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Quais os procedimentos pré-embarque marítimos? 

Sabemos que, no comércio exterior, cada etapa envolve planejamento e uma série de cuidados com o atendimento aos prazos, burocracias e legislação. No entanto, quando se trata de um embarque marítimo, é preciso redobrar a atenção.   

Os procedimentos prévios de um embarque marítimo são complexos e exigem uma gestão eficiente para garantir o sucesso da operação.   

Neste artigo, abordaremos as etapas essenciais que antecedem o embarque. Destacaremos as fases críticas que demandam atenção especial, desde a preparação da carga até o preparo da documentação. Ademais, abordaremos os principais elementos necessários para a fluidez da operação e a promoção de transações internacionais bem-sucedidas.  

Fases de um embarque marítimo  

O embarque marítimo é uma complexa operação logística que envolve diversas fases, cada uma desempenhando seu papel para que o embarque aconteça.   

Primeiramente, destaca-se a fase de planejamento logístico, onde definem-se os detalhes da rota, a escolha do porto de origem e a estimativa de prazos para cumprir em relação aos deadlines estabelecidos. Em seguida, passa-se à preparação da carga, também conhecida como fase de pré-embarque. Já no porto, inicia-se a fase de embarque e, ao chegar ao destino, ocorre a fase final do processo, com a descarga.   

Pré-embarque  

Antes do embarque efetivo da carga, é fundamental realizar uma série de procedimentos. Nesta fase, é preciso dar atenção especial aos documentos, à prontidão da carga e ao cumprimento de prazos. 

O processo inicia-se com a preparação da documentação necessária e, em casos de pagamento antecipado, à emissão da proforma e confirmação do pagamento. É essencial obter a aprovação dos drafts dentro do deadline estabelecido, evitando possíveis atrasos e garantindo assim a conformidade do processo. 

Embarque  

Na fase de embarque, cada etapa requer planejamento detalhado e conhecimento de tudo o que envolve o embarque marítimo. Garantir que a carga esteja pronta dentro do prazo estipulado é vital para evitar perdas de embarque e possíveis complicações.  

Ademais, é preciso estabelecer e planejar antecipadamente determinadas ações, tais como definir o terminal de retirada de contêiner, o porto de origem, a data de transporte, estufagem e entrega do contêiner estufado. De igual forma, é necessário escolher a transportadora. Todos esses pontos são importantes para garantir o sucesso do embarque.   

Chegada no destino final  

Hoje em dia, é possível acompanhar a chegada do navio através de sistemas de monitoramento e rastreamento, e isso também contribui para uma operação fluida, capaz de resolver eventuais problemas que possam surgir durante o percurso.   

A emissão antecipada de documentos como commercial invoice, packing list, entre outros é parte integrante do processo, assim como o alinhamento de possíveis pendências que possam ser resolvidas antes da atracação do navio. Esse cuidado e atenção irão ajudar a ganhar tempo após a chegada da carga, acelerando o processo de desembaraço e liberação no porto.  

Quem é responsável pela etapa do pré-embarque?  

Nesta fase, um analista especializado assume um papel central. Com a negociação já fechada e o booking realizado, o analista é responsável por gerenciar os prazos e, além disso, garantir o cumprimento das etapas pré-embarque e atentar-se à emissão dos documentos dentro da legislação aduaneira.  

Etapas que antecedem o embarque marítimo  

O sucesso de um embarque marítimo depende, em grande parte, da eficiência e precisão dedicada às etapas pré-embarque. Não apenas a documentação, mas também a programação logística, cada fase desempenha um importante papel que impactará todo o processo. Portanto, é fundamental compreender também as fases anteriores, destacando os procedimentos essenciais para assegurar uma operação fluida.  

Procedimentos para a documentação: deadline de draft  

A documentação é a espinha dorsal de qualquer embarque marítimo. O ponto de partida é a preparação e revisão dos documentos necessários. O prazo para os drafts é um elemento crítico, especialmente em transações que envolvem pagamento antecipado. A emissão da proforma, confirmação do pagamento e a aprovação dos drafts dentro do prazo são imperativos para evitar atrasos e confirmar o embarque.  

Procedimentos para a carga  

É fundamental também garantir o preparo, a embalagem e a movimentação eficientes da mercadoria, para evitar atrasos e assegurar que o embarque esteja de acordo com os regulamentos alfandegários. Alguns países possuem requisitos específicos em relação à embalagem e certificados de origem, além da conformidade com órgãos anuentes, se for o caso.  

Disponibilizar a carga para embarque  

A prontidão da carga é fundamental. Antes do embarque, é necessário garantir que a mercadoria esteja devidamente preparada, embalada e etiquetada. A carga deve estar pronta para ser transferida para o contêiner de embarque, desse modo, garantindo que não haja atrasos que possam impactar o cronograma e ocasionar na perda do embarque.  

Programar a retirada e a data de estufagem do contêiner  

A logística da carga envolve a programação cuidadosa da retirada e estufagem do contêiner. A escolha do terminal de retirada, o porto de origem e a definição da data de transporte, estufagem e entrega são decisões estratégicas que precisam acompanhar o deadline de draft de documentação e o deadline do navio. Além disso, a colaboração com a transportadora é essencial para garantir uma movimentação eficiente e a transmissão de informações dentro do tempo esperado.  

Contatar o terminal para a entregar a carga  

O terminal é o local onde a carga será armazenada até que seja carregada a bordo do navio. Por isso, compartilhar detalhes relevantes como local exato de entrega, negociação de valores e resolver possíveis problemas de logística são parte integrante desta etapa. A colaboração com o terminal facilita uma transição adequada da carga para o processo de embarque.  

Emitir os documentos  

A emissão de documentos é uma parte vital do pré-embarque, já que o embarque marítimo é repleto de burocracias. É necessário preparar e revisar meticulosamente a Commercial Invoice, o Packing List e outros documentos relacionados à carga. Na exportação de contêiners, a DU-e também precisará ser emitida antecipadamente, de acordo com as informações da Invoice e Packing List.  Isso não apenas facilita a movimentação da carga, mas também é uma exigência alfandegária.  

Emitir a DU-e   

A DU-E é um documento essencial para o processo de exportação marítima, e sua emissão deve ser cuidadosamente coordenada, de acordo com a commercial invoice, packing list e nota fiscal de saída da mercadoria. Além disso, estes documentos precisam ser enviados o quanto antes ao despachante, que seguirá com a elaboração da DU-E. A antecipação dessa etapa é particularmente relevante em embarques de contêineres.  

Portanto, percebemos que as etapas que antecedem o embarque marítimo demandam uma gestão meticulosa. Desde a preparação da documentação até a programação logística e a entrega da carga para embarque, cada passo contribui para o sucesso da operação. Por fim, ao seguir esses procedimentos com diligência, as empresas podem garantir um processo eficiente e livre de contratempos.  

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Embarcar mercadorias com sucesso demanda um planejamento meticuloso e a utilização de ferramentas eficazes. Ao compreender e seguir os procedimentos pré-embarque marítimo e ao integrar soluções tecnológicas, os exportadores podem assegurar uma operação tranquila e bem-sucedida, promovendo o crescimento de seus negócios além das fronteiras.   

Para isso, a Gett desenvolveu o Gett Pro, um sistema ERP em nuvem destinado a importadores, exportadores, trading companies e distribuidores de produtos importados.   

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Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.

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