A gestão eficiente de PO (Purchase Order) é fundamental para garantir que os processos de importação ocorram sem atrasos e/ou com custos adicionais. Além disso, considerando que o Brasil, no acumulado do ano de 2024, importou um total de US$262,5 bilhões, segundo informações disponibilizadas no ComexVis em 29/01/2025. Agora, imagine o caos caso cada importador brasileiro não mantivesse uma boa gestão de seus pedidos de compra.
Uma P.O. bem gerenciada melhora a previsibilidade e confiabilidade das operações, além de reduzir riscos financeiros e logísticos. Portanto, neste texto, vamos explorar como essa prática pode trazer benefícios significativos para sua empresa. Acompanhe!
O que é uma PO e sua importância na importação?
Uma Purchase Order (P.O.) ou Pedido de compra, é um documento formal emitido pelo comprador ao fornecedor internacional, especificando os detalhes da compra, como:
- Quantidade e descrição dos produtos
- Preço unitário e total
- Moeda negociada
- Termos de pagamento
- Incoterm definido
- Prazos de produção e entrega
- Requisitos de embalagem e rotulagem
Veja um exemplo de uma PO gerada em um clique através do software para importadores, Gett Pro:
A gestão eficaz da P.O. ajuda a evitar erros, divergências e atrasos no processo de importação.
Principais desafios na gestão de P.O.
Alguns são os desafios apresentados na gestão de P.O., sendo eles:
- Erros na emissão: informar especificações incorretas pode causar problemas na produção e entrega.
- Atrasos na confirmação do pedido: falhas na comunicação entre o comprador e o fornecedor internacional podem postergar o cronograma de produção.
- Falta de acompanhamento: não monitorar o status do pedido pode levar a surpresas desagradáveis, como entregas incompletas, fora das especificações técnicas ou fora do prazo.
Boas práticas para uma gestão de P.O. eficiente
As boas práticas para uma gestão de P.O. eficiente incluem:
Padronize o processo de emissão de P.O.
Padronizar a emissão de P.O. traz previsibilidade, reduz erros e melhora a comunicação entre os setores, garantindo que as aquisições atendam às necessidades do negócio. Além disso, quando a emissão de P.O. segue um padrão bem definido, a equipe registra de forma clara e consistente as informações essenciais, como:
- Descrição detalhada dos produtos;
- Quantidades;
- Preços;
- Prazo de entrega;
- Condições de pagamento.
Isso evita divergências com o fornecedor, minimiza falhas operacionais e permite um rastreamento melhor das compras na cadeia de suprimentos.
Portanto, crie um modelo padronizado de Purchase Order contendo todas as informações críticas, pois isso garantirá clareza e reduzirá o risco de erros.
Você conseguirá criar um padrão quando implementar um sistema especialista em pedidos de compra internacional para o importador.
Saiba mais aqui: https://gett.com.br/modulos/pre-custo-de-importacao/
Defina responsabilidades claras
Primeiramente, uma gestão eficiente de P.O. tem uma definição clara de responsabilidades dentro da equipe de importação. Quando cada profissional compreende seu papel no processo, a emissão, revisão e acompanhamento dos pedidos de compra ocorrem de forma mais fluida, o que, consequentemente, reduz erros e otimiza prazos.
A primeira etapa é a emissão da P.O., que deve ser realizada por um profissional ou departamento designado, garantindo que todas as informações estejam corretas. Esse processo exige atenção aos detalhes, já que qualquer inconsistência pode gerar retrabalho e atrasos para o início da produção e embarque das mercadorias.
Após a emissão, entra em cena a fase de revisão. Nesse momento, o responsável deve validar os dados, conferindo se a P.O. está em conformidade com os requisitos internos e o negociado com o vendedor. Esse controle é fundamental para evitar divergências que possam comprometer o fluxo de importação.
O acompanhamento da P.O. é outra função importante, pois garante que o fornecedor cumpra os prazos acordados e que eventuais problemas sejam resolvidos rapidamente. Para isso, essa etapa exige monitoramento, comunicação constante com os fornecedores e a equipe de logística, assegurando o embarque dos produtos dentro do prazo definido.
Ao definir responsabilidades claras em cada uma dessas etapas, a empresa fortalece a gestão de compras, melhora a previsibilidade das operações e reduz riscos operacionais. Além disso, uma equipe bem estruturada e ciente de suas funções proporciona maior eficiência ao processo de importação.
Estabeleça um fluxo de aprovação
Estabelecer um fluxo de aprovação eficiente para a gestão de P.O. é essencial para garantir o controle, minimizar erros e evitar problemas financeiros e operacionais na importação. Primeiramente, antes de enviar um pedido ao fornecedor internacional, é fundamental implementar um sistema de revisão interna que assegure que todos os detalhes estejam corretos e alinhados com a estratégia da empresa.
O primeiro passo é definir um processo estruturado, no qual cada P.O. passe por diferentes níveis de aprovação, conforme o valor da compra e o impacto no fluxo de caixa. Pequenas aquisições podem ser aprovadas diretamente pelo departamento de compras, enquanto pedidos de maior valor ou críticos para a operação devem ser revisados por setores financeiros, jurídicos e de compliance. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários, identificar inconsistências contratuais e mitigar riscos regulatórios.
A automação é uma grande aliada nesse fluxo de aprovação. Utilizar sistemas de gestão que integrem emissão e a revisão de pedidos permite uma análise mais rápida e transparente, reduzindo o risco de falha humana. Além disso, um histórico digital das aprovações facilita auditorias e garante que todas as decisões estejam documentadas, proporcionando maior segurança e conformidade.
Ademais, é importante estabelecer critérios claros para a revisão de P.O. antes do envio. Qualquer divergência deve ser ajustada antes da aprovação final, garantindo que o pedido reflita fielmente as necessidades da empresa e os termos acordados com o fornecedor.
A comunicação entre os setores envolvidos também deve ser ágil e eficiente, e para tanto, é preciso criar um fluxo de aprovação que permita feedback rápido e ajustes sem burocracia excessiva para reduzir atrasos. O alinhamento interno entre compras, financeiro e logística é essencial para que cada P.O. seja processado corretamente e que a mercadoria chegue no prazo estipulado, sem surpresas indesejadas.
Acompanhe o status de cada pedido
Em um cenário globalizado, onde fornecedores podem estar distribuídos por diferentes países e os prazos variam conforme produção, logística e alfândega, ter visibilidade sobre cada etapa do processo é fundamental para evitar atrasos, reduzir custos e melhorar a previsibilidade das operações.
O acompanhamento preciso ajuda, além de tudo, a evitar rupturas no estoque e a garantir que as mercadorias cheguem conforme o planejado, mantendo o fluxo de produção e/ou comercialização sem interrupções.
Outro benefício do acompanhamento do status de cada pedido é a previsibilidade financeira. Com o controle adequado, a empresa consegue programar os pagamentos conforme as etapas de fornecimento, garantindo um melhor fluxo de caixa e evitando custos adicionais com armazenagem ou multas desnecessárias.
Monitorar a produção e o embarque permite agir rapidamente em caso de atrasos ou problemas.
Utilize softwares de gestão de P.O.
Com a digitalização e automação dos processos, os softwares de gestão de P.O. oferecem um acompanhamento em tempo real de todas as etapas da compra, desde a emissão do pedido de compra até a entrega final. Dessa forma, a empresa consegue acompanhar todo o processo com mais precisão e eficiência.
Isso permite um controle mais rigoroso dos pedidos, reduzindo riscos como atrasos, falta de mercadorias e divergências nas especificações dos produtos. Além disso, com a centralização das informações em uma única plataforma, a comunicação entre os setores envolvidos na importação se torna mais ágil e transparente, minimizando erros manuais e retrabalhos.
Outro grande benefício do uso de softwares especializados é a integração com outras áreas, como a área financeira, logística e compliance aduaneiro, o que, por sua vez, possibilita um planejamento mais preciso e eficaz.
Ademais a eficiência operacional, softwares como o da Gett ainda geram relatórios detalhados sobre volume de compras, desempenho de fornecedores e custos logísticos, o que permite à empresa importadora trabalhar com dados concretos para uma melhor tomada de decisão. Isso ajuda a reduzir desperdícios e a melhorar a rentabilidade da operação, promovendo resultados mais consistentes.
Como a solução da Gett pode melhorar a gestão de P.O.?
Com processos que envolvem múltiplos fornecedores, prazos apertados e requisitos regulatórios complexos, contar com um software especializado em comércio exterior pode transformar a forma como sua empresa administra essas operações. Além disso, essa solução tecnológica pode melhorar significativamente a eficiência e os resultados da sua equipe. E é exatamente nesse ponto que a Gett se destaca, oferecendo uma plataforma capaz de otimizar a gestão de POs e garantir maior controle, agilidade e segurança em todas as etapas do processo.
Ao utilizar o software da Gett, sua empresa passa a contar com uma plataforma integrada e totalmente na nuvem, eliminando, assim, a necessidade de controles manuais e planilhas descentralizadas. Tudo é centralizado em um único ambiente, permitindo, dessa forma, a visualização detalhada de seu processo de importação.
Seja sua operação de importação por encomenda ou direta, o Gett Pro é um ERP completo para a gestão operacional da sua comercial importadora. Desde o controle de toda a importação, até a sinergia total entre custos e despesas do processo, o sistema também oferece uma gestão eficiente de emissão de notas fiscais, vendas, estoque e financeiro da sua empresa.
Conte com a Gett para uma gestão eficiente de suas importações
Com o módulo de importação do Gett Pro, sua importadora poderá controlar os contratos e fechamentos de câmbio das faturas comerciais conforme a forma de pagamento negociada.
Poderá também gerenciar embarques das faturas, controlar os volumes e Demurrage de cada container. Controlar as etapas de nacionalização das mercadorias ou insumos, gerenciar adiantamentos financeiros, controlar as despesas de cada processo e realizar os fechamentos dos processos.
Além disso, o módulo da Gett permite posicionar o cliente e a sua equipe quanto ao andamento do processo através de follow-ups gerados pelo Gett Pro.
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