Só de pensar em trazer um produto, que está em qualquer outra parte do mundo, ao Brasil, causa frio na barriga em muitas pessoas – em razão da complexidade e burocracia que os processos de importação e exportação podem envolver. Por isso, a otimização de processos de importação contribui para que essa atividade se torne mais simples e ágil.
Qualquer erro no Comércio Exterior, por mínimo que seja, pode ocasionar grandes prejuízos. Como se não bastasse, pode trazer muito desgaste para todas as partes envolvidas e, na correria que esse tipo de processo exige, é mais comum do que se imagina.
Dessa maneira, o intuito deste artigo é trazer alguns passos essenciais para auxiliar nessas etapas e otimizar os processos de importação. Continue a leitura e confira!
Como identificar os pontos críticos das importações?
Sabemos que o “Fator Brasil” acrescenta aos processos de importação um grande nível de complexidade. Isso ocorre por conta de sua tributação, que hoje uma das maiores do mundo, e por suas legislações extensas e de difícil compreensão para a maioria das pessoas.
Ao somar todos esses aspectos, a equação não fica muito a favor dos operadores da cadeia de importação, o que desmotiva alguns profissionais logo de cara. A partir desse cenário, por mais clichê que seja, dizer que “cada processo é único” é a mais pura realidade, ainda que seja sempre exatamente a mesma coisa!
O tipo de produto, porte e preparação técnica das empresas pode auxiliar na identificação dos pontos mais críticos que possam surgir.
Entretanto, o que determina quão rápido eles serão solucionados e o nível/frequência de reincidência são pequenos (grandes) passos que não só ajudam a evitá-los, como também auxiliam na padronização da operação.
Isso só traz ganhos a todos, seja tornando o processo robusto e estruturado, seja em forma de agilidade e eficiência.
6 passos para otimizar os processos de importação
Como já mencionado, podemos fazer mais de 50 vezes um processo de importação trazendo o mesmo produto, do mesmo exportador, com as mesmas quantidades e os mesmos lotes. Mas eles não serão todos iguais.
Alguns aspectos podem mudar completamente a execução desses processos mesmo que todos sejam, a princípio, iguais e com as mesmas diretrizes, entre eles:
- resposta diferente de um órgão anuente;
- outra interpretação dada por um fiscal diferente;
- falha de uma operação no terminal;
- conferência feita errada em alguma etapa.
Por isso, seguir os procedimentos corretos e ter em mente determinadas etapas prévias à execução dessas atividades pode dar o suporte necessário para garantir a otimização dos processos de importação.
Existem ações que podem ser inicialmente trabalhadas para que esses erros não sejam recorrentes. Falaremos delas em seguida, acompanhe!
1. Treinamento das equipes
Esse é o mais importante, porém, o mais negligenciado.
Para executar uma tarefa de forma consciente, correta, coerente com a realidade e, ainda, com propriedade, todos os envolvidos precisam estar cientes de ao menos dois pontos principais: o que precisa ser feito e como deve ser feito.
O treinamento das equipes é fundamental para que o fluxo de trabalho ocorra conforme planejado inicialmente. Do mesmo modo, é necessário estabelecer uma programação de treinamentos e reciclagens periódicas para reforçar todos os conhecimentos transmitidos.
Isso inclui não só a parte operacional, de treinamentos de procedimentos padrões, mas todo o conhecimento do pleno funcionamento de sistemas que a empresa possa apresentar.
2. Comunicação entre departamentos
O senso de time precisa ser estendido aos colegas de toda a empresa.
É essencial reforçar que todos trabalham para atingir um objetivo comum, maior do que aquele pequeno cenário que cada departamento vê diariamente. Até porque é apenas um pedaço das inúmeras etapas que compõem o processo final.
O trabalho de time, considerando sua total abrangência, ou seja, pensar em toda a empresa, em vez do próprio departamento, é o que deve predominar.
3. Definição e padronização de processos
A definição e padronização dos processos é o que ajuda a garantir que eles serão seguidos corretamente.
Quando um procedimento é bem escrito, com fluxograma de atividades e riqueza de detalhes, qualquer pessoa que tiver acesso a ele conseguirá executar a atividade sem que nada se perca ou deixe de ser conferido, otimizando assim o processo.
4. Mapeamento de tarefas de todos os setores
Deve-se realizar esse mesmo mapeamento e desenho de processos com todos os departamentos da empresa, não só o de operações. Além disso, o mais importante: eles devem conversar entre si.
Promover meios que geram a interação entre departamentos para que conheçam o procedimento do outro lado pode trazer, além do espírito de empatia, o de colaboração.
5. Identificar falhas e riscos do processo de importação
Cada vez mais, “revisitar” os processos por meio de auditorias (internas ou externas) é uma ferramenta para a otimização de processos de importação.
Trazer um novo olhar a algo já resolvido, com a intenção de identificar se houve falhas não detectadas anteriormente, também é a maneira que muitas empresas usam para treinamento da própria equipe ou reciclagens.
6. Automatização do processo de importação via sistema
Sabemos que atualmente existem diversas ferramentas no mercado que se somam aos pontos expostos acima.
Elas apresentam o objetivo de facilitar e otimizar o trabalho que pode ser feito de forma automática, assim, trazendo a segurança de que tudo será checado e executado conforme planejado.
Leia mais: Como a automatização auxilia na visibilidade da minha importação
Esses passos são apenas alguns dos exemplos de tarefas que podem auxiliar na otimização dos processos de importação.
Cada empresa tem suas necessidades individuais e que devem ser respeitadas. No entanto, estabelecer essas diretrizes pode tornar a execução desses processos, que já são difíceis por natureza, um pouco mais fácil e menos estressante. Isso certamente pode gerar benefícios para todos os envolvidos, direta ou indiretamente.
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Publicado em: 05/10/2021
Última atualização: 23/08/2024
