Com a chegada da Declaração Única de Exportação (DU-E) em julho de 2018, a Nota Fiscal de Exportação deixou de ter um papel coadjuvante no Despacho de Exportação, tornando-se a principal estrela da DU-E.
Antes, na época do antigo Registro de Exportação (RE), era possível emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e, caso houvesse algum problema, como um erro no Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) ou no peso, bastava emitir uma carta de correção e o despachante corrigia manualmente a informação equivocada no RE.
Porém, agora com a DU-E, isso não é mais possível, pois alguns campos da NF-e migram automaticamente quando uma DU-E é registrada, e uma carta de correção não basta para corrigir o processo.
De pronto, percebe-se que isso tornou o processo mais “engessado”, uma vez que esse tipo de ocorrência não será resolvido com uma simples carta de correção.
Portanto, é de extrema importância que a Nota Fiscal de Exportação seja emitida corretamente logo na primeira vez a fim de evitar custos e atrasos no processo. Automação e menos inserção de dados manuais são a receita de sucesso. Continue a leitura para saber mais detalhes!
O que é uma Nota Fiscal de Exportação?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente. É utilizada para documentar uma operação fiscal, tem validade jurídica, é emitida e garantida pela assinatura digital e a autorização concedida ao emissor.
Sendo assim, a Nota Fiscal Eletrônica de Exportação é o documento principal para emissão da DU-E — importante destacar que, se não em todos os casos, mas em 99,9% deles é com a NF-e que se inicia um processo de exportação —, pois existem determinados campos que migram automaticamente da NF-e ao registrar uma DU-E, tais como:
- CNPJ/CPF e nome do exportador;
- CFOP;
- NCM;
- texto da posição da NCM;
- descrição da mercadoria preenchida na nota;
- unidade de medida estatística e comercializada;
- quantidade na unidade de medida estatística e comercializada;
- valor em reais (R$);
- nome e endereço do importador.
Quais são os principais campos de uma Nota Fiscal de Exportação?
Informações do Emitente
Emitente é quem emite a nota fiscal, de modo que seus dados cadastrados serão utilizados na emissão da NF-e e possibilitam a identificação do estabelecimento.
Esses dados são a Razão Social, o CNPJ, a Inscrição Estadual, endereço e telefone. Problemas com a Inscrição Estadual, por exemplo, podem impedir a transmissão da NF-e pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Informações do Destinatário
Na exportação, o destinatário é o importador e os dados informados são: nome da empresa e endereço completo, inclusive informação sobre o país, para a qual haverá um campo específico. Esse é um dos cuidados necessários, pois o campo do país do importador é um dos que migram automaticamente para DU-E e não é passível de correção, portanto, atenção a esse cadastro.
CFOP da Operação
CFOP é um código presente na NF-e que serve para identificar uma determinada operação e classificá-la como de entrada ou saída, por exemplo. Para a exportação, os principais e mais utilizados códigos são os relacionados abaixo:
- 7.101: Venda de produção do estabelecimento;
- 7.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
- 7.127: Venda de produção do estabelecimento sob o regime de drawback;
- 7.501: Exportação de mercadoria recebida com fim específico de exportação;
- 7.504: Exportação de mercadoria que foi objeto de formação de lote de exportação;
- 7.930: Lançamento efetuado a título de devolução de bem cuja entrada tenha ocorrido sob o amparo de regime especial aduaneiro de admissão temporária;
- 7.949: Outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado.
Classificação Fiscal da Mercadoria (NCM)
Classificação Fiscal é um tema extenso que merece um artigo inteiro, mas em resumo, a NF-e também exige informação sobre NCM.
Esse é um campo bem sensível e precisa ser informado corretamente na origem, ou seja, no cadastro do produto e antes da emissão da Nota Fiscal. É um daqueles campos que migra automaticamente e, para corrigir, apenas uma nova nota fiscal com a informação correta poderá resolver o problema.
Descrição do Produto
A Descrição do Produto na NF-e é feita em um campo limitado a 120 caracteres que também migra automaticamente para a DU-E (mas essa conta com um campo para descrição complementar, então não se preocupe com esse limite).
A dica aqui é ser direto e inserir, além do tipo de produto, a marca ou referência principal para sua identificação.
Quantidade e Unidade de Medida Comercializada
Cada empresa poderá optar pela Unidade de Medida em que comercializará seus produtos. Enquanto algumas preferem vender em “peças”, por exemplo, outras podem optar por vender determinado produto em “metros”. Esses também são campos que migram automaticamente para a DU-E.
Quantidade e Unidade de Medida Tributável
Esses campos têm essa denominação na NF-e, mas na DU-E a palavra “tributável” é alterada para “estatística”. Por isso, a quantidade e a unidade de medida tributável são campos bem sensíveis e precisam ser preenchidos corretamente.
Nem sempre a unidade de medida comercializada será a mesma unidade de medida tributável, isso porque cada exportador pode definir como venderá seu produto. Entretanto, a Organização Mundial de Aduanas (OMA) tem uma tabela com os NCMs e as unidades de medida que vão controlar para fins estatísticos, daí o motivo do nome desse campo.
Portanto, ao preencher o cadastro do seu produto verifique no site da Nota Fiscal Eletrônica, pesquisando pela NCM do seu produto, qual é a unidade de medida que você deverá preencher.
Exemplo práticos
O exportador vende linhas de costura em rolos (cada linha tem 5 kg), porque ele entende que é assim que os clientes costumam comprar, e é como esse mercado funciona. Entende-se que cada exportador pode decidir isso.
Contudo, ao emitir sua nota fiscal, esse exportador consultou a tabela de unidade de medida tributável no site da NF-e e descobriu que a OMA controla as linhas de costura na unidade de medida quilos.
Digamos que ele vendeu um rolo, então no campo de quantidade/unidade de medida comercializada constará:
Quantidade: 01 | Unidade de Medida Comercializada: ROLO.
E no campo quantidade/unidade de medida tributável, estará:
Quantidade: 05 | Unidade de Medida Tributável (Estatística): QUILOS.
Mais uma informação importante em ambos os campos: eles migram automaticamente da NF-e para DU-E, mas quando a divergência for para menor (redução), eles podem ser retificados diretamente na DU-E, sem necessidade de trocar a NF-e. Trata-se de uma exceção à regra.
Peso Líquido Total
Esse campo corresponde ao peso da carga descontando o peso da embalagem.
É importante ter o cuidado de verificar quando os itens comercializados (ou com a unidade de medida tributável) tem a unidade de medida quilos, pois o mesmo valor desses campos deverá ser preenchido no peso líquido a fim de evitar discrepâncias.
Impostos de Exportação
Na exportação, apenas uma pequena lista de produtos é objeto de Imposto de Exportação.
No entanto, mesmo essa não incidência sendo uma regra geral, sempre deverá ter sua base legal informada no campo de informações complementares da NF-e.
Quais são os casos especiais de emissão de Nota Fiscal de Exportação?
Emissão por formulário de papel
Atualmente, a NF-e substituiu o formulário de papel da nota fiscal modelo 1/1A, em transações comerciais entre pessoas jurídicas.
A NF-e não substitui os modelos fiscais de Nota Fiscal a Consumidor ou Cupom Fiscal.
Notas Fiscais Referenciadas na Exportação
Notas Fiscais referenciadas deverão ser incluídas na DU-E, além das Notas Fiscais de Exportação. O exemplo mais conhecido é do CFOP 7501 – Exportação Indireta, em que referenciar a nota fiscal de aquisição — do fornecedor — é necessário para conclusão do despacho.
Nota Fiscal com Drawback
As Notas Fiscais de exportação com Drawback serão identificadas por meio do CFOP 7127. Aqui é importante ter atenção, pois o CFOP é um dos campos que migra automaticamente para DU-E.
Portanto, se ele for digitado de maneira equivocada, apenas trocando a NF-e será possível corrigir essa informação nesse campo, mas isso não impede de, em determinados casos, emitir uma Cédula de Crédito à Exportação (CCE).
Quais as consequências por emitir incorretamente uma Nota Fiscal de Exportação?
As consequências por emitir incorretamente uma Nota Fiscal de Exportação não se limitam à Nota Fiscal em si, pois ela alimenta a DU-E. Logo, teremos dois documentos contendo informações incorretas, e isso poderá resultar em Infrações e Penalidades, além de atrasos no embarque e custos extras.
Podemos destacar os erros que causam multas e até pena de perdimento:
Diferença de valor entre o declarado e o efetivo ou arbitrado (natureza administrativa)
Isso acontece quando o preço que foi declarado for diferente do preço arbitrado ou do custo efetivamente praticado, aplicando-se multa de 100% sobre a diferença.
Essa multa não impede que os tributos — se devidos — ainda sejam pagos, somado à multa por falta de declaração ou de declaração inexata de valor e dos acréscimos legais.
Falta de declaração ou declaração inexata de valor (multa de ofício – natureza tributária)
No caso de falta de declaração ou pagamento, ou declaração com valor inexato, aplica-se multa de ofício de 75% sobre a totalidade (mas tem uma previsão de redução de 50%).
Além disso, ela pode ser aplicada cumulativamente com a multa relativa à diferença de valor entre o declarado e o efetivo ou arbitrado, pois têm natureza tributária diferente da anterior, que é administrativa.
Declaração inexata e/ou incompleta de informações administrativo-tributárias
É aplicada multa de 1% sobre o valor da mercadoria que:
- seja classificada incorretamente na NCM, nomenclaturas complementares ou em outros detalhamentos instituídos para identificação da mercadoria;
- tenha sido quantificada incorretamente na unidade de medida estatística;
- tenha a informação prestada de forma inexata ou incompleta relacionada à natureza administrativo-tributária, cambial ou comercial.
Conclusão
Vimos que com a DU-E a Nota Fiscal de Exportação ganhou uma importância e relevância muito grande. Agora, erros podem custar não apenas atrasos e custos extras daí oriundos, mas também multas altas e até o perdimento da mercadoria, se por um erro de cadastro, as autoridades entenderem que houve interposição fraudulenta.
Especialmente porque, em muitos casos, essas informações são preenchidas manualmente nota a nota, aumentando consideravelmente as chances de erro.
É por esta razão que automatizar as etapas e processos reduzem significativamente a possibilidade desses erros e, consequentemente, dessas multas e penalidades.
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