Tratando-se de comércio exterior, a implementação de KPI na área é de extrema importância, especialmente pelos inúmeros fatores externos que podem prejudicar toda a operação. O dinamismo do mercado, atualizações frequentes e os desafios para manter-se competitivo exigem que as empresas tenham muito bem monitorada toda a operação e seus pontos de atenção.
É necessário estabelecer metas e objetivos para que a empresa tenha posicionamento e foco para atingir resultados.
Independentemente da área de atuação, a aplicação de indicadores de performance são fundamentais para auxiliar em melhorias e tomadas de decisão tanto a curto quando longo prazo.
É comum empresas não estabelecerem esse método de forma estruturada, porém quanto melhor planejado e monitorado maiores são as chances de sucesso além de redução de riscos e custos.
Os indicadores ajudam na visibilidade e no acompanhamento através de verificação de gargalos na cadeia de serviços, fatores esses recorrentes em Comex.
O que é KPI?
Os KPIs (Key Performance Indicator) ou Indicadores-chave de Performance em português, são métricas utilizadas para analisar e monitorar se a operação está condizente com o resultado esperado / planejado.
A aplicação e gerenciamento deverão ocorrer de forma organizada e principalmente monitorada semanalmente ou mensalmente a partir de um nível de serviço e prazos pré-estabelecidos.
Especialmente porque, em complemento aos KPIs, existe também o SLA (Service Level Agreement) – cuja sigla em português significa Nível de Serviço Acordado.
Neste caso, para acompanhamento de métricas são definidas metas na operação ou para avaliação de prestadores de serviço.
Exemplo: Determinação de até 3 dias para o despachante emitir uma licença de importação ou estabelecer o prazo de 2 dias para o agente de carga enviar a fatura após chegada da carga no porto.
A partir dessas métricas será possível avaliar se está havendo ou não cumprimento dos prazos acordados.
Por que usar KPI no comércio exterior?
No Comércio Exterior é comum ouvirmos reclamações, principalmente do setor comercial, sobre atrasos e aumento de custos, certo?
No dia a dia do profissional do Comex são comuns frases como: “antes não demorava tanto para liberar a carga no porto”, “é possível chegar antes no porto?” ou “antes era mais rápido”.
O famoso “antes” que ninguém sabe dizer de fato “quando”.
Além de toda demanda estrutural da área e diversas etapas para operacionalizar, ainda é preciso lidar com pessoas e áreas que desconhecem os procedimentos de uma importação ou exportação.
Com isso, toda a conversa baseia-se em “percepção” ou o conhecido “minha palavra contra a sua”.
Nesse caso, contra fatos não há argumentos e o KPI no comércio exterior vem para ajudar os profissionais a demonstrarem, a partir de números e dados, os prazos e custos que estão ocorrendo.
O que a análise de dados tem a ver com KPI no comércio exterior?
Existem diversas plataformas que oferecem dados para tomada de decisão. Os dados precisam ser transformados em informação para análise que determinará, portanto, os próximos passos da empresa.
Afinal, os dados são essenciais para o direcionamento de uma companhia, são peças-chave para a implementação dos indicadores.
Através de dados que se torna possível identificar o faturamento da empresa, por exemplo, custos que devem ser reduzidos e prazos melhorados.
A partir de dados é que se aplica e gerencia o KPI transformando-o em informação gerencial.
Quais são os KPIs mais utilizados para medir a performance no comércio exterior?
A aplicação de KPI no comércio exterior dependerá do segmento da empresa, tipo de produto e outras particularidades da operação. No entanto, muitos se aplicam de forma básica para qualquer empresa, seja importadora ou exportadora.
O que poderá ocorrer são adaptações devido ao tipo de cada procedimento e objetivo almejado.
Em todo caso, alguns são imprescindíveis para trazer visibilidade e análise crítica visando melhorias de processos, tanto interno quanto com prestadores de serviços.
Lead time
Uma das principais reclamações em qualquer empresa diz respeito aos prazos de entrega.
Principalmente numa operação de importação ou exportação que existem diversas etapas desde a compra / venda do produto até a chegada ao destino. Assim, esse KPI poderá ser implementado de forma que traga detalhamento de cada etapa da operação.
Pode-se aplicar desde o tempo de produção, até estimar os dias para liberação aduaneira. Ao final do KPI você terá informação de quantos dias totalizam toda a cadeia de serviço, permitindo até filtrar por origem, tipos de produto ou locais de desembaraço etc.
Através desse indicador, o analista conseguirá também, por exemplo, identificar diferença no lead time em diferentes períodos do ano.
Transit time
O transit time é muitas vezes a pedra no sapato de qualquer profissional de Comex.
Ou o transit time é mais curto com frete mais caro ou mais longo com custo menor. Pode ser inegavelmente pior quando se contrata um frete com determinado prazo e o armador encaixa um “transbordo” no meio do caminho.
Contudo, neste caso, é importante analisar o transit time para que se comprove que o agente de carga ou armador estão cumprindo com o negociado no fechamento da cotação.
Imprevistos podem ocorrer, mas se forem frequentes você conseguirá exigir do seu prestador de serviço o fato de pagar por um serviço e receber outro.
Margem de lucro
Qualquer custo adicional ou saving impacta a margem de lucro, e detalhando o nível de serviço com o KPI no comércio exterior é possível minimizar os riscos e as perdas.
Os indicadores mostrarão os itens ou serviços que geram mais rentabilidade ao seu negócio, resultando em mais foco na sua gestão.
A viabilidade do negócio está ligada também à qualidade da operação e dados de mercado como, por exemplo, tendência de consumo.
Quantia total de impostos que foram restituídos, isentos ou suspensos
Os impostos na importação são custos que muitas vezes que não geram crédito.
No entanto, existem benefícios na importação ou exportação que servem como incentivo para a operação internacional.
Esse controle proporciona à empresa adequar seus ganhos analisando cotas de importação, Ex-Tarifário e isenção ou suspensão, como nos casos de Drawback.
O controle tributário impacta diretamente no custo do produto, portanto é de suma importância avaliar indicadores.
Precisão de inventário
O KPI no comércio exterior tem ligação direta com qualquer departamento da empresa.
No caso de importação, o controle de estoque é imprescindível para que na hipótese de overstock se tenha alternativas para manter a carga em recintos alfandegados a fim de evitar demurrage do container.
Nesse caso, o KPI avaliado de forma correta evita erros de inventário que proporcionam a falta ou excesso de produto.
Na exportação eles ajudam principalmente na garantia de possuir produtos suficientes para despachar ao cliente.
Imagine descobrir no ato do carregamento que você não tem a quantidade necessária no estoque? Os indicadores servem justamente para que tenha uma análise minuciosa de tudo que impacta no resultado da empresa.
Como os KPIs vão auxiliar no controle das operações?
O KPI no comércio exterior terá papel fundamental na gestão de riscos do seu negócio.
Com um plano estruturado, a empresa estará melhor preparada para lidar com situações de greves, eventos climáticos ou qualquer outro imprevisto que poderá ocorrer na logística da operação.
Períodos de Peak Season, feriado chinês e demais eventos que já ocorrem de forma anual podem ser mitigados com um plano de ação definido, gerando principalmente alternativas, evitando desgaste e prejuízos.
Reuniões de performance
Além de mostrar números, o KPI trará maior performance da equipe ao eliminar, por exemplo, a rotina “robô”, promovendo uma visão mais estratégica do time operacional.
Deve-se definir um focal point para apresentação e a partir das informações levantadas discutir possíveis melhorias ou adequações operacionais.
Cenários logísticos
Com análise de custos de determinada operação pode-se estabelecer mudança de INCOTERM (Termos Internacionais de Comércio) em uma negociação, modal ou até mesmo origem. Principalmente para produtos com origem Mercosul que contam com benefício na alíquota de Imposto de Importação.
Um bom KPI é sinônimo de alto impacto no negócio. Por exemplo, não adianta medir o volume carregado se o contexto da empresa é importação ou exportação de componentes eletrônicos que são pequenos.
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Para que a empresa consiga implementar e principalmente analisar KPIs é fundamental uma boa gestão de processos e ferramentas de auxílio.
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