TEC Avançada da Gett, módulo do nosso software de comércio exterior, que permite avaliar com maior precisão a classificação fiscal de mercadorias, contando com atualizações diárias e consultas ilimitadas de NCMS;
- Em caso de dúvidas, consultar um especialista ou o próprio despachante aduaneiro;
- Considerar, se necessário, realizar uma consulta formal de classificação fiscal à Receita Federal para obter segurança jurídica.
Gestão cambial eficiente
Para evitar perdas financeiras devido às oscilações cambiais, é importante considerar:
- Utilizar instrumentos de hedge cambial para proteger sua empresa das variações bruscas no câmbio;
- Realizar travas cambiais para o fechamento de câmbio;
- Monitorar constantemente o mercado de câmbio.
Ao analisar o mercado de câmbio, você vai perceber que para 2025 há uma queda das projeções do câmbio de R$/US$5,85 para R$/US$5,82, de acordo com o Boletim Focus de 19/05/2025.
Essa projeção é positiva para as importações, pois a queda na taxa do dólar significa menor custo envolvido nas operações de aquisição de mercadorias no mercado externo, no entanto, o cenário poderia ser diferente, caso as oscilações cambiais fossem altas a ponto de aumentar os custos da importação, o que acaba prejudicando o importador que não costuma acompanhar o mercado cambial.
Negociação transparente com fornecedores e prestadores de serviços
Quando as partes envolvidas adotam uma postura clara e objetiva, compartilhando informações detalhadas sobre preços, prazos, responsabilidades e condições logísticas, cria-se assim, um ambiente de confiança mútua que favorece o planejamento financeiro e operacional das empresas.
A falta de transparência, por outro lado, pode gerar custos ocultos, alterações inesperadas nas condições contratuais e disputas que comprometem o andamento da importação, além de impactar negativamente a rentabilidade do negócio.
Dessa forma, ao estabelecer negociações pautadas pela clareza, é possível definir com maior precisão os valores de fretes internacionais e demais despesas logísticas, reduzindo, assim, o risco de surpresas no momento da nacionalização da mercadoria.
Além disso, a transparência permite que as especificidades técnicas dos produtos sejam plenamente consideradas, o que contribui para evitar custos adicionais não previstos.
Adicionalmente, ao manter uma comunicação aberta e contínua com fornecedores e prestadores de serviços, a empresa consegue monitorar eventuais variações nos custos ao longo do processo, possibilitando, portanto, ajustes e renegociações quando necessário.
Esse alinhamento evita divergências entre o valor inicialmente orçado e o que a empresa realmente desembolsa, o que contribui, por fim, para uma gestão financeira mais eficiente e previsível.
Integração de dados e comunicação entre os envolvidos
Falhas na comunicação entre as áreas comercial, financeira, logística e de importação são fonte comum de divergências. Portanto:
- Estabeleça processos integrados e comunicação fluida entre todos os envolvidos na operação de importação, incluindo o despachante aduaneiro;
- Compartilhe qualquer tipo de previsão ou alterações em tempo real com toda a equipe;
- Adote sistemas ERP integrados ao sistema de comércio exterior.
Além disso, quando se fala em integração, é importante destacar que, aqui na Gett, sua empresa pode conectar o ERP ao nosso software de comércio exterior. Dessa forma, você viabiliza uma transformação digital completa em todos os setores, com benefícios como:
- Integração da P.O
- Integração dos custos e despesas do processo
- Integração das Notas Fiscais geradas através do XML da DI
Quer saber como funciona o fluxo de integração entre Gett e outros ERPs? Aqui está!
Revisão pós-desembaraço aduaneiro
Após a conclusão do processo de importação, é importante realizar uma análise comparativa entre o custo estimado e o real, para assim identificar:
- Onde ocorrem as divergências;
- Quais ajustes podem ser implementados nos próximos processos;
- Como melhorar os modelos de cálculo e previsão.
Este processo retroalimentará o ciclo de melhoria contínua para reduzir cada vez mais as divergências entre custo estimado e real na importação.
Como a Gett garante previsibilidade de custos
A Gett se destaca no mercado de comércio exterior ao proporcionar previsibilidade de custos nas operações, reduzindo significativamente as divergências entre custo estimado e real na importação.
Assim, por meio do seu software de comércio exterior, especializado e totalmente integrado, a Gett oferece relatórios financeiros precisos, que permitem ao importador ter total visibilidade sobre todos os custos e despesas envolvidas no processo de importação.
Essa precisão evita surpresas, possibilitando um planejamento financeiro mais seguro.
Além disso, o Gett Pro, software de importação completo para importadores, comerciais importadoras e Trading Companies, realiza o monitoramento em tempo real de cada etapa da carga, por meio do Robô de Embarque.
Ele busca informações diretamente no site dos principais armadores e companhias aéreas, através do número do Máster e do House do Conhecimento de Embarque, e além disso atualiza automaticamente os status e prazos.
Com o módulo Controle de Importação do Gett Pro, pode-se ainda acompanhar o processo pela etapa do desembaraço aduaneiro da mercadoria importada, mantendo todo o custo da operação sob controle, o que contribui para antecipar as provisões de valores através do relatório de numerário.
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