Infelizmente, o sucesso das operações de importação depende não apenas da negociação de bons preços ou do cumprimento de prazos, mas também do monitoramento constante de desempenho e eficiência por meio de KPIs de importação.
Em suma, eles permitem que os gestores tenham uma visão estratégica de suas operações, identifiquem gargalos logísticos e tomem decisões baseadas em dados concretos e atualizados.
Neste texto, vamos destacar o que são e quais KPIs essenciais que toda empresa importadora deve monitorar. Confira!
O que são KPIs e por que são importantes nas operações de importação?
KPIs ou Indicadores-Chave de Desempenho (Key Performance Indicators) são métricas utilizadas para medir e acompanhar o progresso de processos, metas e resultados dentro de uma organização.
No contexto das importações, os KPIs têm portanto um papel fundamental ao fornecerem uma visão clara e objetiva sobre o desempenho de toda a operação. A análise destes dados pode se dar desde a negociação com fornecedores internacionais até a chegada da mercadoria em seu destino, por exemplo.
Eles permitem identificar gargalos, ineficiências, desvios de prazos e custos excessivos, além de contribuírem para decisões fundamentadas em dados reais.
Principais KPIs de importação
Assim, os principais KPIs de importação que você pode utilizar em sua empresa são:
Lead time total de importação
O lead time mede o tempo total entre o pedido junto ao fornecedor internacional e a entrega final.
Esse KPI permite avaliar a eficiência do processo logístico, incluindo fabricação, frete internacional, desembaraço aduaneiro e transporte interno. Um lead time elevado pode indicar ineficiências ou problemas com fornecedores, transportadores ou até mesmo com os processos alfandegários.
Tempo médio para registro de uma Declaração de Importação
Esse indicador mede o intervalo que se dá entre a presença de carga pelo depositário e o momento de registro da declaração aduaneira no sistema da Receita Federal.
Empresas que monitoram de forma consistente o tempo médio para registro da declaração de importação conseguem implementar ações corretivas com maior agilidade. Isso porque é possível observar melhorias nos processos internos, maior integração entre departamentos, capacitação de equipes envolvidas ou alinhamento com prestadores de serviços, como o despachante aduaneiro.
Tempo médio de desembaraço aduaneiro
Monitorar o tempo médio que a carga permanece parada na alfândega é certamente essencial para reduzir custos com armazenagem e evitar atrasos.
Por medir o intervalo entre o registro da declaração aduaneira no sistema da Receita Federal e a liberação efetiva da mercadoria pelo órgão, é mais um dos KPIs de importação a se observar.
De acordo com o Balanço Aduaneiro 2023, o tempo médio bruto no despacho de importação ao longo do ano de 2023 foi de 11,30 horas. Este tempo foi 49,23% menor que o tempo médio bruto total em relação ao ano de 2022.
Esse KPI pode ajudar a avaliar a qualidade da documentação apresentada, a eficiência da operação e a previsibilidade do processo junto à Receita Federal.
Quando o tempo para se obter o desembaraço aduaneiro é elevado, a empresa pode, por exemplo, enfrentar custos adicionais com armazenagem alfandegada, atrasos na entrega da mercadoria ao cliente final e até perda de competitividade no mercado.
Por outro lado, a redução consistente desse tempo indica processos bem estruturados, documentação correta e boa gestão do processo de despacho aduaneiro.
Quantidade de períodos de armazenagem alfandegada utilizados em média
A quantidade de períodos de armazenagem alfandegada utilizados em média é um KPI relevante para acompanhar o desempenho das operações de importação. Afinal, esta análise está diretamente ligada à eficiência logística, à gestão documental e ao cumprimento de prazos junto aos órgão intervenientes.
Esse indicador permite mensurar o tempo médio em que as mercadorias sob custódia em recinto alfandegado, desde a sua chegada até o efetivo desembaraço aduaneiro.
Altos índices nesse KPI geralmente sinalizam gargalos nos processos de importação, como, por exemplo:
- falta de entrega de documentos instrutivos do processo;
- entrega de documentos com dados incompletos;
- inconsistências encontradas nas declarações aduaneiras;
- falhas na gestão de licenças.
Quando monitorados corretamente, esse KPI possibilita a identificação de oportunidades para reduzir custos com armazenagem, o que pode impactar positivamente o custo total da importação.
Custo médio da importação
Ao monitorar o custo médio da importação, é possível obter uma visão clara dos gastos envolvidos por unidade de produto importado. Isso permite uma análise comparativa entre diferentes períodos, fornecedores, origens e modalidades logísticas.
Esse acompanhamento contínuo revela oscilações nos custos que podem estar associadas, por exemplo, a variações cambiais, aumento nos valores dos fretes internacionais, aumento no valor dos produtos ou mesmo falhas no planejamento logístico.
Utilizar o custo médio como indicador permite não apenas identificar oportunidades de redução de despesas, mas também poder escolher parceiros comerciais e modais de transporte mais adequados.
Quando bem aplicado, o custo médio da importação oferece uma base sólida para negociações com fornecedores, revisão de contratos logísticos e implementação de melhorias contínuas em todo o processo.
Índice de conformidade documental
Avalia a precisão e completude dos documentos exigidos durante o processo de importação, como fatura comercial, packing list, conhecimento de embarque, licenças, certificações etc.
Altos índices de não conformidade podem resultar em atrasos, custos extras e penalidades que podem comprometer a operação.
Custo de armazenagem
Controlar o custo de armazenagem de mercadorias importadas é fundamental, especialmente para empresas que operam com volumes elevados ou com produtos de alto valor agregado.
Esse indicador ajuda a identificar oportunidades de melhoria no giro de estoque e no planejamento logístico.
Índice de avarias ou perdas
Mede o percentual de mercadorias danificadas ou perdidas durante o processo de importação.
Altos índices podem indicar falhas na embalagem, manuseio inadequado ou até mesmo transportadoras ineficientes.
Tempo médio para emissão de notas fiscais de entrada
Em resumo, esse indicador mede o intervalo entre o momento em que a mercadoria é desembaraçada pela Receita Federal e o momento em que a nota fiscal de entrada é efetivamente emitida.
Quanto menor esse tempo, maior portanto a capacidade da empresa de agilizar os processos de nacionalização, liberar a carga para o transporte interno e ainda alimentar corretamente seus sistemas contábeis e de estoque.
Atrasos nessa etapa podem afetar o planejamento de distribuição e até comprometer o cumprimento de contratos e prazos com clientes finais. Além disso, a emissão ágil da nota fiscal de entrada é fundamental para garantir a conformidade fiscal da operação.
Índice de erros na emissão de notas fiscais de entrada
Esse indicador mede a frequência e o tipo de erros que ocorrem durante o processo de emissão das notas fiscais relativas à entrada de mercadorias importadas, oferecendo assim uma visão precisa sobre a eficiência, conformidade e qualidade dos processos.
A mensuração desse índice permite às empresas identificarem falhas recorrentes, como classificação fiscal incorreta, CFOP inadequado ou erros na base de cálculo dos impostos, entre outros erros comuns.
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Como acompanhar esses KPIs de importação de forma eficiente
Mais importante do que simplesmente definir indicadores é garantir que eles sejam acompanhados de forma eficiente. Isso permite corrigir desvios rapidamente, identificar oportunidades e manter a equipe alinhada com os objetivos da empresa.
Antes de tudo, é fundamental que os KPIs escolhidos estejam diretamente ligados às metas da empresa. Indicados em excesso ou irrelevantes apenas geram ruído.
Portanto, escolha KPIs que realmente reflitam os aspectos críticos de desempenho de suas importações.
Outro ponto importante é utilizar, por exemplo, ferramentas de Business Intelligence (BI) para coletar e centralizar dados de diversas áreas da empresa e apresentá-los de maneira visual e interativa. Dashboards bem configurados certamente tornam a análise mais ágil e favorecem a tomada de decisão em tempo real.
Ferramentas de BI também permitem configurar alertas automáticos quando os KPIs ultrapassam ou não atingem determinados limites, mas é importante definir metas claras e mensuráveis para cada KPI, para que o desempenho possa ser avaliado de forma objetiva.
Os KPIs não devem ser analisados apenas em reuniões esporádicas. É importante criar uma rotina de análise diária, semanal ou mensal, devendo ainda revisar periodicamente os indicadores utilizados, eliminando os que perderam relevância e incorporando novos KPIs que façam mais sentido para os objetivos atuais da empresa.
Além disso, os KPIs devem ser compreensíveis para todos os envolvidos. Nesse sentido, é importante que a equipe saiba o que cada indicador representa, como ele é calculado e por que é importante. Transparência e clareza geram engajamento e responsabilidade coletiva pelos resultados.
Como a Gett auxilia na gestão de KPIs de importação
A Gett desenvolveu um módulo de análise de dados por meio de Business Intelligence, com indicadores personalizados por módulo que fornece um painel de dashboards sofisticados para rápida tomada de decisão e análise de dados.
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