Em meio à revolução tecnológica que estamos enfrentando, muitas empresas importadoras e exportadoras não sabem se devem ou não adquirir um software de comércio exterior.
Apesar de reconhecerem os benefícios da tecnologia para a execução e gestão dos processos, trazer isso para a prática não é tão simples e demanda um estudo de viabilidade.
Enquanto isso, a maioria das empresas continuam executando todas as suas atividades e controles através do e-mail e do “Sistema Avançado de Planilhas”, mais conhecido como Excel.
É uma triste realidade para os profissionais da área que se sentem sobrecarregados em ter que lidar manualmente com muitas informações de origens e destinos diferentes, que inegavelmente exigem esforço e tempo extra para encontrar dentre os milhares de e-mails não lidos onde está a informação desejada.
Por mais contraditório que pareça, é neste contexto caótico que o software de comércio exterior pode tornar o trabalho mais “humanizado”, deixando para a máquina a realização de atividades rotineiras, repetitivas e o tratamento de dados complexos.
Para que serve um software de comércio exterior?
Antes de tomar a decisão de adquirir ou não um software de comércio exterior, devemos compreender detalhadamente qual a função dele. Isto é, quais serviços ele pode executar em conjunto com o time.
A verdade é que há infinitas aplicações, contudo, as principais são:
Automatizar tarefas repetitivas
Os sistemas de comércio exterior possuem tecnologia para executar as tarefas rotineiras, que, apesar de serem essenciais, ocorrem sempre da mesma forma e no mesmo momento.
Gerar documentos oficiais
A legislação brasileira exige uma série de documentos oficiais para efetivar os processos de compra e venda internacional. Assim, os sistemas de comércio exterior são desenvolvidos para produzir e recepcionar esses documentos perante os órgãos governamentais de maneira eficaz.
Tratar grande volume de dados
Os sistemas têm a capacidade de receber e tratar grandes volumes de dados, transformando-os, dessa forma, em informações valiosas para uma tomada de decisão acertada.
Controlar a operação
Quando as atividades são executadas em sistema há um maior controle sobre os processos, o que torna possível identificar erros e gargalos com tempo hábil de evitar ou minimizar impactos. Além disso, o sistema traz visibilidade para toda a empresa, otimizando follow-ups e encurtando a comunicação entre os agentes do processo.
Integração do software de comércio exterior com outros sistemas
As atividades de comércio exterior dependem, e muito, de informações geradas por outros sistemas ou, ainda, outras empresas, como, por exemplo, fornecedores, clientes, transportadoras etc. Os sistemas de comércio exterior mais robustos contam com mecanismos que possibilitam a integração dos dados mais importantes com outros sistemas e ERPs.
Além destas funcionalidades, os sistemas também são utilizados para garantir a segurança dos dados e reduzir custos através da produtividade, ou seja, um software de comércio exterior permite tornar os processos mais céleres.
Assim, a redução de tempo se traduz em redução de custos, uma vez que são necessários menos recursos para executar a mesma tarefa.
Quando devo adquirir um software de comércio exterior?
Sabendo para que serve um software de comércio exterior podemos iniciar uma outra análise: quando devo adquirir um? O que devo observar internamente em minha empresa que dê indícios de que chegou a hora de investir nesse setor?
Conseguimos essas respostas analisando os tópicos abaixo.
Aumento de erros humanos
Todo trabalho manual é suscetível a erro. Além disso, como comentamos anteriormente, a área de comércio exterior tem um agravante: lida com uma quantidade exorbitante de e-mails e planilhas. O volume eleva ainda mais possibilidade de se cometer um equívoco.
Sendo assim, a quantidade de erros manuais cometidos durante o processo é um fator a ser analisado. Assim como vale lembrar que existem dados que se imputados de forma incorreta impactam toda a cadeia logística e de produção.
Por essa razão as empresas precisam apurar a frequência destes erros e se são de alto risco. Se a resposta for sim, esse é um fator que corrobora para a aquisição de um sistema de comércio exterior.
O tempo gasto com tarefas rotineiras superam o tempo de planejamento
Outro fator que deve ser analisado e que indica que vale a pena a compra de um software de comércio exterior é o tempo planejado para executar uma ação rotineira.
Algumas tarefas devem ser executadas em todos os processos de importação e exportação, como, por exemplo, a emissão de documentos, cálculos dos tributos, registros de declarações etc.
A responsabilidade pela execução destas rotinas pode ser transferida para um sistema tecnológico, deixando os analistas livres para realizarem outras atividades que agregam mais valor para o negócio, como a busca de novos parceiros, estudos de rotas, análise de custos, entre outras possibilidades.
Seus documentos e processos não estão se transformando em dados
Ainda que um processo manual ocorra de forma fluída, não significa que não é necessário adquirir um software de comércio exterior, pois além da execução correta das tarefas é preciso garantir que os resultados estão sendo apurados, que as oportunidades estão sendo reconhecidas e aproveitadas e que os desperdícios de tempo e dinheiro estão sendo mitigados.
Essa análise só é possível se o seu processo for traduzido em dados organizados e que transmitam informações relevantes para a empresa. Sem isso a companhia pode estar gastando mais do que deve. Ou, pior ainda, deixando para os concorrentes capturarem as oportunidades de melhor atendimento aos clientes.
Garantia de compliance dos dados e processos
A maioria das empresas buscam fortalecer seus laços com parceiros que garantem o compliance de suas operações e a segurança dos dados, respeitando as legislações locais e internacionais, além, é claro, de valorizar aqueles que usam destes mecanismos para realizar a gestão de risco de toda a cadeia.
Preencher estes requisitos no processo de compra e venda internacional sem o apoio de um software é praticamente impossível. Neste cenário, adquirir um sistema é colocar a empresa em um novo patamar competitivo no mercado exterior.
O volume de processos justifica a aquisição
Se olharmos para o passado, a quantidade de processos de importação e exportação não eram suficientemente altos para justificar o investimento em um software de comércio exterior. Poucos ou apenas um colaborador conseguia suprimir a demanda de trabalho e manter razoavelmente a saúde mental.
Este cenário mudou. O volume de processos estourou, a quantidade de intermediários dobrou, a amplitude da cadeia logística então, nem se fala.
Para atender este alto volume de processos pode ser mais vantajoso adquirir um software para execução e gestão dos processos do que inflar o time de comércio exterior e acabar perdendo o controle de toda a operação. Por isso essa análise deve ser feita o quanto antes.
Consulte a Gett para saber se já é hora de adquirir um software de comércio exterior
A redução de tempo e custo não são os únicos bons motivos para se adquirir um software de comércio exterior.
Os demais fatores como volume, segurança, compliance e transparência devem ser levados em consideração.
Analisar todos esses atributos, combinando dados qualitativos e quantitativos, exigem um olhar mais apurado, como o que os especialistas da Gett tem, pois já estão acostumados a aplicar a transformação digital no comércio exterior.
Para saber se já chegou a hora de sua empresa adquirir um software de comércio exterior não hesite em nos contatar. Iremos ajudar a automatizar, com o melhor custo-benefício, tudo aquilo que faça sentido para a sua empresa, sempre colocando em primeiro lugar os seus objetivos.
