Proforma Invoice: o que é? Como emitir Fatura Proforma?

Proforma Invoice: o que é? Como emitir Fatura Proforma?

A Proforma Invoice (ou Fatura Proforma ou, ainda, para os íntimos, somente “Proforma”) é um dos documentos que integram o fluxo do Comércio Exterior brasileiro.

Neste texto abordaremos o que de fato é esse documento, para que serve, seus usos e mais algumas curiosidades acerca dele.

O que é Proforma Invoice (Fatura Proforma)?

A Proforma Invoice é um documento que registra o desejo de comprar e vender determinada mercadoria ou serviço.

Pode ser considerada como uma proposta de negociação ou, até mesmo, um orçamento (ambos de boa-fé) e, para ser validada, precisa ser assinada pelo comprador, além de, claro, ser devolvida ao vendedor.

É uma prática corriqueira entre os envolvidos em Comex, enviar e receber a Proforma para a sinalização da operação.

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Qual a diferença entre Proforma Invoice e Commercial Invoice?

Uma vez definido que a Proforma Invoice é o documento que dá o pontapé inicial na operação (seja ela de Importação ou Exportação), a Commercial Invoice (Fatura Comercial) é o instrumento final da operação, junto com o Romaneio de Carga (Packing List) e o Conhecimento de Embarque.

A Proforma Invoice tem caráter informativo. Já a Commercial Invoice é reconhecida como um documento internacional e é equivalente à nossa Nota Fiscal. Um expressa o desejo de compra/venda, o outro formaliza essa operação.

Além disso tudo, na legislação brasileira não há instrumento legal que indique quais informações precisam estar na Fatura Proforma, porque, conforme já dito anteriormente, a Proforma Invoice tem caráter de informação, sem dispositivos fiscais e/ou tributários.

Porém, para a Commercial Invoice existe. O Artigo 557 do Regulamento Aduaneiro (RA) informa quais dados e informações precisam estar no documento para que ele seja válido perante a RFB.

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Para que serve a Fatura Proforma?

Além de expressar a vontade de compra e venda, a Proforma Invoice tem diversas funções como, por exemplo:

  • ser base e servir de espelho para a Commercial Invoice;
  • auxiliar na contratação de Carta de Crédito;
  • auxiliar no fechamento de câmbio antecipado;
  • auxiliar na emissão de Licenças de Importação prévias ao embarque; e
  • controlar a abertura de processos em seu sistema de gestão.

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A importância da Proforma Invoice

Como vimos, a Proforma Invoice é um documento importante utilizado para as inúmeras funcionalidades citadas acima. Além disso, é o primeiro contato “oficial” entre vendedor e comprador, após a troca de e-mails sobre a compra/venda.

Também serve como base para a emissão da Commercial Invoice, Packing List (Romaneio de Carga) e Conhecimento de Embarque, conhecidos como os “documentos instrutivos de embarque”.

Além destes, outros que acompanham o embarque também podem usar a Proforma para espelhar as informações, desde que respeite os modelos oficiais já existentes (como os certificados de origem e análise, por exemplo).

A Proforma Invoice é tão importante que auxilia nos fechamentos de câmbio e possíveis financiamentos, uma vez que possui o detalhamento necessário e as informações da operação a ser realizada.

Por não ter aspectos contábeis ou jurídicos, a Proforma Invoice é comumente deixada de lado, o que pode ser um erro diante do papel considerável que este documento exerce nas operações de Comércio Exterior.

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Quando a Proforma Invoice é usada?

Surgindo no início do processo de Importação ou Exportação, a Proforma Invoice é usada principalmente para formalizar a intenção de compra e venda.

Também é utilizada nas operações de importação cuja NCM possui Licença de Importação prévia ao embarque. Como ela possui (ou pelo menos deveria possuir) os dados do processo, funciona como um ótimo guia para a emissão da LI.

Pode ser utilizada também no fechamento de câmbios antecipados ou para conseguir algum financiamento para a operação.

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Quem é o responsável pela emissão da Fatura Proforma?

É o vendedor o responsável pela emissão da Proforma Invoice, conforme a negociação que estabelecer com o comprador.

Para melhor clareza e segurança, deve ser em papel timbrado da empresa vendedora e igualmente assinado por ela, demonstrando, assim, sua intenção de vender.

Geralmente é emitida em inglês, mas nada impede que seja emitida em português ou no idioma do comprador e/ou vendedor.

Como emitir Proforma Invoice?

Não há uma regra geral, mas a forma comum é o comprador enviar as informações necessárias para a emissão da Proforma Invoice, pelo vendedor, tais como quais os produtos, forma de pagamento etc.

Assim, o vendedor emite (de forma eletrônica, word, excel etc.) e envia ao comprador para a aprovação e assinatura.

Quais informações devem constar na Invoice?

Não há base legal na nossa legislação, porém, como a Proforma Invoice deve servir de espelho para a Commercial Invoice, pode-se considerar as exigências previstas no Artigo 557 do RA como as informações que precisam constar na Proforma:

São elas:

  • dados do exportador (nome e endereço completos);
  • dados do importador (nome e endereço completos);
  • descrição dos itens comercializados, NCMs, suas quantidades, preços unitários, preço total e unidades comercializadas;
  • modalidade de transporte;
  • previsão de embarque;
  • Incoterms;
  • local de embarque e de destino;
  • pesos líquido e bruto;
  • tipo de embalagem e quantidade de volumes; e
  • modalidade de pagamento e dados bancários do vendedor.

Conclusão

E você, já conhecia a Proforma Invoice? Ainda com dúvidas? Emite ou recebe esse documento?  Conte-nos sua experiência nos comentários e vamos continuar conversando.