O setor de importação lida com uma ampla variedade de processos complexos, e o retrabalho se torna um dos principais vilões da produtividade, elevando custos, atrasando as operações e assim, aumentando o risco de penalidades. No entanto, a automação no setor de importação é capaz de reduzir drasticamente o retrabalho e garantir mais eficiência, precisão e competitividade às empresas que importam.
Neste texto, vamos ver como a automação reduz o retrabalho no setor de importação, além dos benefícios trazidos por essa automação. Confira!
O que é retrabalho no setor de importação?
Retrabalho é toda atividade que precisa ser refeita por erro, omissão, falha de comunicação ou falta de padronização.
No setor de importação, isso pode ocorrer em diversas etapas:
- Preenchimento incorreto ou incompleto de documentos como fatura comercial, packing list ou declaração de importação;
- Falha no cálculo dos custos de importação;
- Divergência de informações entre sistemas;
- Classificação incorreta da mercadoria por falta de informação técnica sobre o produto;
- Falha na gestão de Licenças de Importação e certificações/registros junto aos órgãos anuentes;
- Preenchimento incorreto dos campos da declaração aduaneira (DI/DUIMP) ou erro na emissão da nota fiscal de entrada.
Essas situações impactam diretamente os prazos e os custos da operação, podendo até inviabilizar o processo de importação.
Na importação uma simples falha pode gerar erro em efeito cascata. Vamos dar um exemplo do que acontece muito nas empresas:
O importador não tem em suas mãos as informações completas do produto que deseja importar para classificá-lo corretamente. Então, para não gerar mais atrasos no embarque da carga na origem, o importador acaba classificando a mercadoria de forma incorreta, o que acaba gerando, em muitos casos, o recolhimento incorreto de impostos, além de um tratamento administrativo incorreto.
Se a carga tributária no Brasil é o que mais impacta os custos das importações e, só no ano de 2024, ela chegou a 32,3% do PIB (Produto Interno Bruto) nacional, de acordo com dados divulgados pelo Tesouro Nacional, pense no prejuízo que uma empresa pode ter ao recolher impostos indevidamente devido a um erro de classificação fiscal causado pela falta de informação técnica sobre o produto a ser importado.
Como a automação reduz o retrabalho no setor de importação
A automação no setor de importação se dá por meio da digitalização de processos, integração de sistemas, uso de inteligência de dados e implantação de fluxos automatizados que eliminam tarefas manuais e assim reduzem a margem de erro.
Veja como a automação atua em diferentes frentes:
Preenchimento automático e padronizado de documentos
Softwares especializados de comércio exterior, como o Gett Pro, o software de importação da Gett, integram-se ao ERP da empresa, permitindo o preenchimento automático de documentos com base em dados já validados. Isso reduz inconsistências, evita erros manuais e elimina a necessidade de digitação repetida.
O Gett PRO é o software de importação referência no mercado de importadores, comerciais importadoras e Trading Companies, atendendo de forma única cada segmento especializado.
Rastreabilidade e controle em tempo real
Com dashboards e alertas automáticos, é possível monitorar o status da carga, o cumprimento de prazos e além disso, a conclusão de etapas críticas, como a emissão de nota fiscal de entrada.
O módulo Analytics do Gett Pro fornece um painel de dashboards sofisticados para rápida tomada de decisão e análise de dados. Ele é totalmente responsivo, e você acompanha em tempo real tudo o que acontece na sua empresa.
Essa visibilidade reduz falhas operacionais e permite ações preventivas, evitando o desperdício de tempo e dinheiro.
Geração automática de relatórios e indicadores
A automação também contribui para a melhoria contínua ao oferecer dados confiáveis e atualizados sobre o desempenho das operações.
Assim, é possível identificar gargalos, causas recorrentes de retrabalho e implementar ações corretivas com mais agilidade e assertividade.
Benefícios da automação no setor de importação
Além da redução direta do retrabalho, a automação no setor de importação traz outros benefícios importantes, como:
Redução de custos e prazos
A automatização permite uma melhor gestão de prazos e recursos, reduzindo o risco de atrasos e penalidades que geram custos adicionais.
Ao centralizar informações e facilitar o acesso a dados em tempo real, as empresas conseguem tomar decisões mais rápidas e assertivas, como a definição do momento ideal para fechar um câmbio, por exemplo, o que pode impactar diretamente na redução dos valores pagos.
Outro fator relevante é a redução de custos operacionais ligados à mão de obra, já que processos que antes demandavam equipes inteiras passam a ser executados por sistemas automatizados, liberando os profissionais para funções mais estratégicas.
A longo prazo, essa transformação digital eleva a produtividade e melhora a competitividade da empresa no mercado.
Melhoria na acuracidade das informações
No comércio exterior, qualquer falha ou inconsistência nos dados pode gerar consequências graves, como atrasos no desembaraço aduaneiro, multas, retrabalhos e impactos financeiros significativos.
Ao automatizar processos, especialmente aqueles que envolvem preenchimento de documentos, classificação fiscal de mercadorias, emissão de notas fiscais e controle de prazos, assim, as empresas reduzem drasticamente o risco de erros humanos, muitas vezes causados por atividades repetitivas, manuais e sujeitas à interpretação.
Com sistemas automatizados, os dados são integrados entre diferentes setores, como compras, logística e financeiro, garantindo que as informações trafeguem de forma padronizada, atualizada e confiável.
Além disso, a automação facilita a rastreabilidade e a auditoria das operações, uma vez que cada etapa é registrada de forma digital e pode ser acessada com rapidez e segurança.
Portanto, quanto maior a acuracidade dos dados, mais eficiente e segura será a gestão das importações, refletindo diretamente na redução de custos e riscos.
Aumento da produtividade das equipes
Com fluxos integrados e comunicação mais eficiente entre setores, a automação promove um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo. Além disso, ela permite que as informações fluem de forma transparente e em tempo real.
Dessa forma, as equipes conseguem responder mais rapidamente às demandas da empresa, tomar decisões embasadas e lidar com imprevistos com maior flexibilidade.
A produtividade também é impulsionada pela padronização dos processos, o que garante consistência nas operações e facilita treinamentos, substituições e escalabilidade das atividades.
Além disso, ao proporcionar maior controle e visibilidade sobre todas as etapas da importação, a automação gera confiança e segurança para os profissionais envolvidos, que passam a trabalhar com dados atualizados e confiáveis.
Isso impacta diretamente na motivação da equipe, que se vê mais eficiente e capaz de entregar resultados com menos esforço e desgaste.
Redução de riscos
A automação proporciona, primeiramente, mais controle e visibilidade em tempo real sobre todas as etapas da operação de importação, desde a emissão de documentos até o desembaraço aduaneiro e entrega final. Isso permite uma resposta ágil a qualquer desvio ou imprevisto, o que reduz a exposição a riscos logísticos e financeiros.
Outro ponto importante é a conformidade regulatória. Sistemas automatizados são programados para acompanhar atualizações normativas e fiscais, o que ajuda a manter as operações dentro das exigências legais, evitando dessa forma atrasos, multas e outras penalidades por parte da Receita Federal.
Empresas que operam com grande volume de importações se beneficiam disso, pois a automação garante padronização e rastreabilidade.
- Multas por erros na classificação fiscal ou na emissão de documentos;
- Atrasos no desembaraço aduaneiro devido à documentação inconsistente;
- Problemas com fiscalizações por falta de rastreabilidade e organização documental.
Como a Gett elimina o retrabalho no setor de importação
Dados imprecisos, informações desencontradas entre setores, planilhas manuais e processos repetitivos acabam atrasando operações, aumentando custos e comprometendo a eficiência.
Com tecnologia 100% em nuvem, o software de importaçõ da Gett centraliza todas as informações em uma única plataforma integrada, eliminando a necessidade de retrabalhos manuais, evitando falhas operacionais e melhorando a comunicação entre departamentos.
O sistema da Gett para importadores, comerciais importadoras e Trading Companies entrega inteligência de dados em tempo real, proporcionando visibilidade completa das operações, o que significa mais controle, agilidade e menos tempo gasto com correções e duplicidade de esforços.
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