Documentos Originais do Comércio Exterior: por que preciso guardá-los?

Documentos Originais do Comércio Exterior: por que preciso guardá-los?

Primeiramente, desde os primórdios das negociações de compra e venda — falando de um tempo muito anterior ao nosso atual — os contratos eram gerados para selar e garantir as operações. Assim, nas negociações internacionais não era diferente, exigindo documentos originais do Comércio Exterior.

Até hoje, são diversos os documentos inerentes às operações de importação e exportação, uns mais conhecidos do que outros, dos quais você, estudante ou profissional da área, já deve ter ouvido falar ou mesmo ter pegado na mão.

Neste artigo falaremos sobre os principais documentos das operações internacionais, quanto tempo devem ser guardados e por que precisamos das vias originais desses documentos da operação. Continue a leitura e confira!

Quais são os documentos originais do comércio exterior?

É muito comum que importadores e exportadores de primeira viagem fiquem confusos sobre os documentos necessários para realização das operações de comercialização internacional.

O Brasil, por exemplo, é um país que exige muitos documentos comprobatórios, principalmente para a entrada de mercadorias no seu território.

Entretanto, alguns deles são cruciais para que a operação aconteça não apenas no Brasil, mas no mundo, e são essenciais para a liberação aduaneira em qualquer fronteira, seja ela rodoviária, aérea ou marítima.

Abaixo você encontrará mais detalhes sobre os documentos originais da operação que todos os profissionais do Comércio Exterior acabarão lidando, cedo ou tarde.

Fatura Comercial

A Fatura Comercial — Commercial Invoice ou “CI” — é o documento no qual consta todos os termos contratuais da negociação comercial. Assim, ela demonstra que a operação foi consumada, desde que contenha a assinatura de todos os envolvidos. Seria uma espécie de “nota fiscal internacional” e a responsabilidade de emissão desse documento é do exportador.

São muitas as informações que devem constar na fatura comercial, mas, resumidamente, ela deve informar:

  • quem está vendendo;
  • o que está sendo vendido;
  • a qual custo;
  • quem está comprando;
  • quais as condições de pagamento.

Todas as informações que a Receita Federal exige que constem no documento estão no Art. 557 do Decreto n.º 6.759 de 2009.

Packing List

O Packing List, também conhecido como Romaneio de Carga ou “Packing”, cuja responsabilidade pela emissão é do exportador, informa a relação do que está sendo embarcado, no que diz respeito às informações logísticas, contendo:

  • dimensões;
  • quantidade;
  • volumes;
  • pesos bruto e líquido.

Além de outras informações pertinentes à embalagem em si para sua identificação.

Nem todo mundo entende a importância desse documento e acredita que ele seja apenas uma formalidade burocrática, mas é por ele que as autoridades das aduanas se guiam para fazer inspeções mais rápidas e precisas. Ele também é utilizado pelos importadores e seus armazéns para localizar e separar a mercadoria.

Vale lembrar que a não apresentação do Romaneio de Carga gera uma multa de R$ 500,00, nos termos do Art. 728, inciso VIII, alínea “e” do Regulamento Aduaneiro.

Conhecimento de Embarque

Certamente este é considerado o documento mais importante das operações internacionais e a responsabilidade pela emissão é do embarcador (companhia de transporte responsável).

O Conhecimento de Embarque recebe nomes diferentes para cada um dos modais utilizados na operação, mas legalmente, esse documento é reconhecido como prova de posse ou propriedade da mercadoria.

Assim, ele sela o contrato de transporte, serve como uma garantia de que a mercadoria foi de fato entregue ao transportador e, como já citado, indica a sua propriedade.

Certificado de Origem

Esse documento é necessário para comprovar que um produto é de fato oriundo do país indicado

Deve ser apresentado pelo importador que pretende se beneficiar de acordos comerciais dos quais o país exportador e o produto importado fazem parte.

Como exemplo, podemos citar o certificado de Origem do Mercosul. Caso um importador brasileiro realize uma importação de um produto argentino, o brasileiro precisará apresentar à aduana brasileira um certificado de que aquele produto é de origem argentina, para ter a concessão do benefício de isenção do Imposto de Importação.

Por que preciso guardar os documentos originais do comércio exterior?

Todo início de ano as empresas fazem diversos levantamentos administrativos para aquele período que se inicia. Entre as muitas discussões está também a destinação dos documentos da empresa.

Isso vale para várias situações do direito empresarial, o qual exige a apresentação dos documentos tributários, trabalhistas, previdenciários, folhas de pagamento, documentos de sistema, etc.

E para o Comércio Exterior isso não é diferente. Os documentos originais das operações de importação são os documentos comprobatórios de que a operação ocorreu da maneira como deveria.

Portanto, todas as empresas que atuam na área precisam guardar os documentos por um período determinado pela Receita Federal do Brasil (RFB).

Por quanto tempo preciso guardar os documentos originais do comércio exterior?

Segundo a RFB, o transportador deverá manter uma cópia do Manifesto de Carga, além de uma via não negociável, de cada um dos respectivos Conhecimentos de Carga emitidos em boa guarda e ordem pelo prazo de cinco anos, contados a partir do 1º dia do ano seguinte àquele em que tenha sido efetuado o embarque da mercadoria.

Esses documentos deverão ser apresentados à RFB a qualquer momento que forem solicitados.

O não cumprimento dessa instrução pode resultar em algumas tipificações de multas destacadas dentro do Regulamento Aduaneiro nos Artigos 710 e 728.

Para não ter prejuízo de uma possível advertência, suspensão, cancelamento ou cassação do registro, licença, autorização, credenciamento ou habilitação do exercício da função da empresa, é necessário seguir todas as normas descritas no Art. 76 da Lei 10.833/03.

Lembrando que essa é a legislação vigente na data em que esse conteúdo foi redigido, podendo sofrer alterações a qualquer momento, como qualquer texto legal no Brasil (com exceção das cláusulas pétreas da Constituição).

Conclusão

Assim como em qualquer outra área, o Comércio Exterior requer preparo para quem está começando a operar. Pode não ser difícil e até bastante intuitivo, mas é uma atuação cheia de detalhes e cujos erros podem resultar em multas dos valores mais básicos e irrisórios, até a possibilidade de cassação da empresa.

Portanto, recomendamos que você guarde bem seus documentos originais e também se informe sobre os detalhes administrativos, pois eles com certeza lhe salvarão em algum momento.

Gostaria de saber mais sobre o Comércio Exterior? Mande uma mensagem nos indicando qual assunto tem curiosidade que escreveremos a respeito.

Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.