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Entenda como uma gestão ágil de projetos impulsiona operações internacionais

Muitos são os problemas que dificultam e atrasam as operações internacionais, mas nós temos algo que pode te ajudar a torná-las mais práticas: a gestão ágil. Como se sabe, a burocracia está presente em todos os aspectos do Comércio Exterior, e não saber lidar com ela pode causar atrasos e prejuízos.

Nesse sentido, o Comex 4.0 vem para nos trazer soluções que otimizem os fluxos e tarefas. O Comex é um dos setores atingidos positivamente pela Indústria 4.0, conceito criado em 2012 que se refere ao uso de computação em nuvem, sistemas integrados e internet das coisas na indústria.

Basicamente, estamos tratando de uma maior aplicação da tecnologia com objetivo de reduzir custos, movimento que também acontece no Comércio Exterior.

A gestão ágil de projetos é mais uma ferramenta que nos auxilia nessa nova maneira de produzir e de trabalhar, por isso ela é tão importante. Vamos conhecer mais sobre ela?

O que é gestão ágil?

Antes de nos aprofundarmos sobre a gestão ágil de projetos, é importante compreendermos o que é um projeto.

De acordo com o Project Management Institute trata-se de um esforço destinado a criar um produto, um serviço ou um resultado específico. Esse esforço é temporário e, portanto, conta com início e fim previamente definidos.

Antes de se conceber e popularizar a gestão ágil, os projetos eram majoritariamente geridos da forma tradicional, em um modelo cascata no qual cada fase era desenvolvida individualmente.

Nesse formato tradicional, a execução daquele projeto somente acontecia quando o planejamento estivesse concluído, por exemplo.

Como uma alternativa a essa metodologia, a gestão ágil de projetos deixa de se concentrar no desenvolvimento por etapas e passa a ter como objetivo otimizar a concretização de um projeto, com a maior entrega de valor possível.

Etapas da gestão ágil

Visando economizar tempo, essa nova metodologia propõe uma divisão maior da tarefa, com um número maior de etapas.

Essas etapas possibilitam uma perspectiva da evolução do projeto com uma visão mais ampla de toda a execução.

Na gestão ágil, as etapas estão mais interligadas e não é necessário que uma delas seja concluída para que a outra possa ser iniciada.

Essa nova proposta de gestão tem duas características essenciais no desenvolvimento do projeto: ser interativa e incremental.

Quando tratamos da primeira delas, estamos falando de promover ciclos curtos de desenvolvimento, com a equipe realizando tentativas sequenciais em busca de melhorias progressivas ao longo da tarefa.

Assim, como o acompanhamento é feito durante todo o processo, as falhas são mais facilmente identificadas durante o desenvolvimento e podem ser corrigidas mais cedo, com menores gastos.

A segunda característica, ser incremental, estabelece que o projeto seja construído por partes.

Cada parte, ao ser desenvolvida, incrementará todo o trabalho já realizado, aumentando, dessa maneira, a entrega de valor e chegando mais próximo do resultado final esperado.

Manifesto Ágil

Além dessas características, a metodologia também conta com o Manifesto Ágil, que foi criado em 2001 e reúne 4 valores e 12 princípios.

O foco da declaração é o desenvolvimento de softwares, mas seus princípios e valores podem ser aplicáveis em todos os modelos de negócios.

Os valores são:

  • indivíduos e suas interações acima de processos e ferramentas;
  • funcionamento do software acima de documentação abrangente;
  • colaboração com o cliente acima de negociação e contratos;
  • capacidade de resposta às mudanças acima de um plano preestabelecido.

Outros aspectos importantes são a interação entre a equipe, preparação, flexibilidade, comunicação transparente e capacidade de adaptação.

Quais tipos de metodologia ágil são mais populares?

Agora que já sabemos o que é a gestão ágil de projetos, vamos nos concentrar em seus tipos mais populares.

É importante dizer que os métodos que abordaremos neste texto são somente alguns dos que estão à disposição de sua equipe e de sua empresa.

Dentre esses tipos, é ideal utilizar o que melhor se adapta à sua realidade e às suas necessidades, pois não há uma receita pronta e perfeita. Para escolher é muito válido testar e avaliar a ferramenta.

Kanban

A primeira metodologia ágil que conheceremos é o kanban, uma ferramenta que permite visualizar de forma ampla o andamento do projeto.

Ela pode ser utilizada tanto para acompanhamento das atividades que a empresa já faz, como para iniciar novas tarefas e etapas.

Método kanban pode ser utilizado para a gestão ágil.
Método kanban em prática

O kanban se trata, em resumo, de um quadro no qual as tarefas são adicionadas, contendo três colunas que representam o status de cada tarefa, entre elas temos:

  • fazer;
  • fazendo;
  • feito.

Dessa maneira, cada tarefa é classificada em uma dessas colunas e é possível visualizar quais estão mais adiantadas e aquelas que merecem mais atenção, sem deixar espaço para interpretações equivocadas.

Essa metodologia pode ser utilizada tanto em um quadro físico, quanto em algum lugar bem visível para toda equipe. Ou em um aplicativo próprio com esse propósito, para que todos tenham acesso.

As colunas podem ser alteradas de acordo com o fluxo das tarefas e o andamento dos projetos.

Scrum

Outro método de gestão ágil amplamente utilizado é o scrum, que utiliza sprints, ou ciclos, para a realização de entregas.

Em sua maioria, uma sprint tem duração curta, de uma semana até um mês, e é composta por atividades que precisam ser executadas.

Durante a execução dessas atividades, o projeto inicial pode ser alterado de acordo com o andamento. Ou seja, pode haver a inclusão de novas funções ou melhorias, além daquelas já esperadas.

A entrega de cada sprint permite avaliar a velocidade com que cada uma delas está sendo realizada e estimar o período de tempo necessário para a entrega final.

Uma dica interessante e útil é realizar reuniões com o time ao final de cada sprint, para levantar feedbacks e avaliar o andamento do projeto.

Extreme Programing

Também conhecido como XP, o extreme programing é bem semelhante ao scrum, porém, voltado para o desenvolvimento de softwares.

A programação extrema, em sua tradução para o português, tem práticas consideradas positivas na área tecnológica, como a constante realização de testes.

Essa metodologia é baseada em três aspectos:

  • programar;
  • testar;
  • negociar.

Nela, os programadores não só criam os códigos utilizados, mas também criam testes automatizados para acompanhar a qualidade do projeto e apresentar detalhes do andamento para os clientes.

Além disso, o XP se baseia em uma comunicação eficiente entre os envolvidos, simplicidade e feedbacks.

Como a gestão ágil pode impulsionar suas operações internacionais?

Diante do que vimos, pode-se perceber que a gestão ágil e suas metodologias são uma ótima ferramenta para promover um trabalho mais coeso entre as equipes.

Mas você sabia que elas também podem impulsionar as operações internacionais?

Isso porque elas proporcionam uma maior agilidade organizacional, com um acompanhamento aprofundado, que resulta em uma empresa competitiva, com mais vantagem dentro do mercado.

Ao facilitar a visualização de todo o panorama, a proposta da gestão ágil permite reduzir custos e destiná-los às áreas que mais os necessitam.

Podemos destacar ainda um maior potencial de resolução de problemas, uma vez que, acompanhando de perto o que está acontecendo, torna-se mais fácil para sua equipe antecipar as adversidades e se adaptar aos novos cenários.

Outro ponto importante é que utilizar as metodologias ágeis proporcionará à empresa um melhor relacionamento com o cliente, pois ele estará mais a par do andamento do projeto e, consequentemente, as expectativas estarão alinhadas.

Por fim, elas também auxiliam a acompanhar as mudanças na legislação do Comércio Exterior — que são muitas — e adaptar processos, de acordo com elas.

Como a tecnologia atua na gestão ágil?

A tecnologia tem sido cada dia mais, uma grande aliada dentro das empresas, e nas empresas de Comex não é diferente.

No caso das metodologias ágeis, a tecnologia possibilita uma gestão descentralizada e desburocratizada, com uma estrutura flexível, e toda a equipe sendo informada por meio de softwares a respeito do andamento do projeto.

Isso faz com que todos enxerguem os processos de forma clara, e promove uma comunicação direta, objetiva e assertiva entre a equipe.

Além disso, a tecnologia torna o fluxo de trabalho automatizado, e pode valer-se da criação de quadros a partir de modelos a fim de otimizar o tempo, sem processos manuais.

Ou seja, utilizar as ferramentas tecnológicas ao implementar a gestão ágil em sua empresa de Comex lhe permitirá estruturar processos e manter a equipe alinhada, com mais tempo disponível para o planejamento estratégico.

Conclusão

E então, conseguiu compreender a importância de aplicar as metodologias da gestão ágil em seu negócio? São muitas vantagens, não é mesmo?

Caso queira dar esse passo decisivo em seu modelo de gestão, a Gett está preparada para lhe ajudar e fornecer o suporte necessário. Entre em contato conosco para uma conversa! Continue nos acompanhando para mais dicas e conteúdos como esse!

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Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.

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