Certamente você sabe que pequenos erros de preenchimento da Nota Fiscal de Importação ou até mesmo certas omissões podem causar sérios problemas se não forem corrigidos a tempo.
Sabendo que errar é uma palavra que todos preferem passar muito longe, abordamos neste texto importantes dicas de como evitar os erros mais comuns que podem ocorrer durante a emissão da Nota Fiscal de Importação.
Documentos fiscais da importação
O erro mais comum de todos é não dispor do jogo de documentos da importação. Pode parecer algo simples e até obvio, mas como dizem por aí “o óbvio também precisa ser dito”, logo, acompanhe a explicação abaixo.
Para emitir uma nota fiscal de importação o primeiro passo é reunir todos os documentos que acompanham uma importação. Isso inclui:
- Fatura Comercial ou commercial invoice;
- Romaneio ou Packing List;
- Conhecimento de Embarque (B/L ou AWB);
- Declaração de Importação (DI ou DUIMP);
- Licença de Importação (LI), quando houver;
- guia dos impostos pagos; e
- despesas adicionais como frete, seguro, armazenagem, custos aduaneiros e qualquer outro custo envolvido no processo de nacionalização da mercadoria.
O que é Nota Fiscal de Importação?
Mas antes de continuarmos a falar sobre os principais erros ao se emitir uma nota fiscal de importação, é preciso ter muito claro o conceito do que é este documento, qual sua função e importância.
Esse documento é similar a uma nota fiscal emitida para qualquer negociação que ocorra em território nacional.
Mas de fato ele envolve algumas particularidades, afinal, ela é emitida com base em uma negociação internacional.
A emissão de uma nota fiscal de importação é obrigatória, deve ocorrer após a nacionalização da carga e acompanhá-la durante o transporte até o armazém (warehouse) do importador.
DANFE
A maioria das notas fiscais emitidas em território nacional são documentos eletrônicos. Ou seja, emitidos a partir de um sistema de computador conectado aos sites de verificação e autenticação da Receita Federal.
Por isso, ao emitir uma nota fiscal de importação, também será gerado um documento denominado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Resumindo, a versão da nota fiscal de importação que acompanha a carga é a DANFE, pois é uma espécie de forma física para a obtenção das informações registradas na nota fiscal eletrônica.
CFOP
Toda nota fiscal emitida, seja na importação ou não, deve estar enquadrada dentro do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
O CFOP é um conjunto de números que serve para que o fisco entenda qual é o tipo de nota fiscal que foi emitida e, portanto, definir quais informações devem ser mencionadas no documento.
Basicamente, quando se trata de uma nota fiscal de importação, os CFOPs mais utilizados são os códigos abaixo.
- 3100: Compras para industrialização, comercialização ou prestação de serviços;
- 3200: Devoluções de vendas de produção própria, terceiros ou anulações de valores;
- 3250: Compras de energia elétrica;
- 3300: Aquisições de serviços de comunicação;
- 3350: Aquisições de serviços de transporte;
- 3500: Entradas de mercadorias remetidas com fim específico de exportação e eventuais devoluções;
- 3550: Operações com bens de ativo imobilizado e materiais para uso ou consumo;
- 3650: Entradas de combustíveis, derivados ou não de petróleo e lubrificantes;
- 3900: Outras entradas de mercadorias ou aquisições de serviços.
Arquivo XML da Nota Fiscal
Como mencionamos acima, o mundo hoje, felizmente, certamente é mais digital. Então, ao invés de você precisar lidar com uma pilha imensa de papeis (notas fiscais) a enviar para o departamento contábil da empresa, e posteriormente aos órgãos fiscalizadores, hoje existe a transmissão do arquivo XML.
Esse arquivo nada mais é do que a nota fiscal emitida, disponível através de códigos e que é transmitida à Receita Federal no momento do registro da nota fiscal.
O arquivo XML não está restrito às notas fiscais, pois o Siscomex Web permite a emissão do arquivo XML da Declaração de Importação.
Quais os principais erros na emissão de nota fiscal de importação?
Como foi possível observar até aqui, a emissão deste documento fiscal é obrigatória e essencial para concluir a operação de importação de um produto, independentemente a qual finalidade ele se destine.
E, embora a tecnologia tenha tornado este processo mais ágil e fácil, é preciso ter cuidado no momento que ele for realizado.
Por isso, fique atento às recomendações abaixo.
- Conferência documental e de todos os custos envolvidos: como mencionamos anteriormente, esse é um erro muito comum. Começa por não realizar a conferência documental de forma correta. Todos erram e, às vezes, até o sistema da Receita nos prega algumas peças. Por isso, o primeiro passo a ser dado é conferir se toda a documentação está correta e se todos os impostos e custos foram pagos corretamente. Erros ou omissões nessa fase do processo fatalmente gerarão erros no momento de emitir a nota fiscal.
- CFOP incorreto: considerar o CFOP ou a finalidade da mercadoria (ou até os dois) de forma errada certamente trará consequências negativas. Cada produto tem uma finalidade para a qual foi importado, seja ativo (para utilização), revenda ou para industrialização, e tais finalidades contam com seus respectivos códigos de identificação e que deve ser corretamente aplicado na emissão da nota fiscal de importação. Nesse sentido, saiba que só é possível alterar um CFOP desde que essa alteração não impacte no imposto a ser recolhido.
- Esquecer dos dados complementares: por se tratar de uma importação, esse tipo de nota precisa conter as informações complementares destacadas corretamente. Afinal, dentro destas informações constam custos importantes como II (Imposto de Importação), PIS, COFINS, taxa Siscomex, entre outros que serão fundamentais para a composição dos custos mencionados na Invoice.
Quando emitir uma Nota Fiscal de Importação?
Uma nota fiscal de importação deverá ser emitida após a conclusão do processo de nacionalização, mas antes de partir para o seu destino.
Em outras palavras, a carga precisa estar liberada pelas autoridades aduaneiras (desembaraçada) à espera do seu carregamento.
Afinal, não é permitido circular com mercadorias em território nacional sem que estejam acompanhadas de sua nota fiscal correspondente.
Posso corrigir a minha Nota Fiscal de Importação?
Aqui existe a famosa e temida resposta: depende.
Se a alteração necessária não envolver os valores que compõem a nota fiscal, ela pode sim ser corrigida. Caso contrário, não é possível e será necessário cancelar a nota fiscal ou estorná-la.
Erros no preenchimento que contemplem informações, por exemplo, do nome da transportadora, a ausência do número do container, descrição complementar dos produtos, entre outros, que não alterem o valor da nota e seus respectivos impostos são casos cuja correção da nota fiscal de importação é permitida.
Para tanto, deve-se emitir uma carta de correção e nela mencionar as alterações necessárias.
Mesmo isso sendo possível sempre é preferível evitar. Por isso, estar de posse de todas as informações necessárias antes da emissão do documento é imprescindível.
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