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Mitos e verdades sobre a commercial invoice 

Certamente você conhece a commercial invoice, mas você sabe a importância desse documento em uma operação internacional? 

A invoice é muito mais do que apenas um recibo internacional. Esse documento desempenha um papel crucial nas transações globais, registrando detalhes essenciais e garantindo a conformidade em operações de importação e exportação. 

Ou seja, a invoice é um documento muito delicado cujo preenchimento deve ser criterioso para garantir o trânsito suave das mercadorias. 

No entanto, há muito mais sobre a invoice do que muitos imaginam. 

Neste texto, desvendaremos mitos e verdades sobre esse documento fundamental no comércio global. Dessa forma, explorando desde a importância da assinatura até o que realmente influencia na obtenção do tão desejado “canal verde”. 

O que é a commercial invoice? 

A commercial invoice, chamada de fatura comercial em português, nada mais é que uma nota fiscal de validade internacional. Em outras palavras, a invoice serve para validar e registrar transações internacionais. 

Assim como a nota fiscal utilizada para operações nacionais, a invoice documenta detalhes da transação, como a descrição dos produtos, preços, impostos e identificação dos envolvidos. Contudo, a invoice vai além ao atender requisitos específicos de importação/exportação, servindo como uma prova aceita internacionalmente para o desembaraço aduaneiro. 

A fatura comercial é, portanto, um documento fundamental no comércio internacional, uma vez que ela detalha as informações essenciais sobre uma operação comercial entre um comprador e um vendedor de diferentes países. 

Enfim, a commercial invoice é um dos principais documentos exigidos para o despacho aduaneiro, sendo crucial para garantir que as mercadorias sejam importadas ou exportadas de acordo com as regulamentações alfandegárias de cada país. 

Qual a diferença entre a commercial invoice e a proforma invoice?   

O termo “proforma” é utilizado quando o documento a que se refere não é legalmente vinculativo. Quer dizer que, no caso da proforma invoice, o documento é uma representação preliminar ou estimativa dos produtos/serviços, preços e condições propostos antes da conclusão de uma transação comercial. 

Assim, a commercial invoice é emitida após a conclusão da venda e detalha todos os itens já mencionados na proforma. Contudo, é legalmente vinculativa e essencial para desembaraço aduaneiro e fins financeiros e fiscais. 

Em resumo, a proforma invoice serve como um acordo inicial ou orçamento, sendo uma ferramenta de negociação e estabelecimento dos termos antes da conclusão da venda. Já a commercial invoice é o documento contratual que espelha a operação de compra e venda entre o importador e o exportador. Em suma, utilizada para fins aduaneiros, fiscais e financeiros. 

Mitos e verdades sobre a commercial invoice 

A elaboração da invoice é um processo delicado e que demanda muita atenção, visto que este documento registra detalhes essenciais de uma transação comercial. 

Além de assegurar conformidade com regulamentos fiscais e comerciais, a precisão das informações na invoice facilita a comunicação entre as partes envolvidas. Porém, apesar da importância dessa documentação, ter uma fatura corretamente preenchida não garante um canal verde. Afinal, outros fatores como as normas e regulamentações aduaneiras e inspeções também influenciam nesse processo. 

Assim, é essencial garantir a precisão dos dados na invoice, independentemente do canal atribuído. Já que isso assegura a conformidade legal e evita complicações futuras nas operações comerciais. 

Informações corretas na invoice garantem canal verde 

Mito. Sem dúvidas, preencher corretamente a invoice é indispensável, afinal, essa é a documentação que registra detalhes precisos da transação comercial, oficializando a operação. 

Ademais, a precisão nesse processo não apenas assegura a conformidade com regulamentos fiscais e comerciais, mas também facilita a transparência e a clareza na comunicação entre as partes envolvidas. 

Contudo, mesmo que a fatura esteja corretamente preenchida, outros fatores podem influenciar na obtenção do “canal verde”, como conformidade com as regulamentações aduaneiras, inspeções necessárias ou variáveis externas relacionadas à legislação do país de destino. 

A fatura correta é um passo essencial, mas não é o único elemento determinante para garantir o trânsito suave das mercadorias através das fronteiras. 

A assinatura é obrigatória na invoice 

Verdade. A assinatura da invoice é um requisito obrigatório para validar a autenticidade e a veracidade dos detalhes fornecidos no documento. 

Em uma importação ou exportação com a China como parceiro comercial, por exemplo, a Receita Federal do Brasil (RFB) exige não apenas o carimbo, mas também a assinatura do emissor para considerar a fatura como válida. 

Quer dizer que esse procedimento confere legitimidade à transação e garante a conformidade com os regulamentos aduaneiros e fiscais. 

A assinatura, portanto, representa um passo fundamental na validação e aceitação da invoice como um registro oficial e legal da transação comercial. 

A invoice deve ser assinada somente com caneta da cor azul 

Mito. Afinal, de acordo com as diretrizes da Receita Federal Brasileira (RFB) para assinatura de faturas (invoices), não há uma especificação sobre a cor da caneta a ser utilizada no processo de assinatura. 

Isto é, a legislação e os regulamentos não fazem menção a essa particularidade, focando-se principalmente na necessidade de validação por meio da assinatura do emissor do documento. 

Assim sendo, enquanto a RFB exige a assinatura para autenticar a invoice, não há uma exigência explícita quanto à cor da caneta, permitindo certa flexibilidade nesse aspecto operacional. 

Não se pode inserir a invoice na embalagem da carga 

Verdade. Inserir a invoice dentro da embalagem da carga é um equívoco que pode acarretar problemas no processo de verificação e liberação aduaneira. 

Isso porque essa prática dificulta a localização e acesso ao documento por parte das autoridades alfandegárias, podendo resultar em atrasos, inspeções adicionais ou até mesmo retenção da carga. 

Manter a invoice fora da embalagem, em um local facilmente acessível e identificável, permite que as autoridades possam realizar as verificações necessárias de forma rápida e eficiente, facilitando o fluxo da mercadoria através das fronteiras e garantindo a conformidade com os procedimentos alfandegários. 

Qualquer erro na invoice gera multa 

Mito. Na elaboração da invoice erros podem ocorrer, e embora muitos equívocos possam levar à aplicação de multas, pequenos erros não costumam resultar em penalidades imediatas. Uma vez que estes podem ser corrigidos prontamente na Declaração de Importação (DI) ou em outro momento durante o processo. 

Normalmente, as autoridades aduaneiras estão mais preocupadas com informações precisas e corrigidas do que com punições por erros menores. 

Entretanto, é essencial que qualquer divergência seja identificada e corrigida de forma proativa, mediante a atualização e retificação das informações no momento apropriado, evitando assim complicações futuras e garantindo a conformidade com os regulamentos alfandegários. 

Utilizar a invoice anterior garante canal verde no embarque futuro 

Mito. Utilizar uma fatura anterior como base para um novo embarque não assegura automaticamente um trânsito livre de problemas no futuro. 

Isto é, o fato de ter obtido um canal verde em um processo anterior não garante essa mesma facilidade em embarques subsequentes, mesmo que os dados permaneçam consistentes e corretos. 

Por isso a importância de garantir a precisão dos dados na invoice vai além da expectativa de um canal de liberação ágil. Já que informações precisas são fundamentais para a conformidade legal, transparência na transação e para evitar complicações futuras, independentemente do canal atribuído. 

Um canal verde pode facilitar a liberação, mas a acuracidade dos dados na fatura é uma garantia essencial para operações comerciais eficientes e em conformidade com os regulamentos, independentemente do tipo de canal atribuído em processos de despacho aduaneiro. 

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Enfim, a commercial invoice é um pilar fundamental no comércio internacional, ela sustenta a legitimidade e a transparência em operações comerciais globais. 

Assim sendo, garantir a precisão e conformidade da invoice é crucial para o sucesso de qualquer operação de importação ou exportação. 

Nesse contexto, ter parceiros e soluções confiáveis como a Gett torna-se essencial para enfrentar os desafios e garantir a fluidez das transações internacionais. 

Com uma gama diversificada de serviços, a Gett oferece soluções personalizadas para cada etapa do processo de documentação internacional. Seja para a correta elaboração da fatura, validação de dados, ou para garantir conformidade com regulamentos alfandegários, a Gett simplifica todo o processo, tornando-o mais eficiente e seguro. 

Sua experiência e tecnologia de ponta oferecem não apenas a expertise necessária, mas também a tranquilidade de saber que sua documentação está nas mãos de especialistas, prontos para desvendar todos os desafios que a invoice possa apresentar. 

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Jonas Vieira

Jonas é graduado e pós-graduado em Comércio Exterior, atua desde 2007 com foco em importação na indústria e comércio, e desde 2018 produz conteúdo sobre a área. É apresentador do podcast Invoice Cast e Co-Fundador da Invoice Content, agência de marketing que atende unicamente empresas de comércio exterior.

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