Dados permeiam o Comércio Exterior de “porta a porta”, mas sua empresa está preparada para gerenciá-los e transformá-los em inteligência? O Business Intelligence (BI) é o processo de coleta e análise de dados para tomada de decisões cada vez mais inteligentes para o negócio.
O sucesso de uma importadora está diretamente ligado com entregar os bens certos, no tempo certo, pelo preço certo e através dos canais de distribuição certos. Na prática, existem micro fatores que precisam ser analisados, decisões que precisam ser tomadas e etapas que precisam ser geridas.
Por esse motivo, neste texto iremos guiar você, tomador de decisão, a encontrar no BI formas de obter resultados como redução de custos, aumento lucro e maior satisfação dos seus clientes. Boa leitura!
A tomada de decisão no Comércio Exterior e o Data Driven
O Comércio Exterior é volátil, principalmente no Brasil onde ainda estamos em um longo processo de desburocratização e, para isso, enfrentamos o tempo todo mudanças legislativas que afetam as áreas fiscais, logísticas, cambiais, administrativas e, consequentemente, a rotina das importadoras que precisam estar atentas a cada atualização.
Tomar decisões baseadas em “achismos” pode gerar muitos riscos para o negócio. O Data-Driven, como o nome sugere, são ações orientadas por dados e trazem muitos benefícios para as empresas que participam do Comércio Exterior. Vamos explorar cada um deles?
Benefícios do Business Intelligence para importadoras
O Comércio Exterior é imprevisível?
Muitas adversidades podem acontecer ao longo de uma operação de importação e quem vive essa rotina sabe muito bem disso. Fato é que a empresa deve se manter resiliente a cada risco que possa surgir.
Ter um dashboard de BI com dados financeiros de situações passadas, presentes e futuras ajudarão o tomador de decisão da seguinte forma:
Análises descritivas: o histórico dos embarques são analisados para identificar padrões e possíveis anomalias.
Análises preditivas: através de uma intensa análise de dados pode-se prever e gerenciar possíveis riscos futuros. Por exemplo: analisar se é viável realizar uma importação ou não, analisar possíveis rupturas de estoque e a saúde financeira da empresa.
Análises prescritivas: é a análise de diferentes possibilidades que podem ocorrer em um cenário futuro, para assim otimizar recursos e entender a eficiência operacional. Por exemplo: análise de mudança de fornecedores, possíveis adversidades, possíveis investimentos etc.
Então, respondendo à pergunta inicial: “O Comércio Exterior é imprevisível?” Um dashboard completo contendo dados quantitativos e qualitativos dos embarques otimiza a saúde do negócio e permite que o Comércio Exterior se torne mais previsível.
Leia também: Estratégia VDT para comerciais importadoras e tradings. O que é?
O que são dados quantitativos e qualitativos no Comércio Exterior?
Os dados quantitativos são aqueles que conseguimos medir, por exemplo: quantidade de NFs de entrada e saída. Já os dados qualitativos em geral nos mostram o “estado”/situação de um processo ou da NF, por exemplo: “autorizada”, “cancelada” , “em digitação” ou “rejeitada”.
A tecnologia do Business Intelligence ajuda o tomador de decisão pois organiza os dados qualitativos e quantitativos e permite a busca por filtros: empresa, data de emissão, fornecedor, status etc. Ter acesso a essas informações traz inúmeras possibilidades de benefícios, vamos conhecer os principais?
Quais os benefícios do Business Intelligence para importadoras?
Confiabilidade de dados
O Business Intelligence da Gett para importadores traz maior confiabilidade de dados porque está diretamente ligado ao SMARTER, sem integração ou digitalização manual de informações. Além disso, todos os dados estão armazenados em nuvem, o que proporciona ainda mais segurança.
Indicadores-Chave de Desempenho
A análise de KPIs (Indicador-Chave de Desempenho) é de suma importância para a saúde de uma importadora, é através deles que poderão ser identificados possíveis melhorias nos processos, redução de custos e maneiras de aumentar a margem de lucro.
Abaixo os principais KPIs usados em processos de importação:
- Lead Time e Transit Time
- Custos do processo
- Saúde financeira (fluxo de caixa)
- Prazos para pagamento
- Evolução de compras e vendas
Apoio na tomada de decisão
Ter uma tecnologia de BI dentro da sua empresa agiliza a tomada de decisão. Dados em Excel tomam o tempo da equipe de analistas que demoram para coletar e organizar dados e que, pior, estão sujeitos a retrabalhos (não estão armazenados em nuvem) e informações equivocadas (erros de digitação).
Um dashboard com gráficos personalizados traz ao gestor mais agilidade e confiança em suas ações.
Controlar a quantidade e qualidade das importações e exportações permite medir a eficiência operacional, a satisfação dos clientes, as taxas de recorrência, o lucro por fechamento e diversos outros controles dentro do processo de importação. Tais ações resultam em grandes benefícios para a empresa como um todo.
Como iniciar?
Para isso ser implementado são recomendadas 5 fases, como veremos abaixo:
1- Definição de objetivos
Antes de mais nada o gestor/diretor deve entender os objetivos que possui ao analisar dados. Ter maior controle? Reduzir prazos? Encontrar gargalos? Identificar oportunidades? Analisar a saúde da empresa? Tomar uma decisão específica com base em um dado? Mensurar ganhos?
Como dito anteriormente, o Comércio Exterior é recheado de dados de “porta a porta”, porém eles não auxiliarão a empresa de forma individualizada, é necessário saber exatamente quais são os objetivos e quais são as ações que a empresa deseja tomar.
2- Coleta de dados
Após a definição dos objetivos é necessário iniciar a coleta de dados, que dentre muitos outros que um processo de importação gera, também pode envolver: quantidade de embarques fechados e próximos embarques, transit time, faturamento, contas a pagar e a receber, quantidade de NFs de entradas e saídas etc.
Porém, quando se trata de uma importadora que lida com muitos processos, realizar essas análises de dados de forma manual é extremamente demorado, sem contar que toma o tempo da equipe que poderia estar focada em processos que geram mais valor para a empresa. Aí entra a importância da tecnologia, mas ainda falaremos mais a respeito disso ao longo do texto.
3- Tratamento de dados
O tratamento de dados é a manipulação do dado para que seja armazenado com segurança e facilmente acessado. O uso de dashboards com painel de gráficos personalizados é um ótimo aliado para agilidade na análise de dados e tomada de decisão do gestor.
4- Análise de dados
A análise de dados é a transformação do dado em informação para que, com a tomada de decisão, se transforme em inteligência. Essa etapa exige experiência do profissional para que consiga interpretar e realizar a ação necessária.
5- Monitoramento
Após realizada a ação proveniente da análise de dados, é importante que a empresa realize o monitoramento das consequências provocadas por essa decisão, se houve ou não o resultado esperado e qual a análise de indicadores.
