Gestão é uma palavra que provém do latim gestio-gestionis e que significa executar, ter sucesso com os meios adequados. Contudo, quando se fala em gestão de Comércio Exterior podemos facilmente dobrar o nível de exigências.
Os processos nessa área são complexos e demandam muito conhecimento técnico, além de “jogo de cintura” e habilidade para lidar constantemente com crises.
É comum o relato a respeito de erros de gestão dos processos, e por esse motivo, traremos um resumo dos mais conhecidos, com algumas dicas de como evitá-los.
Como os erros impedem uma boa gestão de Comércio Exterior?
A palavra “erro” pode ser definida como o desvio do caminho ideal e apropriado. Apesar de fazer parte do dia a dia de todo e qualquer ser humano, um erro precisa ser analisado, mapeado e eliminado o quanto antes. Mesmo que sejam erros comuns e insignificantes eles podem trazer enormes prejuízos, que podem ou não ser de cunho financeiro.
A reincidência num erro pode gerar problemas cada vez maiores, além de impactos negativos na reputação da empresa e outros danos não tangíveis, como, por exemplo, um clima ruim para o desenvolvimento pessoal, que gera um efeito cascata ao derrubar a produtividade e aumentar o handover.
O termo “handover” significa a passagem de um caso de um responsável para outro. Na prática, isso acontece quando um profissional transfere para outro o gerenciamento dos casos que estavam sob sua responsabilidade.
É importante desenvolver controles periódicos que possam ajudar a encontrar a causa raiz para que não haja recorrências, bem como estar munido de ferramentas que deem suporte para diferentes situações.
Os 5 erros mais comuns na gestão do Comércio Exterior e como evitá-los
Para ajudar nesse processo de gestão trouxemos alguns dos principais erros que podem acontecer e como eles podem ser administrados para serem mitigados.
Falta de conhecimento da legislação aduaneira
Ter uma equipe bem preparada e munida de informações técnicas é um dos principais pontos, muitas vezes deixado de lado enquanto deveria ser o foco de todos os envolvidos.
É preciso estar por dentro de tudo o que acontece, ou o máximo possível, na sua área de atuação. Entretanto, é humanamente impossível conseguir conciliar a rotina diária com a leitura de tudo o que foi publicado de novo na área.
Por isso, buscar ferramentas que consigam trazer os principais pontos é uma das práticas mais comuns do mercado, a exemplo dos famosos clippings, que entregam resumos diários do que foi divulgado e teve maior importância ou impacto. O importante é ter um meio de se manter atualizado.
Falta de Compliance
O termo “compliance” vem do inglês “to comply”, que significa estar em conformidade com o que foi inicialmente proposto.
Sendo assim, se existe uma diretriz é por um motivo, e por isso ela deve ser conhecida e seguida por todos. Muitos locais pecam por não repassarem as políticas pré-definidas a quem possa interessar e, com isso, elas não são executadas.
Na gestão de Comércio Exterior ter todas as políticas bem especificadas e amplamente divulgadas faz com que todos trabalhem de acordo com o que foi proposto, gerando sinergia.
Ser displicente na Classificação Fiscal das Mercadorias
A Classificação Fiscal das Mercadorias, ou definição da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), determina o que é o produto, como ele vai ser liberado, por quem e em quanto tempo.
É preciso ter uma base legal e um procedimento bem desenhado para definir a NCM de um item. A fim de documentar 100% dos casos, pois se houver fiscalizações, informações como essas são exigidas.
O ideal é contar com o suporte de alguém que tenha conhecimento, tanto do produto, quanto das regras de classificação para evitar erros, seja por descuido ou mesmo de maneira proposital visando diminuição da carga tributária. Os erros na classificação fiscal gera multa e, dependendo do cenário, autos de infração.
Ignorar as regras dos INCOTERMS
O International Commercial Terms, ou em português, Termos Internacionais de Comércio (INCOTERMS) têm a função de esclarecer as responsabilidades do exportador e importador durante as transações e na gestão de Comércio Exterior.
Não ter a ciência da aplicação deles no dia a dia pode gerar muita dor de cabeça e confusão durante os processos, uma vez que todos precisam estar atentos às suas responsabilidades e agir de acordo com elas. Caso contrário, a carga e toda a operação podem sofrer atrasos e outros imprevistos.
Considerando que em geral os INCOTERMS são atualizados a cada 10 anos, significa bastante tempo para os profissionais se acostumarem com cada uma das siglas. Por isso, o ideal é estudá-las, uma a uma, para não restarem dúvidas sobre suas aplicações para conseguir argumentar e negociar com o exportador, e inclusive, esclarecer algum ponto, se necessário.
Não ter gestão e controle dos processos
Processos no Comércio Exterior têm um ciclo similar ao de recém-nascidos: nascem, se desenvolvem (cada um de um jeito) e acabam. Eles precisam de acompanhamento diário para que aconteçam da forma rápida, segura e menos custosa possível.
Não ter estabelecida uma forma adequada de gerir e controlar os processos é um dos erros mais graves que o importador pode cometer. Pois sem o controle e o devido acompanhamento eles podem se perder e ter seu custo dobrado por simples descuido ou falta de acompanhamento.
Por isso, contar com uma ferramenta que faça essa gestão é fundamental, especialmente para importadores que lidam com um grande volume de operações.
A transformação digital é uma forte aliada na gestão de Comércio Exterior
Esses são alguns exemplos de pontos que podem auxiliar na gestão de Comércio Exterior e evitar os principais problemas enfrentados pelas empresas. São processos rápidos, mas que demandam muita atenção e por vezes carregam muitas particularidades que precisam de longas análises e gerenciamento.
Ter suporte e conseguir otimizar ao máximo todas essas etapas pode gerar um ganho significativo de tempo e economia de energia. Esse saldo deve ser usado para atividades que de fato demandam mais atenção para manter o nível de competitividade da empresa frente às outras indústrias.
Buscar meios de tornar e executar os processos rotineiros de maneira mais automatizada se torna um diferencial na atualidade, que exige processos cada vez mais ágeis, inteligentes e com o menor custo possível.
A GETT pode auxiliar em todo esse processo com ferramentas que otimizam a gestão das importações e exportações por meio de um software ERP.Prepare-se para a transformação digital na qual seus colaboradores terão mais tempo para agir estrategicamente. Navegue pelo nosso site, conheça as nossas soluções e agende uma demonstração!
